Cómo mejorar la eficiencia en el teletrabajo

Trabajar online está muy lejos de trabajar en una oficina, con colegas y compañeros de trabajo siempre disponibles cerca para apoyarnos, si es necesario. La buena noticia, sin embargo, es que desafíos como la gestión del tiempo, la productividad en línea y conseguir el bienestar laboral en línea no son insuperables.

Capacitar a los empleados para trabajar de forma remota

Puede resultar una sorpresa para muchos líderes de equipos virtuales, pero es posible que sus empleados estrella en el “mundo real” sufran enormes pérdidas de eficiencia y productividad en línea. Esto se debe a que no están acostumbrados a teletrabajar y también a que trabajar online tiene un conjunto único de distracciones, que no saben cómo reconocer y solucionar fácilmente.

En este artículo, exploraremos las principales fórmulas para de maximizar la gestión del tiempo, la productividad en línea y la eficiencia de la fuerza laboral remota.

Tutorial de capacitación remota paso a paso

Para que esta capacitación sea un éxito, es importante brindarles a los empleados un recorrido completo de lo que deben esperar de la capacitación. Lanzar iniciativas de capacitación “en frío” podría dejar a algunos empleados, especialmente a aquellos nuevos en el teletrabajo, con dificultades para mantenerse al día.

Cosas para considerar:

• Decidir su modo de impartición: sincrónico versus asincrónico, dirigido por un instructor versus combinado.
• Crear una lista detallada de objetivos de formación.
• Resaltar las expectativas (asistencia mínima obligatoria, envío regular de tareas, participación total en las deliberaciones del grupo, etc.).
• Enviar los aspectos más destacados/resumen del curso varias semanas antes del inicio.
• Asegurarse de que todos los participantes tengan perfiles y credenciales de inicio de sesión funcionales varios días antes de la fecha planificada del recorrido.
• No iniciar el “modo recorrido” inmediatamente. Realizar una ronda de “rompehielos virtuales” para presentar al equipo y animar el ambiente antes de comenzar.

Asignar un mentor a los nuevos empleados remotos

Los empleados que nunca antes han trabajado online podrían considerar que se trata de un cambio de paradigma al que adaptarse. Por lo tanto, para que la capacitación de los empleados remotos sea un éxito, es útil que cada nuevo teletrabajador cuente con un experto de la empresa que lo oriente o guíe durante el proceso de trabajo remoto, de manera que aumente el bienestar laboral en línea.

Cosas para considerar:

• Identificar formalmente (nombre, título/función, información de contacto, etc.) a las personas que actuarán como mentores.
• Establecer reglas/límites de tutoría (cuándo contactar; cómo [correo electrónico, mensajes de texto, chat de voz, videollamadas], frecuencia del contacto).
• Establecer los roles, responsabilidades y deberes que definen claramente la relación mentor/aprendiz.

Programar controles frecuentes

Se debe hacer esto a nivel de equipo, así como para cada trabajador individual, y evaluar cómo les está yendo tanto a nivel profesional como personal. El desafío más singular de toda actividad virtual, incluida la capacitación del personal para trabajar online, es el aislamiento social. Los registros ayudan a los trabajadores remotos a tener un sentido de comunidad. Si se ignora a esos trabajadores durante demasiado tiempo, podría afectar la salud y el bienestar laboral en línea y ser un lastre para la productividad en línea.

Cosas para considerar:

• Realizar controles frecuentes para “mantenerse en contacto” con el equipo virtual.
• Además de las actualizaciones profesionales, asegurarse de evaluar también su bienestar personal.
• Cuando los controles se convierten en sesiones de trabajo completas, a veces es más productivo pedir a miembros específicos del equipo que se reagrupen en sesiones de trabajo.
• Es posible que algunos trabajadores remotos no se sientan cómodos exponiendo sus “lados personales” a todos en una reunión virtual; por lo tanto, tengamos en cuenta eso.
• Dejar la puerta abierta para que los empleados individuales soliciten un contacto más frecuente o se comuniquen con nosotros en entornos privados individuales para discutir temas individuales, ya sean personales o profesionales.

