日本のビジネスマナーや礼儀は厳しい？外国人の方が知っておくべき基本の文化やルール

まわりの人と協力し、なかよく仕事をする

日本では、周りの人と協力することが大切です。自分だけでなく、その場の状況を理解して行動することが重要です。

具体的な行動は、以下のとおりです。

• ほかの人の話しを最後まで聞く
• 困っている人を手伝う
• 自分の仕事が終わっても退社していいかを先輩に確認をする

仕事場だけではなく、日本では大切にされている考え方です。

上司や先輩に、丁寧に接する

日本では、年上の人や上司を大切にします。これは、日本の大切な考え方です。

仕事場では、次の点に注意します。

• 上司や年上の人には丁寧な言葉を使う
• 会議では、上司が先に話す
• 上司を人前で強く否定しない

最初から細かいルールまで覚える必要はありません。まずは、丁寧な言葉を使うことからはじめましょう。

時間を守る

日本では、時間を守ることがとても大切です。遅れることは、「相手の時間を無駄にする」と考えられます。

仕事場では、次の行動が大切です。

• 出勤時間や会議に遅れない
• 約束の場所には5〜10分前に着く
• 遅れそうな時は、すぐ連絡する
• 時間に間に合わない時は、事前に連絡する

約束の時間を守ると、日本で信頼されます。

服そうや見た目を、きれいにする

日本では、見た目も仕事で大切です。きれいな服そうは、相手に良い印象を与えます。

仕事では、次の点を守りましょう。

• 服は清潔にする
• かみの形や色は、会社のきまりを守る
• 香水は強くしない
• アクセサリーは会社のきまりを守る

仕事の時は、清潔感のある服装やスーツを着ることが基本です。かみの形や色は、会社のルールに従いましょう。

ルールがきびしくない職場でも、場面にあった身だしなみが大切です。その時の状況にあわせて、服そうや行動をえらびます。

下記のTPOを覚えてください。

会社によってルールは違います。不安な時は、上司に聞きましょう。

挨拶の種類を理解しておく

日本では、あいさつはとても大切です。仕事では、決まったあいさつを使います。

ビジネスシーンでよく使う挨拶と、使うタイミングを表にまとめました。

お辞儀の仕方や使い分け方を覚えておく

日本では、あいさつの時にお辞儀をします。

主なお辞儀の種類は次の3つです。

お辞儀は、首から上を前に曲げるだけでなく、上にあるイラストのように、腰から上を前に曲げましょう。首から上を曲げるだけのお辞儀は、相手から失礼に思われることがあります。

会社の役職について理解しておく

日本の会社には、役職があります。役職が高い人ほど、丁寧に接します。

一般的な役職の名前や上下関係は以下のとおりです。ただし、上下関係や役職の名前は企業によっては異なる場合があります。

あなたより役職が上の人には、より丁寧な言葉を使います。

また、会議室やレストランでは、座る場所のルールがあります。

• 上座：上司やお客様の席
• 下座：部下や案内役の席

わからない時は、先輩や上司に聞きましょう。

わからないことは自分で判断しない（報告・連絡・相談）

日本では「報告・連絡・相談」が大切です。

一人で決めず、早めに話すことが大切です。

会議中のビジネスマナー

会議中のビジネスマナーは以下のとおりです。

• 会議に遅れない（時間を守る）
• 会議がはじまる前に準備をしておく（資料の準備やお茶など用意）
• スマートフォンをマナーモードにしておく
• 大切なことはメモする
• 話している人のほうに体を向く
• 相手が話し終わってから発言する
• 伝えたいことはわかりやすくまとめて話す（長い時間を使わない）
• わからないことがあれば質問する

名刺交換をする時のビジネスマナー

日本では、はじめて会う人と名刺を交換します。名刺は、あなたの会社や立場を伝える大切なものです。

名刺交換の流れは以下のとおりです。

名刺交換をする時は、次のポイントにも注意しましょう。

• 名刺をもらってすぐにカードケースに入れない（机の右上に置く）
• 名刺を折らない
• 名刺にメモをとらない
• 名刺を片手で受け取らない
• じぶんの会社の人が多くいる時は、役職の高い上司から交換する

