สลิปเงินเดือนกับหนังสือรับรองเงินเดือนต่างกันอย่างไร? ขอที่ใคร? ใช้ทำอะไรได้บ้าง?

เวลาทำธุรกรรมการเงินต่างๆ หรือกระทั่งสมัครงาน คุณน่าจะเคยได้รับคำขอสลิปเงินเดือนหรือหนังสือรับรองเงินเดือน และแม้จะมีชื่อเรียกที่คล้ายกัน รู้หรือไม่ว่าสองสิ่งนี้ใช้แทนกันไม่ได้ เพื่อหลีกเลี่ยงความสับสนและช่วยให้คุณเตรียมเอกสารอย่างมั่นใจมากขึ้น เรามาทำความเข้าใจสลิปเงินเดือนและหนังสือรับรองเงินเดือนกันให้มากขึ้นกันดีกว่า!

สลิปเงินเดือนกับหนังสือรับรองเงินเดือนต่างกันอย่างไร?

• สลิปเงินเดือน (Payslip) คือเอกสารที่บริษัทออกให้เพื่อแสดงรายได้สุทธิที่เราได้รับในแต่ละเดือน โดยสลิปเงินเดือนจะแจกแจงทั้งส่วนที่เป็นรายรับ เช่น เงินเดือน ค่าล่วงเวลา (OT) ค่าคอมมิชชัน โบนัส รวมถึงค่าใช้จ่ายรายการอื่นๆ ที่ถูกหักออกไป เช่น ค่าประกันสังคม ค่าหักภาษี ณ ที่จ่าย ค่ากองทุนสำรองเลี้ยงชีพ
• ส่วน หนังสือรับรองเงินเดือนหรือ ใบรับรองเงินเดือน (Certificate of Employment) คือเอกสารที่เป็นหลักฐานรับรองว่า เราทำงานที่องค์กรไหน รายได้เท่าไร อายุงานกี่ปี แต่จะไม่ได้แสดงรายรับและรายการหักโดยละเอียดเหมือนสลิปเงินเดือน

สลิปเงินเดือนและหนังสือรับรองเงินเดือนใช้ทำอะไรได้บ้าง?

สลิปเงินเดือนและหนังสือรับรองเงินเดือนสามารถใช้เป็นหลักฐานสำคัญในการประกอบธุรกรรมต่างๆ ทางการเงิน เช่น

• การขอบัตรเครดิต
• การทำสินเชื่อหรือยื่นกู้กับธนาคาร
• การใช้เป็นหลักฐานประกอบการค้ำประกัน
• รวมถึงการใช้เป็นหลักฐานประกอบการสมัครงานกรณีที่องค์กรที่เราสมัครต้องการหลักฐานเพื่อยืนยันเงินเดือนหรือยืนยันว่าได้เคยทำงานกับบริษัทนี้จริง
• การใช้เป็นหลักฐานประกอบการเรียกร้องค่าเสียหายหรือค่าสินไหมทดแทนในชั้นศาล เป็นต้น

ทำธุรกรรมต้องใช้สลิปเงินเดือนหรือหนังสือรับรองเงินเดือน?

การทำธุรกรรมกับบางหน่วยงานอาจใช้เพียงสลิปเงินเดือน บ้างก็อาจใช้เพียงหนังสือรับรองเงินเดือน หรือบางหน่วยงานอาจใช้ทั้งสองอย่าง ขึ้นอยู่กับนโยบายของแต่ละที่ว่าอีกฝ่ายว่าต้องการหลักฐานอะไรบ้าง อย่างเช่น การสมัครบัตรเครดิตของแต่ละธนาคารก็มีรายละเอียดหลักฐานที่ต้องใช้แตกต่างกัน ดังนั้นก่อนทำธุรกรรมควรถามเจ้าหน้าที่ให้แน่ใจว่าต้องใช้หลักฐานอะไรบ้างเพื่อที่เราจะได้เตรียมล่วงหน้าได้ถูกต้อง

สลิปเงินเดือนและหนังสือรับรองเงินเดือนขอที่ใคร?

โดยทั่วไป สลิปเงินเดือนเป็นเอกสารที่ทางผู้ประกอบการหรือบริษัทออกให้กับลูกจ้างหรือพนักงานของบริษัทอยู่แล้วเพื่อเป็นหลักฐานในการชำระค่าจ้าง บริษัทมักมอบสลิปเงินเดือนให้พนักงานทุกเดือนในวันเงินเดือนออก ปัจจุบันนิยมส่งสลิปเงินเดือนในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ผ่านทางอีเมล ซึ่งสามารถสืบค้นย้อนหลังได้ง่าย ไม่สูญหาย และปรินท์ออกมาได้เมื่อต้องการใช้ อย่างไรก็ตาม บางบริษัทก็อาจยังมอบสลิปเงินเดือนแบบที่เป็นกระดาษคาร์บอนอยู่  แต่หากคุณไม่เคยได้รับสลิปเงินเดือนมาก่อน คุณต้องควรแจ้งฝ่ายบุคคลให้ทราบเพื่อให้ดำเนินการออกสลิปเงินเดือนให้ เพราะสลิปเงินเดือนจะช่วยให้เราทราบว่าในแต่ละเดือน เรามีรายได้เท่าไรและโดนหักอะไรไปบ้าง เพื่อเป็นการ double-check ตรวจสอบความถูกต้องของรายการต่างๆ ให้แน่ชัดอีกที

สำหรับหนังสือรับรองเงินเดือนนั้น บริษัทจะออกให้เมื่อพนักงานร้องขอเท่านั้น โดยสามารถขอที่ฝ่ายบุคคล ซึ่งระยะเวลาดำเนินการอาจแตกต่างไปตามแต่ละบริษัท

ปิดท้าย

ไม่ว่าจะเป็นการขอสินเชื่อ สมัครงานใหม่ หรือจัดการเรื่องทางกฎหมาย การเตรียมเอกสารให้ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสมถือว่ามีชัยไปกว่าครึ่ง หากเราเข้าใจความแตกต่างระหว่างสลิปเงินเดือนและหนังสือรับรองเงินเดือน รู้ว่าเอกสารเหล่านี้ขอจากที่ไหน ใช้เพื่ออะไร และจัดเก็บให้เป็นระเบียบ เราก็จะสามารถใช้สลิปเงินเดือนและหนังสือรับรองเงินเดือนเป็นเครื่องยืนยันความน่าเชื่อถือทางอาชีพและการเงินได้อย่างมั่นใจ