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事務のアウトソーシングの概要

事務のアウトソーシングとは、事務業務の全部または一部を外部企業へ委託することです。人材不足への対応だけでなく、業務負担の軽減や生産性向上、業務改善を進める手段として活用されています。

事務のアウトソーシングが向いているケース

事務作業に追われてコア業務へ集中できない場合や、人手不足で事務担当者を確保しにくい場合、業務が属人化している場合、既存の業務フローを見直したい場合に向いています。バックオフィス業務、マニュアル化しやすい業務、繁閑差の大きい業務は特に外部委託しやすい領域です。

活用するメリットと依頼先選定のポイント

事務のアウトソーシングを活用すると、コア業務への注力による生産性改善、定型業務の工数削減、業務の標準化や効率化、人件費の最適化が期待できます。一方で、情報漏洩リスクや業務のブラックボックス化を防ぐため、委託先の得意分野、実績、提案内容、品質、対応領域を確認することが重要です。事務のアウトソーシングをご検討ならぜひAdecco（アデコ）にご相談ください。

少子高齢化による労働人口の減少など、社会環境の変化に対応した業務改善に迫られる企業が増えるなかで「事務のアウトソーシング」が注目されています。

直接利益に結びつかない事務業務の工数削減は、多くの企業が抱える経営課題のひとつです。事務のアウトソーシングは、人材不足や業務改善に対して有効な解決策のひとつになり得るサービスとして注目されています。

本記事では、事務のアウトソーシングの概要や対応可能な業務、活用するメリットなどを解説します。

この記事の目次

事務のアウトソーシングとは
事務のアウトソーシングが向いているケース
事務のアウトソーシングで委託できる主な業務
事務のアウトソーシングを活用するメリット
事務のアウトソーシングを利用する際の注意点
事務のアウトソーシングの依頼先の選び方
事務のアウトソーシングをご検討中ならアデコへ！

事務のアウトソーシングとは

「事務のアウトソーシング」とは、事務業務の全てもしくは一部を外部企業に委託することです。

昨今の日本社会では、少子高齢化による労働人口減少が大きな社会問題となっており、多くの企業が人材確保に苦慮しています。

事務のアウトソーシング導入により、不足する人材リソースを補うほか、生産性向上を図る目的でも活用する企業が増えています。

事務のアウトソーシングの特徴

事務のアウトソーシングは自社の人材リソースを使わずに業務を遂行できるため、負担軽減や効率化につながるのが特徴です。

似た言葉にBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）がありますが、BPOは単なる業務委託にとどまらず、業務プロセス全体の設計や改善まで含む点が異なります。また、派遣と比較すると、派遣は人材の提供が中心で指揮命令は自社が行い、業務委託は成果物ベースで契約するなど、契約形態や責任範囲に違いがあります。

アウトソーシングに関する詳細な解説は、こちらのページで行っています。アウトソーシングの種類にも触れているため、ぜひ確認してみてください。

アウトソーシングとは？人材派遣との違いやメリット、導入事例を解説

事務のアウトソーシングが向いているケース

事務のアウトソーシングはすべての企業に適しているわけではなく、自社の状況によって効果の出やすさが大きく変わります。ここでは、導入が向いているケースについてご紹介します。

【事務のアウトソーシングが向いているケース】

事務作業に追われてコア業務に集中できていない
人手不足で事務担当者を確保できない
業務が特定の担当者に属人化している
既存の業務フローを見直したい
社内だけでは業務改善を進める余裕がない

事務作業に追われ、コア業務に集中できていない

経済産業省の「DX支援ガイダンス」では、経営資源が限られる中堅・中小企業は、企業価値に直結する「本業」に資源を集中させる必要があると説明しています。

営業や商品開発、顧客対応などのコア業務を担当する社員が、データ入力や書類作成、経費処理などの事務作業も兼任している企業は、アウトソーシングの活用に向いています。

参考：経済産業省「DX支援ガイダンス」

人手不足で事務担当者を確保できない

事務担当者を募集しても応募が集まらない場合や、退職者の後任を採用できない場合も、アウトソーシングが選択肢になります。

新たに従業員を採用するには、求人の掲載や選考、入社後の教育などに時間とコストがかかります。また、採用できた場合でも、業務を一人で担当させると、休職や退職によって再び業務が滞る可能性があります。

アウトソーシングを活用すれば、自社で新たな人材を採用・育成することなく、必要な業務を外部の人材に任せられます。急な欠員に対応したい場合や、採用活動を続けながら事務業務を安定して運用したい場合にも有効です。

