กลยุทธ์การสรรหาดีแค่ไหน รู้ได้ด้วย Recruitment Dashboard
June 19, 2023 - 12:00 AM
Data
เป็นสิ่งที่มูลค่าไม่เว้นแม้กระทั่งในงาน
HR
อย่างเรา ๆ โดยเฉพาะในงานสรรหา การใช้ข้อมูลเกี่ยวกับแหล่งที่มาของผู้สมัคร ระยะเวลาที่ใช้สรรหา และเงินที่ใช้ในการสรรหา หรือที่เราเรียกว่าการทำงานแบบ
data-driven
จะช่วยทำให้
recruiter
สามารถวางกลยุทธ์ในการสรรหาได้แม่นยำขึ้นไม่ต่างจากนักการตลาด ทุกวันนี้องค์กรจำนวนไม่น้อยจึงต้องการ
recruiter
ที่เก็บ วิเคราะห์ และนำเสนอข้อมูลเป็น ซึ่งตัวช่วยที่สำคัญที่ทำให้เรื่องข้อมูลเป็นเรื่องง่ายก็คือ
recruitment dashboard
นั่นเอง
Recruitment dashboard คืออะไร? และดีอย่างไร?
Recruitment dashboard
คือเครื่องมือที่นำเสนอ
metric
หรือตัวชี้วัดต่าง ๆ ของการสรรหาบุคลากรในรูปแบบของแผนภาพที่เข้าใจง่าย ซึ่งจะทำให้เห็นคุณภาพของกระบวนการสรรหาที่ผ่านมาว่ามีจุดไหนบ้างที่เป็นปัญหาและโอกาส เพื่อให้
HR
ปรับทิศทางการสรรหาได้ถูกต้อง เช่น สามารถใช้จ่ายได้มีประสิทธิภาพมากที่สุด ใช้เวลาในการสรรหาน้อยลง และยังได้ผู้สมัครที่มีคุณภาพตรงตามที่ต้องการมากขึ้น หรือเรียกว่าการทำงานแบบมีกลยุทธ์เพื่อให้องค์กรได้รับผลประโยชน์สูงสุด นอกจากนี้ยังเหมาะกับการใช้เป็นรีพอร์ตเพื่อนำเสนอผู้บริหารอีกด้วย
ตัวอย่าง
metric
ที่น่าสนใจสำหรับใส่ใน
dashboard
1.Time to Hire
ตัวชี้วัดเพื่อดูระยะเวลาที่ใช้ตลอดทั้งกระบวนการในการจ้างงาน 1
ตำแหน่ง โดยปัจจัยที่ส่งผลต่อตัวชี้วัดนี้มีทั้งปัจจัยภายใน และปัจจัยภายนอก ทำให้ค่าเฉลี่ยของแต่ละองค์กร แต่ละตำแหน่ง แต่ละช่วงเวลา แตกต่างกันไป แต่ก็ควรใช้เวลาให้น้อยที่สุดหรือไม่นานเกิน
50
วัน
2.Cost per hire
ตัวชี้วัดเพื่อดูต้นทุนในการจ้างงาน 1
ตำแหน่งในช่วงประกาศรับสมัครไปจนถึงก่อน
onboarding
การคำนวณ
cost per hire
จึงไม่รวมเงินเดือนของตำแหน่งนั้น ๆ
3.Sourcing Channel Effectiveness
ตัวชี้วัดเพื่อดูจำนวนผู้สมัครที่ได้จากแต่ละช่องทางที่ใช้ประกาศรับสมัคร โดยวัดได้ 2
แบบคือนับจำนวนผู้สมัครทั้งหมด หรือนับเฉพาะจำนวนผู้สมัครที่มีคุณสมบัติตรงตามที่องค์กรต้องการ
(quality candidate)
4.Quality of Hire
