Formalités de recrutement : les principales règles et procédures à suivre
17 May 2023
Vous souhaitez recruter un nouveau talent ? Et anticiper les différentes démarches qui vous attendent ? Bonne nouvelle : elles ont été progressivement simplifiées au fil des années ! On fait le point sur le droit du travail applicable en matière d’embauche, et sur les quelques procédures administratives à satisfaire.
Formalités de recrutement : les règles applicables avant l’embauche
Attention à la rédaction de votre offre d’emploi
- Elle ne doit pas contenir de fausses informations, ou d’informations pouvant induire les candidat·es en erreur : description du poste, niveau de rémunération offert, lieu d’exercice du travail, etc.
- Elle ne doit pas non plus mentionner des critères discriminants : âge, origine, sexe, situation de famille, etc.
Si vous ne pouvez pas réserver une offre à certaines catégories de
personnes, vous pouvez en revanche signifier que vous êtes ouvert·e au
recrutement d’une variété de profils ! Parmi les mentions possibles
autorisées :
- « Entreprise handi-accueillante »
- « Entreprise attachée à la mixité et à la diversité »
- « Candidatures diversifiées souhaitées » …
Les règles relatives aux méthodes de sélection que vous déployez
Tests, entretiens, mises en situation… Vous pouvez mettre en oeuvre des moyens très variés, dès lors :
- que vous en informez clairement les candidat·es concerné·es ;
- que les dispositifs employés ont un rapport direct avec le poste à pourvoir.
Les critères sur lesquels vous pouvez faire votre choix de recrutement
- Uniquement en fonction des qualifications et des compétences requises au regard des caractéristiques du poste à pourvoir ;
- En phase finale du recrutement, à compétences et qualifications strictement équivalentes, vous pouvez toutefois privilégier un profil particulier de candidat·es (personne en situation de handicap, femme, senior, etc.).
Le RGPD s’applique aussi au processus de recrutement !
- Les données collectées ne doivent servir qu’à apprécier les
capacités d’un·e candidat·e ;
- Si vous souhaitez conserver les données relatives aux
candidat·es non embauché·es vous devez les en informer et leur laisser
le droit de refuser. En cas d’accord, vous pouvez les conserver 2 ans
maximum (sauf accord formel pour une durée plus longue).
> En savoir plus
Les règles et les procédures pour formaliser l’embauche
Etablir un contrat de travail écrit
- Une étape non obligatoire pour un CDI (qui peut être conclu de façon orale), mais très vivement recommandée ;
- Une étape obligatoire pour tous les autres types de contrats.
Vous pouvez aussi formaliser une promesse d’embauche unilatérale,
prévoyant ou non des conditions suspensives (comme par exemple
l’obtention d’une qualification dans un certain délai).
> Contrat ou promesse d’embauche ? Les réponses !
Transmettre la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) aux Urssaf dans les 8 jours précédant la prise de poste du ou de la salarié·e recruté·e
Cette démarche unique permet de satisfaire, entre autres, l’immatriculation aux régimes de sécurité sociale et d’assurance chômage, et l’adhésion au service de santé au travail.
Les formalités de recrutement à accomplir suite à l’embauche
Le registre unique du personnel
Il doit être complété dès le premier pas de votre salarié·e dans votre entreprise : date d’entrée, nom, prénom, date de naissance, nationalité, emploi occupé, etc.
La proposition d’une mutuelle d’entreprise
Vous êtes dans l’obligation de la proposer immédiatement à votre nouveau ou nouvelle salarié·e, quelle que soit la nature et la durée de son contrat, et même s’il ou elle relève des catégories étant en droit de refuser votre offre.
La part de cotisations que vous financez est exonérée de charges
sociales à certaines conditions (prise en charge d’un panier de soin
minimal, et souscription d’un contrat responsable). Raison de plus pour
éventuellement proposer à vos salarié·es des garanties personnalisées
et/ou renforcées : un levier potentiel d’attractivité et de fidélisation
à mobiliser !
> En savoir plus
L’affiliation à la caisse de retraite complémentaire Agirc-Arrco
Elle est réalisée à l’occasion de votre prochaine déclaration sociale nominative (DSN) mensuelle, à remplir sur votre compte du site net-entreprises.fr.
