派遣社員の管理負担を減らすには？｜人材派遣と業務委託の違いと業務委託への切り替え方

監修：
アデコ株式会社 執行役員 兼 エンタープライズアウトソーシング事業本部
本部長 久田 昭紀

派遣社員を多く活用する現場では、自社社員が派遣社員の管理者（以下「管理担当者」）として、派遣社員への日々の業務指示、進捗確認、教育、勤怠管理などを担います。派遣社員の人数が増えるほどこうした管理業務も増える傾向にあり、管理担当者が自社社員として本来の業務にあてるべき時間を圧迫してしまうことがあります。

こうした派遣社員の管理負担を見直す方法の一つに、対象業務を整理したうえでの、人材派遣から業務委託への切り替えがあります。ただし、契約だけを業務委託に変更すればよいわけではありません。派遣と業務委託では、利用企業と業務にあたる担当者の関係や、業務の管理方法が異なります。

本記事では、派遣社員の管理負担が増えやすい理由を整理し、業務委託への切り替えが選択肢になるケース、人材派遣と業務委託の違い、移行の進め方、BPO事業者を選ぶ際のチェックポイントを解説します。

派遣管理で負担が増えやすい理由

人材派遣においては、自社社員（管理担当者）が、派遣社員に業務上の指示を出します。そのため、派遣社員が増えると、それに伴い、管理担当者による派遣社員への指示・進捗確認・教育・フォローの量や頻度も増えることが多くあります。

特に、複数の派遣社員が同じ業務を担当している部署では、派遣社員ごとの経験や習熟度によって仕事の進め方に差が出ることがあり、管理担当者がその都度フォローすると、その他の業務に集中する時間がなくなってしまいます。

派遣社員の活用そのものに問題があるわけではありません。日々の指揮命令が必要な業務や、業務内容が頻繁に変わる仕事では、人材派遣の活用が適している場合もあります。一方、一定の手順で継続して行うような定型業務では、業務委託のほうが適している場合があります。

人材派遣から業務委託への切り替えが選択肢になるケース

人材派遣の活用から業務委託への切り替えを検討できるのは、BPO事業者が自ら運営できる業務です。例えば、申請処理、データ入力、問い合わせ対応、定型的なバックオフィス業務が挙げられます。こうした業務は、業務量や品質基準を定めやすく、外部化を検討しやすい領域です。

一方、業務担当者への詳細な指示が必要な業務や、担当者個人の判断に強く依存する業務は、業務委託へ切り替える前に業務の進め方を見直す必要があります。業務委託を検討するときは、「派遣社員が行っている業務をそのまま外に出せるか」ではなく、「BPO事業者が自律的に運営できる形にできるか」という視点で対象業務を確認します。

人材派遣と業務委託の主な違い

人材派遣と業務委託では、実際に業務を行う担当者への指揮命令に大きな違いがあります。人材派遣では、派遣先企業が派遣社員へ直接、業務上の指示を出します。一方、業務委託では、委託元企業がBPO事業者の運営スタッフへ直接指揮命令することはできません。BPO事業者が運営スタッフへの指示や業務管理を行います。

そのため、派遣から業務委託へ切り替える際は、契約書を変更するだけではなく、実際の業務の進め方も見直す必要があります。契約上は業務委託であっても、委託元企業がBPO事業者の運営スタッフへ直接指示を出している場合には、偽装請負と判断される可能性があります。委託元企業からの依頼や要望は、BPO事業者の責任者を通じて伝えるなど、指示系統や役割分担を明確にしておくことが大切です。

なお、「業務委託」は、請負や準委任などの契約形態が用いられ、BPO事業者が負う責任も契約形態によって異なります。請負は「仕事の完成」に対して責任を負う契約で、準委任は、あらかじめ定めた業務の実施をBPO事業者に委託する契約です。業務委託への切り替えを検討する際は、対象業務に合った契約形態を選び、委託元企業とBPO事業者それぞれの責任範囲を確認しておく必要があります。

人材派遣と業務委託の主な違い

業務委託へ切り替えるときの進め方

人材派遣から業務委託へ切り替える場合は、対象業務を一度に全面移行するよりも、その業務を整理したうえで段階的に移行する方法が現実的です。

1. 対象業務を決める

まず、現在の業務を洗い出し、業務委託へ切り替える範囲を決めます。定型性、業務量、繁閑差、必要な判断、使用するシステムなどを確認し、BPO事業者が自律的に運営しやすい業務から委託を検討します。

2. 業務の進め方と判断基準を整理する

手順書の有無だけでなく、例外処理、判断基準、承認方法、自社社員へ確認が必要なケースまで整理します。現状の仕事に属人化や不要な手順がある場合は、委託前に見直します。

