Process-based management: qué es y cómo aplicar la gestión basada en procesos

La gestión por procesos permite organizar las actividades de una empresa de forma transversal, conectando tareas, equipos y objetivos para mejorar su funcionamiento. Frente a modelos centrados exclusivamente en departamentos, este enfoque se centra en cómo se desarrollan las actividades y en el valor que generan para alcanzar los resultados empresariales.

Qué es la gestión por procesos

La gestión por procesos es un modelo de organización que identifica las actividades que se realizan en una empresa, establece cómo se relacionan entre sí y define los recursos y responsables necesarios para desarrollarlas. Su objetivo es que cada proceso contribuya de forma medible a los objetivos de la organización.

En lugar de analizar cada departamento de manera aislada, este enfoque permite observar el recorrido completo de una actividad. Por ejemplo, en un proceso de contratación intervienen recursos humanos, responsables de área y, en algunos casos, otros equipos internos. Analizar el proceso de principio a fin ayuda a detectar problemas de coordinación que podrían pasar desapercibidos si cada área se estudiara por separado.

Por ello, la gestión basada en procesos busca mejorar el funcionamiento global de la organización y no únicamente el rendimiento individual de sus áreas. En el ámbito internacional, este enfoque se conoce como process-based management.

Cómo funciona la gestión empresarial por procesos

La gestión empresarial por procesos parte de una pregunta sencilla: ¿qué actividades realiza la empresa para conseguir sus objetivos y cómo están conectadas?

El primer paso consiste en identificar los procesos existentes y establecer sus principales características: qué los inicia, qué actividades incluyen, quién participa, qué recursos necesitan y cuál es su resultado. A partir de ahí, se pueden analizar las relaciones entre unos procesos y otros.

Una herramienta especialmente útil es el mapa de procesos, una representación que permite visualizar de manera global cómo se estructura la actividad de una organización. Habitualmente, distingue entre:

• Procesos estratégicos, relacionados con la dirección, planificación y toma de decisiones.
• Procesos operativos o clave, directamente vinculados con la actividad principal y la generación de valor.
• Procesos de apoyo, que proporcionan los recursos y servicios necesarios para que funcionen los anteriores.

Esta representación facilita una visión transversal de la empresa. También ayuda a identificar actividades duplicadas, puntos en los que se producen retrasos o procesos que dependen excesivamente de la intervención de determinadas personas o departamentos.

Ventajas de la gestión por procesos

Aplicar este modelo puede generar beneficios tanto en la organización interna como en los resultados de la empresa. Entre los principales se encuentran:

• Mayor eficiencia: permite detectar actividades que consumen recursos sin aportar suficiente valor y revisar cómo se realizan.
• Mejor coordinación: al visualizar las conexiones entre áreas, resulta más sencillo identificar responsabilidades y dependencias.
• Mayor control: definir indicadores para cada proceso facilita conocer si funciona según los objetivos establecidos.
• Detección de problemas: analizar un proceso completo ayuda a localizar cuellos de botella, errores y duplicidades.
• Orientación a la mejora continua: los resultados obtenidos permiten introducir cambios y comprobar posteriormente si han producido mejoras.

La gestión por procesos también puede favorecer una toma de decisiones más fundamentada. En lugar de valorar únicamente resultados departamentales, la organización puede analizar indicadores relacionados con tiempos, costes, calidad o satisfacción y utilizarlos para decidir dónde concentrar los esfuerzos.

Cómo implantar una gestión por procesos

La transformación de los procesos también está vinculada al grado de digitalización de las organizaciones. Según un barómetro recogido por Europa Press, solo el 3,3% de los profesionales encuestados afirma que su empresa cuenta con fábricas inteligentes totalmente digitalizadas, mientras que el 55,6% reconoce que la integración entre sus sistemas es todavía parcial.

La implantación debe realizarse de forma progresiva y adaptarse a las características de cada organización. Un posible recorrido comprende cuatro pasos. Para profundizar en este enfoque y conocer cómo se pueden diseñar, automatizar y optimizar los procesos empresariales, puedes consultar esta guía sobre Business Process Management (BPM). 

1. Identificar y representar los procesos

El primer paso consiste en elaborar un inventario de los procesos que se desarrollan en la empresa y clasificarlos según su función. Esta fase permite conocer cómo se organiza realmente el trabajo y detectar posibles diferencias entre los procedimientos definidos y la práctica diaria.

La representación posterior facilita tener una visión común y sirve como punto de partida para analizar las relaciones entre procesos.

2. Definir responsables e indicadores

Cada proceso debe contar con responsables claramente identificados. También es necesario establecer qué resultados se esperan y cómo se van a medir.

Los indicadores pueden estar relacionados, entre otros aspectos, con el tiempo empleado, los costes, el número de incidencias, la calidad del resultado o la satisfacción de las personas implicadas. La selección debe ser suficientemente concreta para facilitar el seguimiento sin generar una carga administrativa innecesaria.

3. Analizar y mejorar

Una vez identificados los procesos y sus indicadores, llega el momento de localizar los puntos que pueden optimizarse. La mejora de procesos puede implicar eliminar tareas redundantes, simplificar procedimientos, redistribuir responsabilidades o introducir herramientas digitales.

No todos los procesos necesitan transformarse al mismo tiempo. Es recomendable priorizar aquellos que tengan mayor impacto sobre los objetivos de la empresa o presenten problemas recurrentes.

4. Revisar los resultados

La implantación no termina cuando se modifica un procedimiento. Es necesario comprobar si los cambios han producido los resultados esperados y realizar nuevos ajustes cuando sea necesario.

De esta manera, el análisis de los procesos se convierte en una práctica continua que permite adaptar la organización cuando cambian sus objetivos, recursos o necesidades.

Ejemplo de gestión basada en procesos en una empresa

Un ejemplo puede encontrarse en la incorporación de una nueva persona a una empresa. El proceso puede comenzar con la identificación de la necesidad de contratación y continuar con la definición del puesto, selección de candidatos, contratación, preparación de los recursos necesarios y llegada del nuevo empleado.

Si cada etapa se gestiona de forma independiente, pueden aparecer retrasos: una incorporación puede producirse sin que el equipo tenga preparada la documentación, los accesos o el puesto de trabajo. Analizar el proceso completo permite identificar estos puntos de conexión, asignar responsables y establecer indicadores para comprobar cuánto tiempo requiere cada fase.

Así, una actividad cotidiana puede analizarse como un proceso completo y no como una suma de tareas aisladas.

Conclusión

La gestión por procesos ofrece a las empresas una forma de comprender cómo se desarrolla realmente su actividad, qué relación existe entre sus distintas áreas y dónde pueden aparecer oportunidades de optimización. Su aplicación requiere identificar los procesos, definir responsables e indicadores, analizar resultados y mantener una revisión continua. Más que un procedimiento puntual, constituye una forma de organizar y mejorar el funcionamiento de la empresa.