Supervisar la participación y el rendimiento de los alumnos

Como administrador de equipo remoto que capacita a su equipo para trabajar en línea, no tendrá el mismo nivel de visibilidad sobre su personal que si estuviéramos en una oficina física. Por lo tanto, es fácil ignorar a los alumnos durante períodos prolongados, lo que da como resultado su desinterés, una mala gestión del tiempo y un bajo rendimiento.

Cosas para considerar:

• El compromiso y el desempeño van de la mano. Para garantizar que la capacitación laboral online logra ambos objetivos, debemos asegurarnos de que los participantes “capten el programa” (es decir, comprendan sus metas y objetivos) y “se adhieran al programa” (es decir, cumplan con sus funciones y responsabilidades como estudiantes remotos).
• No seamos un entrenador pasivo. Prestemos atención a lo que hacen los alumnos online, lo que dicen y cómo se expresan, interactúan con nosotros y se comunican con otros miembros del equipo.
• Es importante que los formadores comprendan que no todos los trabajadores a distancia son iguales. Es posible que algunos no acepten la interacción remota; otros podrían no ser buenos en autogestión y regulación. Detectemos esas tendencias y ofrezcamos consejos/estrategias para abordar esas deficiencias.

Gestión del tiempo cuando se trabaja desde casa

Aunque es posible que esté capacitando al personal para que desempeñe las mismas funciones, aunque online, que lo harían si estuvieran en la oficina, el tiempo que lleva realizar ese trabajo puede diferir considerablemente. Algunas tareas pueden requerir más tiempo porque el personal no sabe cómo trabajar con equipos remotos. Otras tareas pueden retrasarse porque las personas que las realizan no tienen las habilidades adecuadas para la gestión del tiempo o carecen de destreza con las herramientas en línea.

Cosas para considerar:

• Asegurarnos de que sepan cómo utilizar las herramientas (aplicaciones, software, sistemas, equipos) del oficio.
• Capacitar a los empleados para priorizar el trabajo.
• Enseñarles cómo realizar un seguimiento de los proyectos, especialmente si el equipo remoto trabaja en varias tareas simultáneamente.
• Ayudarlos a perfeccionar sus habilidades multitarea.
• Animarlos a delegar algunas tareas a otros colegas que puedan estar mejor capacitados para realizarlas.
• Como parte de su capacitación, incluyamos consejos y técnicas para mantenerse concentrado, prestar atención a la gestión del tiempo y evitar distracciones cuando trabaje de forma remota.

Consejos de productividad en línea: encontremos la mentalidad productiva

Trabajar en espacios de trabajo formales (es decir, “en la oficina”) brinda a los empleados numerosas vías para mantenerlos concentrados y productivos. Estas incluyen comunicarse con colegas cercanos con desafíos similares o utilizar “descansos comunitarios” (como en una cafetería o área de almuerzo) para conectarse con compañeros de trabajo. Desafortunadamente, trabajar online no ofrece esas oportunidades. La formación de trabajadores remotos debe ofrecer a los empleados consejos y técnicas sobre cómo establecer un estado de ánimo que conduzca a una productividad en línea óptima.

Cosas para considerar:

• Rituales de inicio del día: meditación y planificación y priorización de la jornada laboral.
• Durante el día: gestionar su bandeja de entrada; atender llamadas y solicitudes de reuniones, incluidas las no programadas. Estrategias de tiempo libre para aliviar el estrés, como descansos regulares para estirarse o ejercicios en el escritorio.
• Rituales al final del día: consultar listas de tareas pendientes, revisar las tareas/prioridades del día siguiente.
• Consejos generales de productividad en línea: preparación antes de reuniones/sesiones de trabajo, ocuparse de asuntos personales si es necesario, tomarse un "tiempo de tranquilidad" para concentrarse en los elementos de su lista de tareas.

Trabajar en remoto está muy lejos de trabajar en una oficina, con colegas y compañeros de trabajo siempre disponibles cerca para apoyarlo, si es necesario. La buena noticia, sin embargo, es que estos desafíos no son insuperables. Hay muchas maneras de abordarlos y mejorar la gestión del tiempo, la productividad en línea y el bienestar en línea de los teletrabajadores.