8 คำถามที่ควรมีใน Employee Engagement Survey

การรับรู้ความรู้สึกของพนักงานที่มีต่อบริษัทว่ามีความพึงพอใจและไม่พึงพอใจเรื่องใดบ้าง เป็นจุดเริ่มต้นที่ดีหากต้องพัฒนานโยบายการบริหารบุคคลให้ถูกทาง ซึ่ง Employee Engagement Survey เป็นวิธีหนึ่งที่ทำได้ง่ายและได้ผลดี มาดูกันว่าเป็นอย่างไร

เทคนิคการทำ Employee Engagement Survey

1. เป็นแบบสอบถามที่ไม่ระบุตัวตน

เพื่อให้พนักงานรู้สึกสบายใจที่จะตอบ และทำให้เราได้คำตอบที่จริงใจที่สุด จึงไม่ควรมีช่องให้ระบุตัวตนในแบบสอบถาม ไม่ว่าจะเป็นชื่อ ตำแหน่ง หรือแผนกก็ตาม

2. 5 นาที 1 สัปดาห์ 1 ปี เป็นเวลาที่กำลังดี

ก่อนลงมือคิดแบบสอบถาม ให้ตั้งเป้าหมายไว้ว่าพนักงานไม่ควรต้องใช้เวลาในการทำแบบสอบถามนานเกินไป เวลาที่เหมาะสมที่สุดคือไม่เกิน 5-7 นาที หรือประมาณ 7-15 คำถาม เพราะถ้ามากกว่านี้พนักงานบางคนอาจรู้สึกไม่สะดวกที่จะทำ หรืออาจทำให้คำถามข้อท้าย ๆ ได้คำตอบไม่ตรงจริงนักเพราะคนเริ่มเบื่อแล้ว การกำหนดเวลาให้ตอบแบบสอบถามประมาณ 1-2 สัปดาห์ ถือว่ากำลังดี ส่วนความถี่โดยปกติมักจะทำทุก 1 ปี แต่ก็สามารถเพิ่มความถี่เป็นทุก 1-2 ไตรมาสก็ได้ ขึ้นอยู่กับแผนพัฒนาบริษัทของคุณ

3. กำหนด range ความพึงพอใจให้กว้างมากพอ

การกำหนดความพึงพอใจแค่จาก 1 ถึง 5 อาจไม่ดีพอสำหรับ Employee Engagement Survey เนื่องจากพนักงานที่ยังอยู่กับบริษัทส่วนใหญ่ก็น่าจะพอใจมากกว่าไม่พอใจ คำตอบที่ได้จึงน่าจะเอนไปทางพอใจซะมากกว่าและมีตัวเลือกไม่มาก แค่ 5 4 หรือ 3 ดังนั้นการใช้ range 7 หรือ 10 น่าจะทำให้ได้ข้อมูลที่ละเอียดมากกว่า นอกจากนี้หากทุกข้อสามารถใช้ range เท่ากันได้ก็จะง่ายต่อการเปรียบเทียบเปรียบเทียบ โดยใช้วิธีปรับคำอธิบายสูงสุดและต่ำสุดให้เข้ากับคำถาม เช่น ไม่เห็นด้วยเลย - เห็นด้วยมากที่สุด ไม่เคยเลย - บ่อยที่สุด น้อยที่สุด - มากที่สุด เป็นต้น

4. เพิ่มความน่าสนใจด้วย multiple choices

นอกเหนือไปจากคำถามแบบ scale การใช้คำถามแบบปลายเปิดเพื่อให้ได้คำอธิบาย และ multiple choices ก็เป็นวิธีที่ดี เช่น หากบริษัทกำลังมีไอเดียจะพัฒนาสวัสดิการบางอย่างอยู่แล้วแต่ไม่แน่ใจว่าคนจะชอบแบบไหนมากที่สุด ก็ทำเป็นตัวเลือก และถามไปว่า ‘ คุณชื่นชอบสวัสดิการใดต่อไปนี้มากที่สุด ’