ただし、委託後も業務内容の確認や社内調整を行う担当者は必要です。すべてを委託先任せにするのではなく、社内の窓口や責任者をあらかじめ決めておきましょう。

業務が特定の担当者に属人化している

特定の担当者しか作業方法や判断基準を把握していない場合は、アウトソーシングの導入を検討する余地があります。

業務が属人化していると、担当者が休職・退職した際に作業が止まったり、引き継ぎに多くの時間がかかったりする可能性があります。また、担当者ごとに処理方法が異なる場合は、業務品質にばらつきが生じることもあります。

アウトソーシングを導入する際には、業務内容や作業手順、判断基準などを整理する必要があります。この過程で、これまで担当者の経験や感覚に依存していた業務を見える化し、マニュアルや業務フローとして標準化することが可能です。

ただし、業務を整理せずにそのまま委託すると、属人化する相手が社内担当者から委託先へ変わるだけになることがあります。マニュアルや変更履歴を社内にも保存し、委託先と共有できる体制を整えることが重要です。

既存の業務フローを見直したい

長年同じ手順で行っている事務作業に非効率さを感じている場合も、アウトソーシングが向いています。

例えば、紙の書類やExcelを使った手作業が多い、同じ情報を複数のシステムに入力している、承認や確認の工程が複雑になっているといったケースです。社内では日常業務として定着しているため、不要な工程や重複作業があっても気づきにくいことがあります。

業務改善まで対応するBPOサービスを活用すれば、現在の作業内容を見える化し、業務フローの整理や標準化、マニュアル作成、ツールの活用などを支援してもらえる場合があります。

現在の業務をそのまま外部へ移すのではなく、委託をきっかけに業務の進め方自体を見直したい企業に適しています。

社内だけでは業務改善を進める余裕がない

事務業務に課題を感じていても、日々の対応に追われ、業務の棚卸しやマニュアル作成を進められない企業もあります。

業務改善を行うためには、現在の作業内容や業務量を整理し、課題を特定したうえで、新しい運用方法を設計する必要があります。しかし、社内の担当者だけで通常業務と並行して進めると、改善活動が後回しになりやすくなります。

業務設計や改善支援に対応しているアウトソーシング会社であれば、担当者へのヒアリングや業務フローの作成、委託範囲の整理、マニュアルの整備などを支援してもらえる場合があります。外部の知見を活用することで、社内だけでは進めにくかった改善に着手しやすくなります。

ただし、アウトソーシング会社によって対応範囲は異なります。作業の代行だけでなく、業務の見直しや運用設計まで依頼したい場合は、BPOの実績や改善支援の有無を事前に確認しましょう。

事務のアウトソーシングで委託できる主な業務

事務のアウトソーシングは、外部へ切り出しやすい業務の特徴を見極め、自社の課題や目的に合った領域で活用することが重要です。

ここでは、事務のアウトソーシングを活用しやすい代表的なポイントを紹介します。

バックオフィス業務などのノンコア業務
マニュアル化しやすい業務
業務量の変動が大きい業務

バックオフィス業務などのノンコア業務

アウトソーシングが可能な主な業務として、バックオフィス業務などのノンコア業務があげられます。

バックオフィス業務とは、人事や経理、総務など顧客対応のない業務をさします。バックオフィス業務は事業運営を行う上で必要な業務ですが、売上や利益を創出する業務ではなく、利益に直接結びつかないノンコア業務に該当します。

反対に、営業職など企業を代表して顧客と接するフロント業務は、顧客対応を通じて売上と利益を創出するコア業務に分類されます。

生産性を向上させるには、多くの人材をコア業務に従事させる必要があるため、バックオフィス業務などのノンコア業務は、アウトソーシングを活用して外部企業の人材に一任すると良いでしょう。

具体的なバックオフィス業務には以下の職種が該当します。

職種	概要
購買事務	購買事務は、企業の仕入れ業務を担当する購買部に所属する事務職です。主な業務は、発注業務や仕入れた物品の検収、請求書や納品書等のファイリングなどがあります。
営業事務	営業事務は、営業部門に所属する事務職で営業担当のサポート業務や部門内の事務処理などを行います。
一般事務、庶務	データ入力や書類作成など事務処理全般を行う一般事務や庶務も事務のアウトソーシングが可能な業務です。
総務、人事、採用	人事部門や総務部門に所属する事務職で、人事管理や福利厚生の管理、新卒採用や中途採用の対応などを行います。
秘書	企業や団体の役員や社長などの幹部が、職務に専念できるよう補佐する職種です。
会計経理	経理部や財務部に所属する事務職で、会社全体の会計処理や経理業務を行います。

