Cuáles son las funciones del auxiliar administrativo

Cualquier empresa seasegura el buen funcionamiento interno gracias a las funciones del auxiliaradministrativo. Esta persona se encarga de la realización de diversastareas administrativas como son la gestión de archivo, la coordinación deactividades generales, la redacción de informes o la recepción de llamadasentre otras.

Además, existen PYMES en las que el auxiliar administrativo llega a realizar funciones más acordes al departamento de Recursos Humanos. Se les asigna el reparto de nóminas, el reclutamiento de nuevos candidatos o incluso temas relacionados con la logística de la empresa. No hay duda de que la experiencia adquirida en estos casos se dispara.

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Si te estás planteando trabajar como auxiliar administrativo, seguramente hayas oído mencionar los empleos de asistente ejecutivo. La diferencia entre un puesto y otro radica en quién supervisa el trabajo de cada uno. Mientras el asistente ejecutivo cubre las necesidades de una única persona, el auxiliar administrativo lo hace para un equipo completo de trabajo. Además, las responsabilidades del auxiliar ejecutivo son más autónomas y menos administrativas, al afectar a una sola persona.

Principales funciones del auxiliar administrativo

Sabemos que son clave lasfunciones del auxiliar administrativo para que toda empresa sea operativo. Sin embargo,esto no debe considerarse como una responsabilidad extrema para sacar adelanteun negocio. Se trata de un trabajo en equipo en el que cada trabajadordebe aportar su granito de arena.

Estas son las fases enlas que se basa el trabajo de cualquier administrativo:

Planificación y estrategia

La finalidad de cualquierproyecto se basa en la consecución de unos objetivos previamente establecidos.Estas metas deben ser reales y alcanzables. Para ello, serán los responsablesde administración quienes evalúen las necesidades empresariales y lasoportunidades que pueden aprovechar para su consecución.

Identificado el entorno dedesarrollo de la actividad, el siguiente paso consiste en planificar laestrategia a seguir. Este planteamiento permitirá alcanzar los objeticos lo máseficientemente posible. El auxiliar administrativo se encontrará con metas acorto, medio y largo y plazo para cumplir con las expectativas de la empresa.

Organización

La empresa se encargará de aportar recursos materiales, económicos y humanos para alcanzar sus objetivos. A su vez, las tareas se asignarán de tal manera que siempre estén claras las competencias y responsabilidades de cada trabajador.

Dirección

Dentro del repartimientode asignaciones, la empresa fijará un modelo de dirección que garantice lasupervisión del trabajo de los administrativos y auxiliares. El conjunto derangos y diferentes roles de la dirección se encargará también de motivar alequipo de trabajo para conseguir los objetivos fijados.

Comprobación y control

Durante el comienzo,desarrollo y finalización de cada proyecto, la empresa deberá contar con unsistema de control capaz de detectar desviaciones del camino prefijado. Lamisión de estas comprobaciones continuas será la de solucionar y reducir estassalidas de ruta para que afecten lo menos posible al funcionamiento delnegocio.

Funciones básicas del auxiliar administrativo

En general, todo puesto deauxiliar administrativo requerirá la realización de las siguientes funciones:

Recepción de llamadas. Como auxiliar del departamento de administraciónde toda empresa te encargarás de la recepción de llamadas y su traspaso alpersonal adecuado dentro de la oficina.
Recepción de visitas. Al igual que en el primer punto, recibirás a laspersonas que visiten la empresa y te encargarás de ponerlas en contacto con el personalinteresado. Tu trato debe ser cordial, amable y profesional.
Recepción de documentos. Te encargarás de confirmar la correcta recepciónde los documentos enviados a la empresa, así como de su reparto a losdestinatarios. En algunos casos serás también responsable del envío dedocumentos.
Custodia de documentos. Como profesional de la administración serásresponsable de la gestión y salvaguarda de la documentación de la empresa. Hasde comprobar el buen estado de estos y saber su ubicación en todo momento.
Contar con un nivel básico de cálculos. Te servirán para la gestión de facturas ypedidos, cálculo de salarios, deducción de impuestos y las cotizaciones a laseguridad social.
Comunicación interdepartamental. La comunicación es vital en cualquier negocio. Parafomentarla en el equipo de trabajo, como auxiliar administrativo te encargarásde trasladar la información necesaria a cada departamento.
Control de agenda. Llevarás al día la agenda general de la empresa,anotando las fechas de reuniones o citas importantes, registro de llamadas arealizar, etcétera.
Tramitación de expedientes y demás procesos administrativos.
Aprovechamiento de los recursos de oficina. Debes contar con conocimientos básicos deinformática, impresoras, faxes, escáneres…
Estar al día de los procesos vigentes de lasAdministraciones Públicas que afecten al departamento para el que trabajes.

Para aprender a realizar las funciones del auxiliar administrativo puedes aprovechar las ramas de Formación Profesional correspondientes. Además, cuando consigas tu primer empleo tras terminar FP irás adquiriendo experiencia que te servirá para desarrollar tu carrera profesional en el mundo de la administración.