2026/05/28
英語電話で伝言を預かる基本
担当者が不在のときは、名前、連絡先、用件を正確に聞き取り、漏れなく伝言を残すことが大切です。伝言対応は、正確さが最も重要になる場面のひとつです。
確認するときのフレーズ
名前のつづり、電話番号、折り返しの要否などを確認する表現を押さえると、伝言ミスを防ぎやすくなります。聞き取れないときは確認し直す姿勢も大切です。
安心感のある応対にするポイント
預かった内容を復唱して確認すると、相手にも安心してもらいやすくなります。丁寧に確認しながら進めることが、信頼される応対につながります。英語対応のあるお仕事をお探しならぜひアデコにご登録ください。
英語の電話を応対する際の「伝言預かり」のシーンでよく利用されるフレーズについて学びます。
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QUIZ：
ABC株式会社に勤める青山南さん。
ある日の午後、かかってきた電話に出たところ、相手は英語を話しています。
電話は、同僚のSmithさんにかかってきたものでしたが、Smithさんが不在だったため、青山さんは伝言を預かりました。このとき、電話の最後に、相手の電話番号を確認します。どの対応がもっともふさわしいでしょうか。
A. What is your telephone number?
B. Give me your telephone number.
C. I want your telephone number.
D. Could I have your telephone number, please?
正解 D
“Could I ..., please?”や“May I ..., please?”のように、相手の許可を請う助動詞を用いた質問形式は、ビジネスに適した丁寧な表現になります。決まった形式なので覚えておきましょう。
そのほかの選択肢についての解説
＜ポイント＞
Vol.3の解説でもご紹介したとおり、伝言を預かるときの表現は、“Would you like to leave a message?”や“Could I take a
message?”を用います。相手の話の内容を確認した後、伝言する際に不足している項目がないか、再度確認する必要があります。
伝言する際に必要となる一般的な項目例を紹介します。確認していないことがある場合は、Dの文章の“telephone number”の部分に、確認していない項目名を入れて、相手に確認しましょう。
伝言を預かってから、電話を終えるまでの会話例を紹介します。
あなた
: I am sorry, but Mr.Smith is away from his desk at the moment.
Could I take a
message?
電話の相手
: Yes. Could you please ask him to call me back?
あなた
: Sure. May I have your telephone number, please?
電話の相手
: Yes, it is XX-XXX-XXXX.
あなた
: Thank you. May I ask what this is regarding?
電話の相手
: Yes, it is regarding my order.
あなた
: Thank you. Anything else?
電話の相手
: No, thank you.
あなた
: Okay. Thank you for calling. Good-bye.
※ Anything else?：
ほかに用件があるかどうかを確認する表現です。より丁寧に話す際には“Is there anything
else?”を用います。一通りの会話が終わった後に使うのが適切です。電話の相手に、特にほかの用件がなければ、礼と別れのあいさつをして電話を終了します。