マニュアル化しやすい業務

作業手順や判断基準を明確にしやすい業務は、アウトソーシングに適しています。

例えば、データ入力、書類のチェック、受注処理、問い合わせの一次対応などは、作業の流れや完了条件をマニュアルとして整理しやすい業務です。担当者への引き継ぎ条件や例外時の対応方法まで定めておけば、作業者による判断のばらつきを抑え、一定の品質を維持しやすくなります。

実際に、問い合わせ受付やカスタマーサポート、受注センター、事務局業務などは、アウトソーシングが広く活用されている領域です。

ただし、マニュアルを作成できるだけで、すべての業務が外部委託に適しているとは限りません。アウトソーシングを検討する際は、業務をほかの作業から切り出せるか、処理件数や正確性などのKPIを設定できるか、個人情報や機密情報を安全に取り扱えるかについても確認することが重要です。

業務量の変動が大きい業務

繁忙期と閑散期で業務量の差が大きい事務作業も、アウトソーシングを活用しやすい領域です。

例えば、年末調整や決算に関連する事務、採用活動に伴う応募者対応、キャンペーン事務局などは、特定の時期に業務が集中する傾向があります。繁忙期に合わせて自社で人員を採用すると、採用や教育にコストがかかるだけでなく、業務量が落ち着いた後に余剰人員が生じる可能性もあります。

アウトソーシングを活用すれば、業務量に応じて必要な期間や人数を調整しやすくなります。社内の従業員に過度な負担をかけず、繁忙期の残業や対応の遅れを抑える方法としても有効です。

事務のアウトソーシングを活用するメリット

ここからは、事務のアウトソーシングを活用する具体的なメリットを解説します。自社にとってどのようなメリットがあるかを見極めることが重要です。

以下の主なメリットをそれぞれ詳しくみていきましょう。

コア業務への注力による生産性改善
既存の事務業務の標準化や効率化が期待できる
時期ごとの人件費の最適化

コア業務への注力による生産性改善

事務のアウトソーシングを活用するメリットのひとつは「生産性改善」の効果です。

事業運営に関わる業務のなかで、利益に直結するコア業務により多くの人材を従事させ、利益に直結しないノンコア業務への負担軽減が生産性改善には必要です。

事務のアウトソーシングを活用し、ノンコア業務の負担を外部企業からの人材支援で賄い、貴重な社内人材のコア業務への注力が可能です。

定型業務の工数削減による業務効率化

取引先や顧客とのメールや電話対応など、ノンコア業務に費やしている作業工数を削減できると業務効率化に繋がります。

事務のアウトソーシングを活用し、業務効率上の課題となっている定型業務の負担を削減し、業務効率化が実現できます。

既存の事務業務の標準化や効率化が期待できる

アウトソーシングの一つに「BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」があります。BPOは、決められた作業を単に外部へ委託するだけでなく、業務プロセスの設計や改善、運用までを一括して委託する手法です。

BPOを導入する際には、委託先が現在の業務内容やフローを確認し、作業手順や判断基準を整理します。その過程で、担当者ごとに異なっていた作業方法や、重複している工程、不要な確認作業などが明らかになり、業務の見える化や標準化につながることがあります。マニュアルの整備やクラウドサービスの活用により、業務の属人化を防ぎ、より効率的な運用体制を整えることも可能です。

経済産業省の「DX支援ガイダンス」でも、間接業務のBPOについて、単なる業務の外注ではなく、発注企業の業務の見える化・標準化・クラウド化を通じて業務フローを見直し、マニュアルを整備することで、業務の効率化や収益化につなげられると説明されています。

これまでの業務をそのまま外部へ移すのではなく、業務の進め方そのものを見直せる点は、BPOを活用する大きなメリットといえるでしょう。

時期ごとの人件費の最適化

一部の事務業務は、時期によって業務量が大きく変動します。例えば、年末調整や決算対応、社会保険の年度更新、採用シーズンにおける採用事務などは、時期により一時的に業務負荷が急増します。これらをすべて内製で対応しようとすると、繁忙期に合わせた人員確保が必要となり、閑散期には人件費が無駄になりがちです。

アウトソーシングを活用すれば、必要なときに必要な分だけリソースを確保できるため、人件費を適正化できます。さらに、専門スキルを持つ外部人材が対応することで、業務の精度やスピードが安定し、繁忙期でも品質を落とさずに運用できる点も大きなメリットです。