5. ถามให้ตรงจุด

หากคิดคำถามไม่ออก ให้ลองนึกถึงปัจจัยที่จะส่งผลต่อความพึงพอใจของพนักงานว่ามีเรื่องอะไรบ้าง แล้วนำมาเปลี่ยนเป็นคำถาม เช่น นโยบาย วัฒนธรรมองค์กร การเป็นส่วนหนึ่ง การได้รับการสนับสนุน โอกาสก้าวหน้า ผลตอบแทน รูปแบบการทำงาน เพื่อนร่วมงาน เป็นต้น

6. อย่าตั้งคำถามที่แก้ไม่ได้

การทำ survey เหมือนเป็นการบอกเป็นนัยว่าบริษัทอยากรู้จุดบกพร่องต่าง ๆ เพื่อนำไปพัฒนา ดังนั้นอย่าตั้งคำถามที่คิดว่าจะแก้ไม่ได้หากได้คะแนนความพึงพอใจต่ำ เช่น คุณมีเพื่อนที่ดีในที่ทำงานใช่หรือไม่ คุณชอบหัวหน้าใช่หรือไม่ หัวหน้าห่วงใยคุณใช่หรือไม่

ตัวอย่างคำถามที่ควรมีใน Employee Engagement Survey

1. คุณมีความสุขกับการทำงานแค่ไหน

เป็นคำถามพื้นฐานที่ตรงไปตรงมาที่สุดที่ทำให้เราได้รู้ว่าความสุขมวลรวมของบริษัทตอนนี้มากน้อยประมาณไหน ความสุขของพนักงานเป็นเรื่องสำคัญเพราะส่งผลต่อความ productive ในการทำงาน พนักงานที่ไม่มีความสุขอาจทำให้บรรยากาศการทำงานเสีย หรืออาจส่งต่อความรู้สึกแย่ ๆ หรือการให้บริการที่ไม่ดีไปสู่ลูกค้า และท้ายที่สุดก็ส่งผลต่อ turnover rate ขององค์กร ดังนั้นหากคะแนนข้อนี้ต่ำ ให้ดูคำตอบในคำถามที่เกี่ยวกับข้อเสนอแนะในข้อสุดท้ายว่าส่วนใหญ่ติดปัญหาเรื่องอะไร แล้วองค์กรจะช่วยแก้ไขได้หรือไม่ อย่างไร

2. คุณรู้สึกมี work-life balance แค่ไหน

การเช็ค work-life balance สามารถบอกได้ถึง workload ว่าสมเหตุสมผลหรือเปล่า การสนับสนุนให้พนักงานมี work-life balance ช่วยลดความรู้สึก burn out จากการที่ไม่มีเวลาสำหรับพาร์ทอื่นในชีวิต ผลสำรวจหลายสำนักต่างพบว่าบริษัทที่มีวัฒนธรรมองค์กรที่ให้ความสำคัญกับ work-life balance เป็นบริษัทที่คนทำงานในยุคนี้มองหาและอยากอยู่ไปนาน ๆ

3. คุณมีโอกาสได้เรียนรู้และเติบโตไปพร้อมกับบริษัทแค่ไหน

อย่างที่เราพูดมาเสมอว่าความก้าวหน้าเป็นปัจจัยอันดับต้น ๆ ที่ทำให้พนักงานอยากอยู่ในบริษัทต่อไป จึงเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องทราบ ว่าพนักงานแต่ละคนรู้สึกว่าพวกเข้าได้รับการพัฒนา และมี career path ที่ชัดเจนหรือไม่ หรือบริษัทขาดตกบกพร่องในด้านการฝึกอบรม หรือการพูดคุยเรื่องเป้าหมายในงานหรือไม่

4. คุณเข้าใจ missions / visions / core values ของบริษัทหรือไม่

โดยทั่วไปแล้ว พันธกิจ วิสัยทัศน์ และค่านิยมหลักขององค์กร อาจเป็นสิ่งที่พนักงานเข้าใจและให้ความสำคัญน้อยกว่ากฏระเบียบ แต่หากพนักงานเข้าใจเรื่องเหล่านี้และแสดงออกได้ถูกต้อง ก็น่าจะช่วยให้บริษัทเติบโตไปในเป้าหมายที่กำหนดไว้ได้ดีขึ้น ดังนั้นหากข้อนี้ได้คะแนนไม่ดีนัก ก็ถึงเวลาที่องค์กรต้องหาวิธีสื่อสารเรื่องนี้ให้ดียิ่งขึ้น