ตัวชี้วัดเพื่อดูคุณภาพของผู้สมัครที่ผ่านการคัดเลือกและได้ทดลองงานเป็นระยะเวลาหนึ่ง ว่าพนักงานคนนั้นมีความเหมาะสมกับตำแหน่งและสามารถสร้างคุณค่าให้กับองค์กรอย่างแท้จริงได้มากแค่ไหน เพื่อสะท้อนคุณภาพของกระบวนคัดเลือก หรือเรียกอีกชื่อหนึ่งว่า Hiring Manager Satisfaction Rate
ข้อควรรู้ในการสร้าง dashboard
1.ใช้เครื่องมือที่เหมาะสมที่คุณถนัด
คุณสามารถสร้าง dashboard ได้ด้วยเครื่องมือทั่วไปอย่าง Microsoft Excel และ Google Sheets ที่มีฟังก์ชันการคำนวณตัวเลขและแปลงข้อมูลให้เป็นภาพแบบครบจบ อาจใช้เวลาสร้างและผูกสูตรมากหน่อยในครั้งแรก แต่หลังจากนั้นก็จะใช้ได้เรื่อย ๆ หรืออีกหนึ่งทางเลือกหากรู้สึกว่าไม่อยากเริ่มต้นสร้างทั้งหมดด้วยตัวเอง ก็คือการเลือกซื้อโปรแกรม dashboard สำเร็จรูปที่ดูแล้วใช้งานได้ง่าย
2.ทำความเข้าใจการแปลงข้อมูลเป็นภาพ
ลองคิดดูว่าข้อมูลนี้ควรนำเสนอแบบไหน เช่น ถ้าต้องการโชว์สัดส่วนของกลุ่มต่าง ๆ ที่รวมกันเป็น 100% เช่น สัดส่วนพนักงานทั้งหมดในองค์กรแยกตาม เพศ อายุ หรือเชื้อชาติ การใช้แผนภูมิวงกลม (Pie chart) ก็จะเหมาะ เพราะทำให้เห็นสัดส่วนของแต่ละกลุ่มชัดเจน หรือการดูเทรนด์เพิ่มขึ้นลดลงในแต่ละเดือนก็อาจจะใช้กราฟแท่ง (Bar chart) หรือถ้าต้องการแสดงขั้นตอนพร้อมสัดส่วน เช่น จำนวนผู้สมัครที่ลดลงในแต่ละขั้นตอนของการสรรหา ก็เหมาะจะใช้แผนภูมิรูปกรวย (Funnel chart) เป็นต้น
3.
เลือกเฉพาะ
metric
ที่คุณให้ความสำคัญ
ข้อนี้สำคัญมาก เพราะจุดเด่นหนึ่งที่ทำให้ dashboard มีประโยชน์คือความเข้าใจง่าย ซึ่งการใส่ข้อมูลเยอะเกินไปจะทำให้เข้าใจยาก แม้ว่าคุณจะเข้าใจ dashboard ที่ตัวเองทำ แต่อย่าลืมว่าผู้บริหารที่มาดูก็ต้องเข้าใจด้วย ดังนั้นให้ใส่เฉพาะ metric ที่อยากโฟกัส โดยเมื่อลองใช้ไประยะหนึ่งแล้วรู้สึกว่า metric อันไหนไม่ค่อยได้ดู ก็อาจจะค่อย ๆ ลบออกไป
4.
กำหนดช่วงเวลาที่เหมาะสมในการอัปเดตแต่ละ
metric
Metric แต่ละอันมีความถี่ที่เหมาะกับการอัปเดตไม่เท่ากัน บาง metric ควรอัปเดตทุกเดือน เช่น Retention Rate และ Turnover Rate ในขณะที่บาง metric อัปเดตแค่ไตรมาสละครั้งก็โอเคแล้ว เพราะจะได้ไม่เสียเวลาเก็บข้อมูลบ่อยเกินไป หรืออาจจะไม่ได้มีการเปลี่ยนแปลงบ่อย เช่น Quality of Hire และ Employee Referral
อย่าลืมว่า การจะใช้ Recruitment dashboard ให้เกิดประโยชน์จริง ๆ นั่นคือการนำข้อมูลที่วิเคราะห์ได้มา take action เพื่อสร้าง impact ให้องค์กร