Externalización de recursos humanos: cuándo puede ayudar a una pyme

La externalización de recursos humanos para pymes puede ser una alternativa para aquellas empresas que necesitan profesionalizar determinadas funciones sin crear o ampliar un departamento interno. Selección, formación, administración laboral o consultoría son algunas de las áreas que pueden contar con apoyo externo. La clave está en identificar qué necesidades tiene la empresa y qué procesos pueden gestionarse de forma más eficiente con especialistas externos.

Qué es la externalización de recursos humanos

La externalización de recursos humanos consiste en recurrir a un proveedor especializado para gestionar determinadas funciones relacionadas con las personas y la organización. En lugar de asumir todas estas tareas internamente, la empresa delega procesos concretos o solicita apoyo especializado cuando lo necesita.

Para una pyme, esta opción puede resultar especialmente relevante cuando los recursos internos son limitados o cuando determinadas funciones requieren conocimientos que no están disponibles dentro de la organización.

Qué funciones puede externalizar una pyme

No es necesario externalizar toda la gestión de personas. Una empresa puede recurrir a servicios externos para necesidades concretas, como la selección de candidatos, la formación, la administración laboral o el diseño de determinadas políticas de recursos humanos.

También puede contar con apoyo especializado para proyectos puntuales, como procesos de crecimiento, reorganizaciones o implantación de nuevas herramientas y procedimientos.

¿Cuándo puede ayudar a una pyme?

Las pymes tienen un peso determinante en el tejido empresarial español: según Emprendedores, generan el 72 % del empleo y el 65 % del PIB empresarial. Además, el 94,4 % son microempresas de menos de 10 empleados, una dimensión que puede limitar los recursos disponibles para asumir internamente determinadas funciones.

La externalización de recursos humanos para pymes puede tener sentido en diferentes situaciones. No existe un único modelo válido: la conveniencia depende del tamaño de la empresa, sus recursos y las necesidades que tenga en cada momento.

Cuando no existe un equipo de RR. HH. interno

Muchas pequeñas empresas no disponen de un departamento específico de recursos humanos. En estos casos, la gestión de personas puede recaer sobre la dirección u otros profesionales que deben compaginar estas tareas con sus responsabilidades habituales.

Contar con especialistas externos permite acceder a conocimientos y recursos específicos sin necesidad de incorporar una estructura interna dedicada exclusivamente a estas funciones.

Cuando determinados procesos consumen demasiado tiempo

La selección, la gestión administrativa o la organización de determinadas acciones de formación pueden requerir una dedicación considerable. Si estas tareas restan tiempo a otras actividades estratégicas, recurrir a un proveedor externo puede ayudar a distribuir mejor los recursos disponibles.

El objetivo no tiene por qué ser delegar toda la función de RR. HH., sino identificar aquellas actividades que pueden gestionarse de forma más eficiente fuera de la empresa.

Cuando la empresa está creciendo

El crecimiento puede aumentar rápidamente las necesidades relacionadas con las personas. Más contrataciones, nuevos equipos o cambios en la organización pueden exigir procesos que antes no eran necesarios.

En este contexto, el outsourcing para pymes puede aportar flexibilidad para ampliar determinados servicios cuando la empresa los necesita, sin que tenga que asumir desde el principio una estructura interna permanente.

Cuando se necesita conocimiento especializado

Algunas decisiones o proyectos requieren experiencia específica. Puede ocurrir, por ejemplo, al diseñar procesos de selección, establecer políticas de personas o abordar determinados cambios organizativos.

En estos casos, recurrir a profesionales externos permite incorporar conocimiento especializado para una necesidad concreta y adaptar el nivel de apoyo a la situación de la empresa.

Qué ventajas puede aportar

Los servicios de RR. HH. para pymes pueden aportar diferentes beneficios cuando responden a una necesidad real de la organización.

Acceso a profesionales especializados

Una de las principales posibilidades es contar con especialistas en áreas que la empresa no puede cubrir internamente. Esto permite acceder a experiencia y metodologías específicas sin tener que desarrollar todos esos recursos dentro de la propia organización.

Mayor eficiencia y flexibilidad

La externalización de procesos puede ayudar a concentrar los recursos internos en aquellas actividades que forman parte del negocio principal. Además, permite adaptar el nivel de servicio a las necesidades de cada momento.

Optimización de recursos

Externalizar determinadas funciones también puede facilitar una planificación más ajustada de los recursos. La comparación no debe hacerse únicamente entre el precio del proveedor y el salario de un profesional interno, sino teniendo en cuenta también herramientas, tiempo de dedicación, especialización y otros costes asociados.

Profesionalización de la gestión de personas

Contar con apoyo especializado puede contribuir a estructurar procesos que hasta entonces se gestionaban de manera informal. Esto puede ser especialmente relevante a medida que la empresa crece y aumenta el número de empleados.

¿Qué debe valorar una pyme antes de externalizar?

Antes de contratar un servicio, es importante analizar qué necesidades tiene realmente la organización. La gestión de recursos humanos en pymes no tiene por qué externalizarse por completo: en muchos casos puede ser más adecuado combinar recursos internos y externos. Para conocer algunas claves para profesionalizar esta gestión y acompañar el crecimiento de una pequeña o mediana empresa, puedes consultar Gestión de recursos humanos en pymes: claves para crecer sin perder eficiencia.

Identificar qué procesos necesita

El primer paso consiste en determinar qué tareas generan una mayor carga interna, cuáles requieren conocimientos especializados y cuáles pueden seguir gestionándose dentro de la empresa.

Valorar costes y recursos

La decisión debe considerar tanto el coste económico como el tiempo que actualmente dedica la empresa a estas funciones. También conviene valorar si el servicio puede aportar herramientas, experiencia o capacidad que sería difícil desarrollar internamente.

Analizar al proveedor

La experiencia con pymes, la especialización, la capacidad de adaptación y la metodología de trabajo son aspectos relevantes al comparar proveedores. No todas las empresas necesitan el mismo nivel de acompañamiento.

Mantener la coordinación interna

Externalizar una función no significa desvincularse de ella. La empresa debe conservar el control sobre las decisiones relacionadas con sus personas, objetivos y cultura. En determinadas situaciones, una consultoría de RR. HH. puede complementar los recursos internos sin sustituirlos.

Externalizar RR. HH. según las necesidades de cada pyme

La externalización de recursos humanos para pymes puede ser una herramienta útil cuando permite resolver necesidades concretas, acceder a conocimiento especializado o liberar recursos internos. Su valor dependerá de qué funciones se externalicen, en qué momento y con qué objetivos.

Por ello, antes de tomar una decisión conviene analizar la situación actual de la empresa, identificar los procesos que pueden beneficiarse de apoyo externo y elegir un modelo que pueda adaptarse a su evolución.