5. เมื่องานของคุณประสบความสำเร็จ คุณได้รับการชื่นชมบ่อยแค่ไหน

เป็นคำถามสำคัญเพื่อเช็คว่าทีมผู้บริหารและหัวหน้างานใส่ใจพนักงานและลูกทีม (Employee Recognition) มากแค่ไหน ผลสำรวจโดย Deloitte พบว่า ความรู้สึกเป็นส่วนหนึ่งของบริษัทจากการได้รับคำชื่นชมช่วยเพิ่มความอยากมีส่วนร่วมและประสิทธิภาพการทำงานขึ้น 14% และการชื่นชมยังช่วยสร้างบรรยากาศการทำงานที่ดีอีกด้วย

6. ทีมของคุณสื่อสารและทำงานร่วมกันได้ดีหรือไม่

เป็นคำถามเพื่อดูว่า teamwork ในภาพรวมยังดีอยู่หรือไม่ ความเข้ากันได้ดีในการทำงานนอกจากจะช่วยเพิ่มความสุขในการทำงานแล้ว ยังส่งผลต่อความคล่องตัวในการทำงานและคุณภาพงานที่ดีขึ้นอีกด้วย

7. คุณอยากแนะนำบริษัทให้เพื่อนและครอบครัวรู้จักหรือไม่

อีกหนึ่งคำถามที่ทำให้เห็นว่าความน่าอยู่ของบริษัทโดยรวมเป็นอย่างไร ถ้าข้อนี้ได้คะแนนสูงหมายความว่าพนักงานรู้สึกพึงพอใจวิธีที่บริษัทดูแลพวกเขา พร้อมชื่นชมบริษัทให้ผู้อื่นฟัง และรู้สึกภูมิใจที่ได้เป็นส่วนหนึ่งของบริษัท

8. ข้อเสนอแนะเพิ่มเติมถึงสิ่งที่คุณอยากให้บริษัทเริ่มทำ ทำต่อไป และเลิกทำ

คำถามปลายเปิด เพื่อปิดท้ายแบบสอบถามโดยให้พนักงานได้ร่วมแสดงความคิดเห็นถึงสิ่งที่อยากให้บริษัท start continue และ stop สิ่งที่เราจะได้จากข้อนี้คือคำอธิบายเพิ่มเติมที่เชื่อมโยงกับคะแนนในแต่ละข้อก่อนหน้า หรืออาจเป็นประเด็นอื่น ๆ ที่ไม่มีในแบบสอบถาม คำถามนี้จึงสำคัญเช่นกัน

ท้ายที่สุดแล้ว แบบสอบถามเหล่านี้ก็เป็นเพียงแค่ขั้นตอนแรกของการพัฒนาบริษัท ซึ่ง HR และผู้เกี่ยวข้องทุกฝ่ายต้องทำงานร่วมกันต่อเพื่อนำผลสรุปมาคิดเป็นแผนพัฒนาบริษัท พร้อมสื่อสารให้พนักงานได้รู้ว่าบริษัทจะ take action อย่างไร เพื่อให้พนักงานรู้สึกว่าสิ่งที่พวกเขาตอบไปได้รับการรับฟังและถูกนำไปปรับปรุง แก้ไข และพัฒนาอย่างแท้จริง

อ้างอิง :

https://adecco.com.vn/en/knowledge-center/detail/employee-engagement-survey-questions

https://www.forbes.com/sites/forbestechcouncil/ 2021/11/19/ the-employee-survey-major-mistakes-organizations-still-make/?sh= 4 d 5 ba 570583 c

https://www.forbes.com/sites/markmurphy/ 2022/10/18/7- secrets-to-improve-your-employee-engagement-survey/?sh= 3 e 5 bce 131823

https://www.collage.co/magazine/mastering-employee-engagement-surveys-questions