L’organisation d’une visite médicale du travail
- dans les 3 mois suivant la prise de poste, sauf exception ;
Certain·es collaborateurs ou collaboratrices peuvent être dispensé·es de
visite médicale, s’ils ou elles ont déjà réalisé une visite pour un
emploi identique exposant aux mêmes risques :
- dans les 2 ans auparavant, pour les travaileurs et
travailleuses intérimaires ;
- dans les 5 ans auparavant, en cas d’embauche en CDD ou CDI ;
- dans les 3 ans auparavant, pour les salarié·es travaillant de
nuit, en situation de handicap, enceintes ou mineur·es.
- ou avant la prise de poste concernant les salarié·es: travaillant la nuit, mineur·es, exposé·es aux agents biologiques du groupe 2 pouvant provoquer une maladie, exposé·es à des champs électromagnétiques supérieurs aux limites d’exposition fixées par la loi, ou bénéficiant d’un suivi individuel renforcé.
La mise en œuvre des différentes actions obligatoires de prévention
- Déclaration unique d’évaluation des risques professionnels
La DUER est en effet une obligation légale dès lors qu’une entreprise
compte au moins un·e salarié·e ou un·e intérimaire. Elle vise à
identifier, évaluer et prévenir les risques spécifiques à son poste de
travail. De nombreux outils et accompagnements gratuits sont disponibles pour le
réaliser !
> Plus d’infos sur les aides à la DUER
- Formation et information à la sécurité, pour porter précisément à la connaissance de chaque collaborateur et chaque collaboratrice les précautions à prendre et la conduite à tenir, afin de garantir sa sécurité et celle des autres.
De nombreuses solutions sont accessibles pour parler de prévention des
risques avec vos salarié·es, et mettre en œuvre des actions afin de la
garantir.
> Connaissez-vous les Subventions prévention TPE ?
CDI, CDD, intérim, alternance, besoin ponctuel ou volumique… Quel que soit votre projet de recrutement, nous avons parmi nos candidat·es les talents qu’il vous faut ! Contactez-nous !
Vous souhaitez recruter un nouveau talent ? Et anticiper les différentes démarches qui vous attendent ? Bonne nouvelle : elles ont été progressivement simplifiées au fil des années ! On fait le point sur le droit du travail applicable en matière d’embauche, et sur les quelques procédures administratives à satisfaire.
Formalités de recrutement : les règles applicables avant l’embauche
Attention à la rédaction de votre offre d’emploi
- Elle ne doit pas contenir de fausses informations, ou d’informations pouvant induire les candidat·es en erreur : description du poste, niveau de rémunération offert, lieu d’exercice du travail, etc.
- Elle ne doit pas non plus mentionner des critères discriminants : âge, origine, sexe, situation de famille, etc.
Si vous ne pouvez pas réserver une offre à certaines catégories de
personnes, vous pouvez en revanche signifier que vous êtes ouvert·e au
recrutement d’une variété de profils ! Parmi les mentions possibles
autorisées :
- « Entreprise handi-accueillante »
- « Entreprise attachée à la mixité et à la diversité »
- « Candidatures diversifiées souhaitées » …
Les règles relatives aux méthodes de sélection que vous déployez
Tests, entretiens, mises en situation… Vous pouvez mettre en oeuvre des moyens très variés, dès lors :
- que vous en informez clairement les candidat·es concerné·es ;
- que les dispositifs employés ont un rapport direct avec le poste à pourvoir.
Les critères sur lesquels vous pouvez faire votre choix de recrutement
- Uniquement en fonction des qualifications et des compétences requises au regard des caractéristiques du poste à pourvoir ;
- En phase finale du recrutement, à compétences et qualifications strictement équivalentes, vous pouvez toutefois privilégier un profil particulier de candidat·es (personne en situation de handicap, femme, senior, etc.).
Le RGPD s’applique aussi au processus de recrutement !