3. 役割分担・品質基準・KPIを決める

委託元企業とBPO事業者がそれぞれ何を担当するのかを明確にし、品質基準やKPI、報告方法、問題発生時のエスカレーション先を決めます。ここが曖昧なまま業務委託が開始されると、自社社員への確認依頼が増え、管理負担が残りやすくなります。

4. 小さく始めて実際の運営を確認する

一部業務や限定した範囲から業務委託を開始し、品質、処理時間、問い合わせ件数、自社社員の管理工数などを確認します。実際に運営して分かった課題を修正してから、必要に応じて対象範囲を広げます。

5. 運営開始後も業務が改善しているか確認する

業務委託は、開始した時点で完成するものではありません。定例会などでKPIや課題を確認し、手順、役割分担、人員配置を見直します。BPO事業者から改善提案を受けられるかどうかも、長期的に運営を行ううえで大切なポイントです。

セキュリティ・品質管理で確認すること

業務委託では、BPO事業者が委託元企業の顧客情報やシステムを扱うケースがあります。契約前に、秘密保持、個人情報の取り扱い、アクセス権限、ログ管理、データの保管・廃棄方法、インシデント発生時の連絡方法などを確認しておきます。

特に、ISO/IEC 27001などの認証取得状況は、情報セキュリティの管理方法を確認する判断材料の一つです。ただし、認証を取得していることだけで、個々の業務の安全性が担保されるわけではありません。実際の業務でどのようなルールや権限管理を行うのかまで確認します。

品質管理については、KPIや品質基準に加え、定期的なレポート、監査、問題発生時の対応方法を確認します。BPO事業者側に、運営チームとは別に、品質を評価するチームや部署があると、現場だけでは気づきにくい課題も見つけやすくなります。

業務委託によって期待できる効果

対象業務と運営方法を適切に設計したうえで業務委託へ切り替えると、次のような効果が期待できます。

1. 自社社員の管理工数を削減できる

日々の業務指示や進捗確認をBPO事業者が担うことで、自社社員が個々の運営スタッフを管理することがなくなり、その分の時間を、企画、顧客対応、業務改善など、本来力を発揮すべき業務に振り向けることができるようになります。

2. 業務を標準化し、品質のばらつきを抑える

手順や判断基準を整理し、BPO事業者が教育・品質管理を行うことで、業務にあたる担当者によるばらつきを抑えることができます。

3. 業務量の変動に対応できる

繁忙期や閑散期に合わせた人員配置をBPO事業者側で検討できるため、業務量の変化に合わせた運営を行いやすくなります。

4. 業務を改善し続けられる

BPO事業者の専門知識やノウハウを活用することで、自社だけでは改善に必要な知識や人員を確保しにくい場合でも、業務上の課題に応じて、業務プロセスの再設計や、新しいツールの導入などを通じて、業務をさらに改善することができます。

まとめ

派遣社員が多い現場では、管理担当者による日々の指示や進捗確認が増え、管理負担が大きくなることがあります。現在は派遣社員が担当していても、定型的で継続性のある業務なら、業務委託へ切り替えることも選択肢のひとつとなります。

ただし、派遣から業務委託への切り替えは、契約書だけを変更するものではありません。対象業務、指示系統、役割分担、品質基準、セキュリティ要件を整理し、BPO事業者が自律的に運営できる形に変える必要があります。

まずは対象業務を絞って小さく始め、品質や管理工数を確認しながら範囲を広げると、切り替え時のリスクを抑えやすくなります。BPO事業者を選ぶ際には、価格だけでなく、業務設計、運営、人材確保、品質管理、改善提案まで確認することが大切です。

アウトソーシング・BPOに関するご相談

アデコでは、人材派遣から業務委託への切り替えを含め、業務の可視化、業務設計、人材配置、運営開始後の改善まで、企業の課題に応じたアウトソーシング・BPOサービスを提供しています。派遣管理の負担や業務委託への切り替えについてお悩みの際は、ぜひご相談ください。

【監修者】

久田 昭紀
アデコ株式会社 執行役員 兼
エンタープライズアウトソーシング事業本部 本部長
2001年にアデコへ入社し、アウトソーシング事業のスーパーバイザー、ソリューション営業、営業部門責任者、営業推進部門などを経験。現場運営から営業・事業推進まで、20年以上にわたりアウトソーシング領域に携わる。現在はエンタープライズアウトソーシング事業本部を統括し、企業の業務効率化や生産性向上を支援している。

参考：
東京労働局「偽装請負について」
ISO「ISO/IEC 27001:2022」