Recrutement : bien gérer la phase de (pré) contractualisation

Sourcing, tri des candidatures, présélection, entretiens… Votre campagne de recrutement a porté ses fruits et vous avez enfin trouvé votre talent ? Vous devez désormais préparer l’étape de contractualisation. Découvrez les dispositions du droit du travail qui vont vous permettre de sécuriser votre démarche, afin d’accueillir au mieux votre futur·e collaborateur ou collaboratrice.

Recrutement : quelles sont les différences entre une « offre de contrat » et une « promesse d’embauche » ?

Votre poste à pourvoir comme votre nouvelle recrue sont libres dès à présent ? Vous pouvez donc proposer tout de suite un contrat de travail à votre candidat·e, avec prise d’effet immédiate.

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Mais bien souvent, les choses ne sont pas aussi simples. Il arrive en effet que vous ayez anticipé votre recrutement, en vue d’une création de poste ou d’un remplacement à venir. Ou bien que votre talent ne soit pas disponible instantanément, et ait besoin d’un laps de temps pour rejoindre votre entreprise (par exemple pour organiser son déménagement, respecter son préavis auprès de son employeur actuel, ou finir une formation).

Selon la situation, deux possibilités s’offrent à vous :

• Faire une offre de contrat de travail, prévoyant une date de prise de poste ultérieure. Cette offre peut prévoir un délai de réflexion laissé aux candidat·es avant signature. Vous pouvez éventuellement vous rétracter après son émission, mais au risque de devoir verser des dommages et intérêts en fonction du préjudice subi. Et dès lors que votre offre est acceptée, cette dernière vaut contrat : vous êtes mutuellement engagé·es.
• Formaliser une promesse d’embauche unilatérale avec, là encore, une date de prise d’effet postérieure : dès l’édition de cette promesse, elle vaut contrat de travail et vous engage en tant qu’employeur. Quels sont donc les intérêts à recourir à ce dispositif ? Premièrement il permet d’envoyer un signal fort à votre candidat·e afin de le ou la fidéliser, en lui confirmant votre volonté de l’accueillir dans votre entreprise (et éviter ainsi qu’il ou elle soit récupéré·e par votre concurrence, d’ici sa prise de poste). Deuxièmement, il peut inclure des conditions suspensives, comme l’obtention d’un diplôme ou d’une certification dans un certain délai. À défaut, la promesse unilatérale d’embauche devient caduque, et ni vous ni votre candidat·e n’êtes engagé·es l’un·e envers l’autre.

Bon à savoir : comme pour tous les autres types de contrats de travail, les contrats en alternance (apprentissage ou professionnalisation) peuvent faire l’objet d’une offre de contrat ou d’une promesse unilatérale.
Mais l’embauche définitive d’un·e salarié·e en alternance doit obligatoirement être formalisée par le remplissage d’un Cerfa contractuel spécifique :
- le Cerfa 10103*11pour un recrutement en apprentissage (signé par l’employeur, l’apprenti·e et son centre de formation) ;
- le Cerfa 12434*04pour un recrutement en contrat de professionnalisation (signé par l’employeur et le ou la salarié·e).

Le moment de l’intégration : soignez l’accueil de vos futur·es collaborateur·trices !

L’onboarding (ou « processus d’intégration » en VF) est en effet une étape-clé du recrutement. L’accueil que vous réserverez à vos nouvelles recrues est crucial pour leur intégration dans l’entreprise, qu’elles soient salariées ou intérimaires. Un onboarding de qualité débute en amont de la prise de poste et se poursuit bien après. Il peut être favorisé par différentes actions, parmi lesquelles :

• Un accueil simple et chaleureux permettant de réduire le stress de la prise de poste ;
• L’accès à toutes les informations et aux outils nécessaires à la réalisation des missions ;
• La clarification, dès le début, des attentes, du rôle, des responsabilités, des moyens et des objectifs du ou de la salarié·e ;
• Un suivi régulier permettant de s’assurer de sa bonne intégration.

Un onboarding réussi nécessite du temps et de la préparation, mais les bénéfices sur le moyen-long terme sont très importants, à savoir :

• Renforcer le sentiment d’appartenance ;
• Améliorer la productivité ;
• Réduire le turn over et assurer une meilleure attractivité pour votre entreprise.

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Essai professionnel et période d’essai : attention à ne pas confondre !

Il peut être tentant de proposer un essai professionnel « pré-contractuel » à une recrue potentielle, pour s’assurer de sa bonne intégration dans l’entreprise ou tester ses aptitudes à occuper le poste pour lequel vous recrutez.

Et si ce n’est pas une possibilité prévue par la loi, les partenaires sociaux et les juges ont entériné cette pratique, à condition que cet essai soit de très courte durée (quelques heures généralement) et ne mette pas le ou la salarié·e dans une situation normale de travail.

L’essai doit s’apparenter à une évaluation ou une épreuve pratique (par exemple, en mettant la recrue pressentie en situation de travail, mais en dehors des heures d’ouverture au public). Elle n’entraîne pas de rémunération, sauf en cas de dispositions conventionnelles contraires (qui, le cas échéant, prévoient le plus souvent une indemnisation, à l’image de ce qui est pratiqué dans le cadre de la convention collective de la coiffure).

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La période d’essai, quant à elle, débute dès la prise d’effet du contrat de travail. Non obligatoire, elle peut être prévue dans le contrat, et sa durée maximale dépend de la nature de celui-ci (sauf dispositions conventionnelles contraires) :

> Pour les CDI (périodes maximales renouvelables 1 fois sous réserve de l’accord du ou de la salarié·e) :

• 2 mois pour les emplois d’ouvriers H/F et d’employés H/F ;
• 3 mois pour les emplois de techniciens H/F et d’agents de maîtrise H/F ;
• 4 mois pour les cadres H/F.

> Pour les CDD (dont les contrats de professionnalisation en alternance) tout dépend de la longueur du contrat : elle ne peut pas dépasser l’équivalent d’1 jour par semaine, dans la limite de 2 semaines d’essai maximum au total pour un CDD de moins de 6 mois, et d’un mois maximum pour un CDD de 6 mois ou plus (non-renouvelables).

> Pour les contrats d’intérim (périodes maximales non-renouvelables) :

• 2 jours pour les missions inférieures ou égales à 1 mois ;
• 3 jours pour les missions de 1 à 2 mois ;
• 5 jours pour les missions supérieures à 2 mois.

> Pour les contrats d’apprentissage:

• 45 jours, consécutifs ou non, de formation pratique en entreprise.

Pendant toute cette période, employeur et salarié·e peuvent l’un·e comme l’autre mettre un terme à leur engagement, sans justification et sans indemnisation. Un délai de prévenance doit toutefois être respecté : il est de 24 h à 1 mois selon la durée de la période d’essai et la partie étant à l’initiative de la rupture.

Pour l’entreprise comme pour votre salarié·e, la période d’essai est très importante : elle permet aux deux parties de jauger leur réelle complémentarité et d’évaluer avec précision si elles s’apportent mutuellement la valeur ajoutée escomptée.

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