- Les données collectées ne doivent servir qu’à apprécier les
capacités d’un·e candidat·e ;
- Si vous souhaitez conserver les données relatives aux
candidat·es non embauché·es vous devez les en informer et leur laisser
le droit de refuser. En cas d’accord, vous pouvez les conserver 2 ans
maximum (sauf accord formel pour une durée plus longue).
> En savoir plus
Les règles et les procédures pour formaliser l’embauche
Etablir un contrat de travail écrit
- Une étape non obligatoire pour un CDI (qui peut être conclu de façon orale), mais très vivement recommandée ;
- Une étape obligatoire pour tous les autres types de contrats.
Vous pouvez aussi formaliser une promesse d’embauche unilatérale,
prévoyant ou non des conditions suspensives (comme par exemple
l’obtention d’une qualification dans un certain délai).
> Contrat ou promesse d’embauche ? Les réponses !
Transmettre la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) aux Urssaf dans les 8 jours précédant la prise de poste du ou de la salarié·e recruté·e
Cette démarche unique permet de satisfaire, entre autres, l’immatriculation aux régimes de sécurité sociale et d’assurance chômage, et l’adhésion au service de santé au travail.
Les formalités de recrutement à accomplir suite à l’embauche
Le registre unique du personnel
Il doit être complété dès le premier pas de votre salarié·e dans votre entreprise : date d’entrée, nom, prénom, date de naissance, nationalité, emploi occupé, etc.
La proposition d’une mutuelle d’entreprise
Vous êtes dans l’obligation de la proposer immédiatement à votre nouveau ou nouvelle salarié·e, quelle que soit la nature et la durée de son contrat, et même s’il ou elle relève des catégories étant en droit de refuser votre offre.
La part de cotisations que vous financez est exonérée de charges
sociales à certaines conditions (prise en charge d’un panier de soin
minimal, et souscription d’un contrat responsable). Raison de plus pour
éventuellement proposer à vos salarié·es des garanties personnalisées
et/ou renforcées : un levier potentiel d’attractivité et de fidélisation
à mobiliser !
> En savoir plus
L’affiliation à la caisse de retraite complémentaire Agirc-Arrco
Elle est réalisée à l’occasion de votre prochaine déclaration sociale nominative (DSN) mensuelle, à remplir sur votre compte du site net-entreprises.fr.
L’organisation d’une visite médicale du travail
- dans les 3 mois suivant la prise de poste, sauf exception ;
Certain·es collaborateurs ou collaboratrices peuvent être dispensé·es de
visite médicale, s’ils ou elles ont déjà réalisé une visite pour un
emploi identique exposant aux mêmes risques :
- dans les 2 ans auparavant, pour les travaileurs et
travailleuses intérimaires ;
- dans les 5 ans auparavant, en cas d’embauche en CDD ou CDI ;
- dans les 3 ans auparavant, pour les salarié·es travaillant de
nuit, en situation de handicap, enceintes ou mineur·es.
- ou avant la prise de poste concernant les salarié·es: travaillant la nuit, mineur·es, exposé·es aux agents biologiques du groupe 2 pouvant provoquer une maladie, exposé·es à des champs électromagnétiques supérieurs aux limites d’exposition fixées par la loi, ou bénéficiant d’un suivi individuel renforcé.
La mise en œuvre des différentes actions obligatoires de prévention
- Déclaration unique d’évaluation des risques professionnels
La DUER est en effet une obligation légale dès lors qu’une entreprise
compte au moins un·e salarié·e ou un·e intérimaire. Elle vise à
identifier, évaluer et prévenir les risques spécifiques à son poste de
travail. De nombreux outils et accompagnements gratuits sont disponibles pour le
réaliser !
> Plus d’infos sur les aides à la DUER
- Formation et information à la sécurité, pour porter précisément à la connaissance de chaque collaborateur et chaque collaboratrice les précautions à prendre et la conduite à tenir, afin de garantir sa sécurité et celle des autres.
De nombreuses solutions sont accessibles pour parler de prévention des
risques avec vos salarié·es, et mettre en œuvre des actions afin de la
garantir.
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CDI, CDD, intérim, alternance, besoin ponctuel ou volumique… Quel que soit votre projet de recrutement, nous avons parmi nos candidat·es les talents qu’il vous faut ! Contactez-nous !