5 herramientas fundamentales para un auxiliar administrativo si quiere pasar al siguiente nivel
Hoy en día, resulta imprescindible controlar algunas herramientas para auxiliar administrativo que le ayudarán a prosperar en su carrera laboral. Su carácter polivalente hace que las ocupaciones de este profesional sean muy amplias. No obstante, las Nuevas Tecnologías han transformado la forma de operar de estos empleados.
Las funciones del auxiliar administrativo
Ya hemos comentado que estábamos tratando con un profesional polivalente. Esta es una de las principales características que encontraremos en la definición del auxiliar administrativo. Este profesional se encargad de multitud de tareas, desde revisar un informe hasta ayudar al personal de otros departamentos, sobre todo al de RR.HH. y Finanzas.
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No obstante, si eres auxiliar administrativo, ya sabrás quetus competencias no se quedan aquí. Además, la variada realidad a la que tepuedes enfrentar en tu trabajo, probablemente te haya ayudado a trabajar bajo presión y controlar bien elestrés.
Parece que, llegados a este punto, estás más que formadocomo auxiliar administrativo y que puede que estés pensando en dar el próximo paso para subir en la escalalaboral. Es una buena idea. Debes saber que las profesiones administrativasson de las más demandadas, así que puedes aprovechar para dar un empujón a tucarrera profesional.
Cómo subir el escalón que te convierta en office manager
Los tiempos han cambiado y las Nuevas tecnologías nos han dejado nuevos puestos laborales. En el caso de lo concerniente a la gestión administrativa, un puesto muy cotizado es el de office manager. Se puede definir como la evolución tecnológica del auxiliar administrativo, pero reporta directamente al Director de RR.HH.
Sería una especie de gerente de oficina, con un perfil muy proactivo e independencia para tomar decisiones. En los convenios vienen asimilados a un salario bastante más elevado. Así que esta puede ser tu próxima parada en tu escalada laboral como administrativo.
Pero, antes de ello tendrás que familiarizarte con algunas herramientaspara auxiliar administrativo que te convertirán en una pieza imprescindibledentro de tu organización.
Preparando el ascenso: 5 herramientas para el auxiliar administrativo
Existen algunas toolsfundamentales que ya debes dominar desde hace tiempo. Naturalmente, nos referimosa soluciones como el paquete office o similar, con sus editores de texto, hojasde cálculo, herramienta para presentaciones, etc.
Ahora te toca dar una vuelta de tuerca a tu formación y hacer una inmersión más profunda en las opciones que se pueden implementar en tu empresa. Tal vez ya estén usando algunas de las soluciones que vamos a recomendarte.
Las herramientas para el auxiliar administrativo 4.0
Si llevas tiempo trabajando como auxiliar administrativo, estarásal tanto de la variedad de funciones que precisas desempeñar en tu empresa: serviciode atención al cliente, recepción de visitas, custodia de documentos, ejecuciónde cuentas, tramitación de expedientes, actualización de agenda, comunicaciónactualizada con los distintos departamentos, estar al día de los procesos de lasAdministraciones Públicas que inciden en la empresa y… utilizar los recursos de la oficina.
En este sentido, más que utilizar, la palabra adecuada seríaaprovechar. Es fundamental que aprendas a sacarpartido de ciertos medios empresariales que te harán avanzar ycontribuirán, a la vez, a facilitar tus tareas. Seguro que algunos ya losconoces, no obstante, otros precisarán que trabajes en ellos para dominarlos.
Es cierto que algunas herramientas son exigibles a empleadosde superior categoría, ya que están orientadas a la consecución de determinadosobjetivos y, de paso, aligerar la carga de trabajo.
Este hecho, sin embargo, servirá para que puedas estarpreparado y listo para solicitar a tus superiores un puesto de superior categoría.No pierdas de vista, pues, cuestiones como elmarketing, las tácticas de venta, las normas de calidad, las innovacionesinformáticas…
Los recursos que te facilitarán el ascenso y tu día a día
Algunas herramientas para auxiliar administrativo sonbastante conocidas y otras, en cambio, pueden resultar ajenas. Lo importante esque vayas trabajándolas para dominarlas cuanto antes.
Google Hangouts
Es la opción de Google para realizar videollamadas sin límite de tiempo.Esto quiere decir que puedes conectartecon otros compañeros, proveedores o grupos de clientes que no están ubicados enel mismo lugar.
Es un recurso muy sencillo de utilizar, facilitacuestiones como la realización de cursos online, reuniones con trabajadoresmóviles, entrevista de candidatos o cualquier otra actividad para la que solose precise una cámara y un micrófono.
Hangouts, además, posee un extraordinarionivel de integración con otras herramientas para un auxiliar administrativo.Por ejemplo, te permite compartir documentos con los asistentes a la videollamaday puedes hacerlo a través de Google Drive.
Google Drive
Analicemos este recurso, ya que ha sidomencionado, que sirve para el almacenajede documentación en la nube. Ya no precisas ir cargado con los informes enpapel, ni guardarlos en soportes físicos.
En cuanto a su funcionalidad basada en el cloud computing te permite, junto a otrosrecursos como Box o Dropbox, compartir documentos con otros usuarios,estés donde estés y sin importar el lugar en el que se encuentren ellos.
Doodle y Google Calendar
Por un lado, el primero permite programar reuniones. Cada usuario puedeseñalar la fecha y el horario que mejor le convenga. Finalmente solo tienes queechar un vistazo y comprobar el momento propicio para todos.
Por otro lado, la segunda opción te ayudaráa planificar tu agenda. Programaráslas tareas de cada día y podrás compartirlo con el resto de los integrantes dela app.
Google Docs
Una ayuda inestimable a la hora de elaborar proyectos, informes o trabajos en colaboración con otros empleados. No hace falta que estéis en el mismo sitio. De hecho, los documentos se crean en la Cloud.
De esta manera, se pueden compartir y admite la edición de todos los que estén habilitados para ello. Además, te echará una mano con las presentaciones y podrás recurrir a hojas de cálculo de carácter colaborativo o crear formularios con Google Forms.
La importancia del quinto elemento
Hemos dejado el último apartado de nuestro artículo paradedicarlo a la quinta herramienta. Por su utilidad, su funcionalidad y el gradode implementación que está teniendo en las empresas, no estaría de más que tefamiliarizaras con ella.
SAP/ERP
SAP es un sistema informático de código abierto y que se puede configurar añadiendo o prescindiendo de módulos, según las necesidades de la empresa. Al final, se asocia con los ERP (Enterprise Resource Planning) o Sistema de Planificación de Recursos Empresariales.
Sus cualidades parecen infinitas y alivian la carga detrabajo de los empleados. La razón es que se puede ocupar de gestionar distintas acciones empresarialesde áreas vitales para el rendimiento óptimo de la compañía: logística,producción, compras, inventario, contabilidad y finanzas, administración derecursos humanos, etc.
Al final, gracias a sus capacidades modulares, un recurso deeste tipo puede satisfacer las exigencias administrativas, por una parte; y,por otra, cooperar para proporcionar los instrumentos que precisan losclientes.
Sin duda este es un campo en el que vale la pena profundizar y considerarlo como una de las herramientas para auxiliar administrativo. Sobre todo para aquellos que se sienten preparados para dar el siguiente paso en su carrera profesional.