来客に対応する時のビジネスマナー

会社にお客様が来た時は、丁寧に対応します。

基本の流れは以下のとおりです。

来客者は、事前にアポイントメントをとってから訪れることが一般的です。会社によっては、来客に対応するスタッフが決まっていることもあります。

あなたが来客の対応をする時は、次のポイントに注意しましょう。

• 明るい声であいさつする
• お客様に笑顔であいさつする
• 丁寧な言葉づかいをする
• エレベーターを使う場合はあなたが操作する
• エレベーターに乗る時、降りる時はお客様を先に案内する
• 部屋に入る時は、相手を上座へ案内する
• 飲み物は相手の右側に置く（取りやすい場所に置く）

訪問する時のビジネスマナー

取引先を訪問する時は、次の点に注意します。

• 事前にアポイントメントをとる
• 約束した時間を守る（5〜10分前に到着する）
• 名刺をもっていく
• 建物に入る前に、コートやマフラーは建物の外で脱ぐ
• 受付で用件（名前、会社名、アポイントメントの内容）を伝える
• ドアを開ける前に扉を3回ノックする
• ノック後、部屋に入る時「失礼します」と言いながら入る
• 訪問先の社員の方とすれ違ったら「こんにちは」とあいさつをする

社外の人には、年齢や役職に関係なく丁寧に接します。

電話にでる時のビジネスマナー

電話対応では、次の点が大切です。

• いつでもメモがとれるように、電話の近くにメモ帳を用意しておく
• 電話がなったら、すぐに出る
• 電話にでたら、まずはあなたから会社名と名前を伝える
• 相手の立場や年齢に関係なく、丁寧な言葉で話す
• 相手の名前や用件を聞く
• 名前や用件を復唱（repeat）する
• 相手の用件や名前を忘れないようにメモをとる
• 電話を切る時は「では、失礼いたします」と言いながら電話を切る

電話の相手が、あなたの上司や、ほかの人に用事がある時は、「〇〇ですね。少々お待ちください。」と伝えます。その後、指定された人に電話を取り次ぎます。

指定された人が席にいない時もあります。その場合は、次のことを相手に聞いて、メモとして紙に書いてください。

• 電話がきた時の日付と時間
• 電話をかけてきた人の会社と部署の名前
• 電話をかけてきた人の名前
• 電話の用件（どんな用事で電話をかけてきたのか）
• 電話をかけてきた人の電話番号
• 折り返し連絡（指定された人から後で連絡すること）は必要か不要か
• 電話を取った人（あなた）の名前

聞いた内容をメモした後は、内容を声に出して復唱します。

復唱すると、聞き間違いを防げます。

指定された人が席に戻ったら、「〇〇さんから電話がありました」と言いながらメモを渡しましょう。

メールを送る時のビジネスマナー

次に、仕事でメールを送る時のマナーを説明します。日本では、メールも仕事の大切なやり取りです。

メールを書く時は、次の点に気をつけましょう。

• 件名を見ただけで、内容がわかるように書く
• 本文は短く、わかりやすく書く
• あて先や内容に間違いがないか確認する
• 返信が欲しい場合は、その内容を書く
• 丁寧語を使う

社外の人にメールを送る時は、会社名と自分の名前を必ず書きます。相手の名前や会社名を間違えると、失礼だと思われます。メールを送る前に、ほかの人に内容を見てもらうと安心です。

メールの書き方に困った時は、インターネットで調べると役立ちます。「ビジネスメール　テンプレート」や「ビジネスメール　例文」のような言葉で検索すると、目的に合ったテンプレートが見つかります。

また、メールの書き方は、以下の例も参考にしてみてください。

※【赤字の部分】は、実際にメールを送る時には消してください。

イベントや食事会でのビジネスマナー

社内行事は、仕事そのものではありません。しかし、上司や先輩が参加します。そのため、イベントでもマナーが大切です。

日本の会社でよくあるイベントは、以下のとおりです。

イベントや食事会では、次のマナーを守りましょう。

• お店に集合する時間を守る
• 派手すぎない服装で参加する
• お酒を飲みすぎない
• 上座と下座のルールを守る
• 上司の飲み物がなくなったら、「いかがしますか」と聞く