コスト削減

事務のアウトソーシングを活用するメリットのひとつとして「コスト削減」の効果もあげられます。

自社採用の社員には、採用費や教育費、社会保険料の企業負担など、さまざまな人件費が発生しますが、アウトソーシングを活用すると、人件費を削減できる場合があります。

注意点として、アウトソーシング費用だけを見ると、内製よりも高くなる場合もあります。一方で、採用・教育・設備・管理工数・残業・欠員対応などを含めた総コストでは、削減につながる可能性があります。導入前には、現在の業務にかかっている時間と費用を可視化し、委託後の費用と比較することが重要です。

事務のアウトソーシングを利用する際の注意点

事務のアウトソーシングは、業務改善や生産性向上などの効果が期待できますが、注意点も存在します。

情報漏洩リスク
業務のブラックボックス化
コミュニケーションに時間がかかることも

情報漏洩リスク

事務のアウトソーシングでは、従業員情報や給与データ、取引先情報などの機密情報を外部に預けるため、情報漏洩リスクへの対策が不可欠です。

まず確認すべきは、委託先のセキュリティ体制です。アクセス権限の管理方法やデータの取り扱いルール、物理的・システム的なセキュリティ対策が整備されているかを事前にチェックする必要があります。

また、プライバシーマークやISMSなどの認証取得状況も1つの判断材料となります。加えて、秘密保持契約（NDA）を締結し、情報の取り扱い範囲や責任の所在を明確にしておくことも重要です。万が一のトラブル時に備え、契約内容を十分に精査しておくことで、リスクを最小限に抑えられます。

業務のブラックボックス化

アウトソーシングを導入すると、業務が外部に移ることで社内から見えにくくなり、ブラックボックス化するリスクがあります。業務の進捗や品質が把握できなくなると、問題が発生した際の対応が遅れたり、改善の余地を見逃したりする可能性があります。

業務を委託した場合であっても、業務フローは文書化しておきましょう。業務手順書やマニュアル、操作方法を明文化することで、ブラックボックス化を防ぐことができます。

コミュニケーションに時間がかかることも

事務アウトソーシングでは、業務を外部に任せる分、コミュニケーションコストが発生する点にも注意が必要です。業務内容やルールが曖昧なまま委託すると、認識のズレや手戻りが増え、かえって効率が低下する場合もあります。

こういったことを防ぐためにも、事前に業務フローを整理し、どの工程をどのように委託するのかを明確にしておくことが重要です。

また、業務手順や判断基準をまとめたマニュアルを整備することで、やり取りの回数を減らし、スムーズな運用につながります。初期段階では一定の工数がかかりますが、運用が安定すればコミュニケーション負荷は大きく軽減され、結果として効率的な体制を構築できます。

事務のアウトソーシングの依頼先の選び方

事務のアウトソーシングを活用する際は、自社の現状分析を行い、課題や問題点の整理からはじめましょう。

現状分析の結果、明確となった自社の課題を解決するために、どういった人材戦略が必要かを判断し、アウトソーシングを利用する目的や対象範囲などを決定します。

依頼先を選ぶ際には、例えば以下のポイントをおさえて依頼先企業を検討すると良いでしょう。

【選定時のチェックポイント】

委託先企業の得意分野
委託先企業の過去の実績
アウトソーシングに向けた提案内容
人材やサービスの品質
依頼したい領域に対応しているか

委託先企業の得意分野

アウトソーシング会社を選ぶ際は、まず実績と専門分野を確認することが重要です。自社と同規模・同業種の企業に対する支援実績がある会社であれば、業務理解が早く、スムーズな立ち上げが期待できます。また、人事・経理など特定領域に強みを持つ会社を選ぶことで、より高品質な業務運用が可能になります。

次に、セキュリティ体制も欠かせない判断基準です。ISMSやプライバシーマークの取得状況、データ管理体制を確認しましょう。さらに、対応範囲も事前に整理が必要です。どこまでの業務を任せられるのか、突発対応が可能かなどを見極めることで、運用開始後のミスマッチを防げます。

