Flex office : un enjeu souvent contradictoire pour l’entreprise

Ce modèle d’organisation de l’espace de travail, qui a émergé au cours des années 80, a depuis conquis de nombreuses entreprises, TPE comme grands groupes. Objectif : optimiser le taux d’occupation des bureaux, en ne les affectant pas de façon individuelle. Un enjeu d’autant plus actuel dans cette période de montée en puissance du télétravail partiel. Il impose de repenser la gestion et l’utilisation de l’immobilier d’entreprise… mais ne fait pas forcément l’unanimité des salariés. Dans ce contexte, comment mettre en œuvre le flex office de façon performante et habitable pour tous les membres de l’entreprise ?

Déployer le flex office dans son entreprise : un enjeu économique qui n’emporte pas toujours l’adhésion des collaborateurs

Si les différents confinements sanitaires ont imposé à de nombreux employeurs et salariés de recourir au télétravail, c’est maintenant une pratique adoptée volontairement par de plus en plus de collaborateurs. Économies de déplacement, flexibilité du rythme de travail et conditions propices à la concentration ont en effet séduit beaucoup de salariés. Ils souhaitent souvent pouvoir continuer à profiter du travail à distance, au moins une partie de la semaine.

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Ces circonstances invitent logiquement les entreprises n’ayant pas encore adopté le modèle du flex office à s’en saisir aujourd’hui : 55 % déclarent en effet vouloir très prochainement passer aux « bureaux flexibles » ⁽¹⁾. Une solution qui leur permet en effet d’adapter leurs locaux à la baisse de l’effectif salarié travaillant simultanément sur siteet d’optimiser ainsi leur immobilier d’entreprise : réduction de loyers, vente ou mise en location d’une partie des bureaux, baisse des charges associées… L’espace de travail se compose dès lors de postes individuels mais non attribués, répartis en fonction des différentes nécessités : grand open space, box individuels fermés, petites salles pour les réunions ou les groupes de travail etc.

Mais parallèlement, 73% des salariés qui travaillaient déjà en flex office avant la crise sanitaire se disent réticents à retourner au travail présentiel, dans les mêmes conditions qu’auparavant ⁽²⁾ …

L’open space, souvent cumulé au flex office, n’a apparemment pas la cote non plus auprès des collaborateurs : 61% souhaitent idéalement disposer d’un bureau fermé (individuel, ou collectif mais pour 6 personnes maximum).

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Pourquoi de telles crispations ?

Tout simplement parce que le flex office rime souvent avec dépersonnalisation de l’espace de travail. Cadre photo, petite plante, post-it collés sur l’écran du PC ou encore cartes postales… : la décoration (ou l’accessoirisation) de l’espace de travail participe à en faire un lieu familier, qu’on retrouve ainsi avec plus de plaisir chaque matin.

Elle permet aussi de faire de son poste de travail un reflet de son identité, et donc un élément de reconnaissance, dans un mode professionnel toujours plus empreint de standardisation.

Pour 73 % des salariés, le bien-être au travail est aussi important que leur niveau de rémunération. Et pour 12,5 %, l’aménagement des bureaux est un levier à la fois de qualité de vie au travail et de performance ⁽³⁾.

Comment adopter un modèle de flex office appropriable par les salariés ?

Une condition importante à respecter est évidemment de ne pas mettre vos collaborateurs devant le fait accompli, mais de les associer au changement d’organisation de leurs conditions de travail : brainstorming collectif, boîte à idées, participation à la conception du nouvel environnement, choix du mobilier…

D’autres leviers peuvent aussi mériter d’être mobilisés, parfois de façon cumulée :

• laisser la possibilité à vos salariés de personnaliser certains espaces du bureau : par exemple leurs casiers, ou des étagères personnelles où ils rangent leurs affaires (auto-collants, customisation…). Cela peut aussi prendre la forme d’un grand panneau mural faisant office de trombinoscope de l’équipe, sur lequel chacun peut ajouter des éléments particuliers ;
• adopter un modèle de « semi-flex » office , en permettant aux salariés de garder le même poste de travail, sur une même séquence temporelle présentielle. Par exemple, ils conservent le même bureau durant les 3 jours consécutifs par semaine qu’ils passent sur place, afin de leur garantir un minimum de stabilité et leur épargner un rangement quotidien de leurs affaires ;
• compenser la dépersonnalisation individuelle des postes de travail par un effort de décoration originale des locaux : ambiance chaleureuse, cadres muraux inspirants, plantes, coussinage, luminaires, singularisation de chaque poste par une couleur et une accessoirisation différentes, etc. ;

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• opter pour une solution digitale collaborative de bureaux virtuels (comme TeamFlow ou Gather Town), qui reproduisent un espace de travail traditionnel au sein duquel chaque collaborateur dispose d’un bureau personnalisé qu’il occupe dès lors chaque jour travaillé, en distanciel comme en présentiel. Il lui permet, via son avatar, de « croiser » ses collègues pour discuter, d’échanger des documents, de participer à des réunions, voire même de faire une pause sur le canapé virtuel de l’entreprise…
• choisir un modèle de flex office en bureau fermé, individuel ou en petit collectif, pour ne pas ajouter les inconvénients de l’open space à ceux du bureau flexible.

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⁽¹⁾Sondage Deskeo conduit auprès de 3 978 professionnels français, 03/2021.

⁽²⁾ Enquête de la Chaire Workplace Management de l'ESSEC Business School conduite auprès de 1868 employés et utilisateurs de bureaux, 04/2021.

⁽³⁾ Sondage Toluna conduit auprès de 1 050 Français, 05/2019.