会社の食事会では、上司が食事代を払うこともあります。その時は、じぶんも支払う気持ちを見せます。

上司が代わりに支払った場合、「ありがとうございます」「ごちそうさまでした」と必ず言いましょう。

次の日、会社で会った時も「先日ありがとうございました」と言いましょう。

ボディタッチをしない

日本のビジネスシーンでは、体に触れる行動はほとんどしません。

握手やハグも、相手によっては失礼だと感じられます。特に、異性に触れると、セクハラだと思われることがあります。仕事では、相手と少し距離を保って話しましょう。

自分の意見ばかりを主張しない

日本のビジネスシーンでは、チーム全体を大切にします。

意見を言うことは大切です。しかし、ほかの人の話しをさえぎらないようにします。

落ち着いた声と、丁寧な言葉で話すと良い印象になります。

直接的な表現は避ける

日本では、相手を傷つけない言い方が好まれます。

たとえば、「あなたは間違っています」と言うと、相手は強く傷つきます。

「あなたの意見も良いですが、こちらの方法も考えられます。」ように言いかえましょう。

このような言葉をクッション言葉と言います。クッション言葉とは、表現をやわらかくする言葉です。

たとえば、上司に聞きたいことがあったとします。「〜について教えていただけますか？」と聞くよりも「ご迷惑でなければ、〜について教えていただけますか？」と言いましょう。

笑顔や明るい態度で接する

日本では、身ぶり手ぶりはあまり使いません。そのため、表情や声のトーンがとても大切です。

笑顔であいさつすると、良い印象を持ってもらえます。無表情や暗い声は、怒っていると誤解されることがあります。

下の名前（first name、given name）で相手を呼ばない

日本のビジネスシーンでは、下の名前で呼ぶことは少ないです。苗字に「さん」をつけて呼びます。これは、相手への敬意を表します。

友だち同士なら下の名前でも大丈夫です。職場では、まず苗字で「さん」をつけて呼びましょう。

相手に何か依頼する時の伝え方

仕事で相手に何かを依頼する時は、次のことに注意しましょう。

• 相手が忙しくないか確認する
• 理由を簡単に説明する
• 期限を伝える

使える例文は以下のとおりです。

• 「お忙しいところ申し訳ございません、書類の確認をお願いしてもよろしいでしょうか」
• 「大変恐縮ですが、書類の確認をお願いできますでしょうか」
• 「恐れ入りますが、書類の確認をしていただけると幸いです」

クッション言葉や敬語を使うことが大切です。

相手のお願いを丁寧に断る時の伝え方

相手のお願いを断る時のポイントは以下のとおりです。

• 相手を気づかう言葉を使う
• 代わりの方法を提案する
• 断る理由を伝える

たとえば、あなたの上司が「会議の資料を作ってほしい」とお願いしてきたとします。次の表現を使うと丁寧に断れます。

• 「恐れ入りますが、〇〇（具体的な案件名）の仕事があるため、対応が難しい状況です」
• 「申し訳ないのですが、今日は難しいです。明日以降であれば対応できます。」
• 「ご提案ありがとうございます。しかし、現在別の案件で手が離せません。〇〇さんにお願いすることは可能でしょうか。」

柔らかい表現を使いながら、「できません（No）」と伝えることが大切です。誤解を避けるためにも、あいまいな返事をしないように注意しましょう。

上司や先輩に相談したい時の伝え方

相談する時は、最初に目的を伝えます。伝え方のポイントを紹介します。

• 相談する前に、相談する内容をまとめておく
• 最初に「〇〇について相談したいことがある」と伝える
• 相手が忙しくないか確認する
• 相談にどのくらいの時間がかかるかを伝える

上司や先輩に相談する時に使える文章は以下のとおりです。

• 「ご相談したいことがあります。今お時間はよろしいでしょうか。」
• 「お忙しいところすみません、〇〇について少しご意見を伺えますか。」
• 「失礼します。5分ほどご相談させていただける時間はありますでしょうか。」

あなたの相談したい内容を組みあわせて使ってください。

感謝の伝え方

会社の同僚や上司と良い関係を作るためには、感謝の気持ちを伝えることが大切です。感謝の言葉は、短くても大丈夫です。

• 「仕事を手伝っていただき、助かりました。ありがとうございます。」
• 「アドバイスがとても参考になりました。ありがとうございます。」
• 「いつもサポートいただき、感謝しております。」

最初に、何に感謝しているのかを伝えましょう。