委託先企業の過去の実績を見る

アウトソーシングを依頼する企業を選ぶ際に重視するポイントに「過去の実績」があります。

自社の課題に対して最適な企業を選ぶためにも、過去の実績や提供しているサービス内容などを判断基準にして企業を選びましょう。

例えばアデコでは以下のような対応実績があります。

※この他にも非公開の実績がございます。実績を確認したい方は、お気軽にアデコへご相談ください。

お問い合わせはこちら＞

アデコの過去の対応実績

サービス内容	業種	業務概要	運営体制（人数）
一般事務	電力・ガス・エネルギー	備品管理・発注・支払、経費精算レビュー等庶務全般（複数部門に対応するシェアード業務）	10
一般事務	学術研究	研修費用の取り扱いに関する書類作成、支払い業務	12
保険事務	金融	契約の保全手続き（保険契約の解除・契約内容変更等）	13
経理・財務事務	通信	支払い計上業務	15
一般事務	自動車リース	車輛点検に係る手続き、支払い業務	17
営業事務	通信サービス	特約店からの受注、サプライヤーへの発注、問い合わせ対応	18
購買	情報通信	仕入れ購買、請求書精査・突合	20
一般事務	製造	事務手続き、支払い処理、文書管理（複数プロジェクトに対応するシェアード業務）	23
データ構築・一般事務	製造	イントラネット更新・メンテナンス業務（複数部門に対応するシェアード業務）	25
人事総務業務	電力・ガス・エネルギー	給与・賞与・手当支給、社会保険・労働保険対応	42
クオリティチェック	IT	ガイドラインに沿ったサービスのクオリティチェック業務	490

アデコの事務・バックオフィス業務のアウトソーシングについて詳しくはこちら＞

アウトソーシングに向けた提案内容

候補企業を複数選定した段階で、各社からアウトソーシングに関する具体的な提案を受けましょう。

提案を受けるなかで、候補企業の自社課題に対する理解度や、解決の可能性などを検討します。

また、提案までのやり取りから担当者との相性やレスポンス速度など、アウトソーシングの利用開始後にも関係する企業間でのコミュニケーションに問題がないかなども実際の対応を見て判断します。

人材やサービスの品質

アウトソーシング事業を提供する企業が確保している人材や提供するサービスの質も重要な判断材料です。

人材ごとに経験やスキルにばらつきがあると、アウトソーシングで得られる成果にもムラがでます。

人材のレベルや提供されるサービスの品質維持に向けた取り組みなどをしているか、ホームページや担当者への確認などから情報収集し、判断材料にしましょう。

依頼したい領域に対応しているか

会社によって、対応できる業務領域や得意分野は異なります。まずは、自社が依頼したい業務に対応しているかを確認しましょう。

例えば、データ入力や書類作成といった一般事務に強い会社もあれば、経理、人事・労務、採用事務、営業事務、コールセンターなど、特定の分野に専門性を持つ会社もあります。経理処理や給与計算など、専門知識や法令への理解が必要な業務を依頼する場合は、同種の業務を受託した実績や、専門知識を持つ人材の有無も確認することが大切です。

また、対応可能な業務名だけで判断せず、具体的にどこまで委託できるかを確認する必要があります。

例えば、書類の入力作業だけを依頼できるのか、内容確認や不備対応、承認者への連絡、レポート作成まで任せられるのかによって、社内の負担は大きく変わります。

あわせて、想定する処理件数や利用中のシステムへの対応可否、繁忙期の増員、複数拠点や多言語への対応なども確認しましょう。自社の業務内容や委託したい範囲を事前に整理し、委託先へ具体的に伝えることで、依頼後の認識のずれを防ぎやすくなります。

アデコの事務・バックオフィス業務のアウトソーシングについて詳しくはこちら＞

事務のアウトソーシングをご検討中ならアデコへ！

事務のアウトソーシングは、少子高齢化による労働人口減少が社会問題となっている日本社会で業務効率化や生産性改善を実現する課題解決策のひとつとして、多くの企業が注目し、活用している人材サービスです。

事務のアウトソーシングは、利益に直結しないノンコア業務や、マニュアル化がしやすい業務との相性が良く、主に対象となる業務には、営業事務、一般事務、人事総務、会計経理など多岐に渡ります。

事務のアウトソーシングを活用するメリットには、ノンコア業務の外部委託によるコア業務への注力による生産性改善や業務効率化があげられます。さらに、自社社員の雇用で必要となる採用費や教育費、社会保険料の企業負担などが不要となる点からコスト削減効果も期待できます。

アデコは、30年以上の経験と専門性を持った1,000名以上のSV（スーパーバイザー）が、お客様の課題発見や解決を図り、業務の最適化を行います。

事務の業務にも対応しており、「どの業務を委託できるかわからない」「現状の業務を整理したい」「繁忙期だけ体制を強化したい」「属人化している事務業務を標準化したい」といった段階から相談可能です。

事務のアウトソーシングを導入する際は、ぜひご検討ください。

以下のページでも詳しく解説しています。

事務の業務効率化ならアデコのBPO・アウトソーシング

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