Comment sont indemnisés les grands déplacements professionnels ?

Salon commercial, chantier temporaire dans une région voisine, formation organisée par votre entreprise dans une autre ville… De nombreuses situations supposent des déplacements professionnels, exceptionnels ou réguliers, pouvant durer quelques jours ou jusqu’à plusieurs semaines. Quels frais vous sont indemnisés ? Comment sont comptées vos heures de travail et de trajet ? On vous explique tout.

Grands déplacements professionnels : de quoi parle-t-on ?

Tout déplacement réalisé par un·e salarié·e dans le cadre de son travail est considéré comme un déplacement « professionnel ». De nombreuses situations peuvent ainsi justifier de quitter, pour un temps donné, le lieu de travail principal précisé dans son contrat :

• Visite ou réalisation de chantier ;
• Rendez-vous clientèle ;
• Prospection commerciale ;
• Participation à un salon professionnel ;
• Formation organisée par l’entreprise ;
• Remplacement ou renfort ponctuel dans une agence ou une boutique de l’entreprise située dans une autre région ;
• Etc.

Les déplacements ailleurs que sur le lieu habituel de travail sont considérés par la loi comme des « petits déplacements » lorsqu’ils permettent aux salarié·es concerné·es de rejoindre leur domicile à la fin de leur journée. Inversement, ils sont considérés comme des « grands déplacements » quand l’éloignement empêche le salarié de regagner son domicile le soir.

L’Urssaf estime que les deux conditions suivantes doivent être remplies pour justifier cette impossibilité de retour au domicile :

• La distance entre le domicile et le lieu de déplacement est d’au moins 50 km ;
• Les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance en moins d’1h30.

Quels sont les frais indemnisés en cas de grand déplacement professionnel ?

En cas de grand déplacement, vos frais de déplacement vers votre destination doivent être pris en charge par votre entreprise (sauf si elle assure elle-même votre transport), ainsi que vos dépenses supplémentaires de nourriture et de logement.

Votre entreprise (votre entreprise utilisatrice, si vous êtes intérimaire) peut choisir de prendre en charge ces frais soit au réel, soit au forfait pour certains types de frais : restauration et hébergement. Votre contrat de travail ou votre lettre de mission doit préciser le dispositif choisi.

• Au réel : sur la base des justificatifs de paiement qui doivent alors être remis à votre entreprise, accompagnés d’une note de frais détaillant le motif de la dépense.

• Au forfait : par le versement d’indemnités forfaitaires journalières. Le taux de remboursement est fixé à l’avance contractuellement, et est indépendant des frais réellement engagés. Aucun justificatif de frais n’est requis, mais des documents complémentaires peuvent être nécessaires, comme un justificatif de domicile. Ces forfaits sont exonérés de charges sociales et d’impôts dans la limite des plafonds fixés annuellement par l’URSSAF. En 2024, ces plafonds d’exonération forfaitaires s’élèvent à 20,70€ par repas, et à 55,10€ par nuit d’hébergement petit-déjeuner compris (ou à 74,30 € en cas de déplacement à Paris et sa petite couronne, dont les prix des hébergements sont souvent plus chers que dans les autres départements).

Des montants plus élevés peuvent être versés par certaines entreprises mais devront dans ce cas être soumis à cotisations. Et des forfaits différents s’appliquent en cas de déplacement en Outre-mer ou à l’étranger.

Les plafonds de ces forfaits sont réduits de 15 % après 3 mois de déplacement dans un même lieu, continus ou discontinus, et de 30 % après 24 mois de déplacement.

Bon à savoir : aux frais réels ou sur la base d’un forfait, la prise en charge de vos repas n’est pas cumulable avec un titre-restaurant. Vous ne pourrez donc pas recevoir de titre-restaurant pour les jours où vos frais de repas sont indemnisés ou remboursés par votre entreprise.
> En savoir plus : Titres-restaurant en intérim ou CDD : à quelles conditions ?

Temps de trajet de grand déplacement professionnel : comment les compter dans le temps de travail ?

Le temps de trajet entre domicile et lieu de travail habituel n’est pas considéré comme du temps de travail effectif : votre employeur n’est pas légalement tenu de le décompter de votre temps de travail, ni de le rémunérer ou de indemniser en tant que tel (mais vos frais de transport peuvent parfois être pris en charge par votre entreprise, selon les cas).

> A lire aussi : Transport domicile-travail : les aides pour faire des économies

Il en va autrement en cas de déplacement professionnel, par exemple :

• trajets vers une réunion ou un rendez-vous client extérieur, différents de votre lieu de travail habituel ;
• voyages aller-retour vers une destination de grand déplacement.

Dans ces cas là, sauf dispositions spécifiques de votre convention collective, ce temps de déplacement est compté comme du temps de travail tant qu’il coïncide avec vos horaires de travail. Et si sa durée dépasse de vos horaires habituels de travail (ex : votre trajet en train dure 10 h consécutives), votre entreprise doit vous verser une contrepartie, financière ou sous forme de repos (ses modalités sont définies au niveau de l’entreprise ou de votre convention collective).

Une fois sur place, comment compter ses heures de travail en grand déplacement ?
Seules les périodes de « travail effectif » ouvrent droit à une rémunération ou une compensation financière. Cette notion est clairement définie dans l’article L.3121-1 du Code du travail. On y lit que « la durée du travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles ». Même loin de votre domicile, le temps libre passé à l’hôtel ou au restaurant en dehors de vos horaires de travail n’est donc pas considéré comme du temps de travail effectif mais comme du temps de repos. Par conséquent, il n’est pas rémunéré ni indemnisé (sauf cas particulier : repas professionnels avec des clients, astreintes etc.).
Quant aux heures supplémentaires, elles sont comptabilisées et rémunérées de façon identique, que vous soyez en déplacement ou non (sauf spécificités de votre convention collective).
> À lire aussi : Les heures supplémentaires : quels sont vos droits et obligations ?

Salon commercial, chantier temporaire dans une région voisine, formation organisée par votre entreprise dans une autre ville… De nombreuses situations supposent des déplacements professionnels, exceptionnels ou réguliers, pouvant durer quelques jours ou jusqu’à plusieurs semaines. Quels frais vous sont indemnisés ? Comment sont comptées vos heures de travail et de trajet ? On vous explique tout.

Grands déplacements professionnels : de quoi parle-t-on ?

Tout déplacement réalisé par un·e salarié·e dans le cadre de son travail est considéré comme un déplacement « professionnel ». De nombreuses situations peuvent ainsi justifier de quitter, pour un temps donné, le lieu de travail principal précisé dans son contrat :

• Visite ou réalisation de chantier ;
• Rendez-vous clientèle ;
• Prospection commerciale ;
• Participation à un salon professionnel ;
• Formation organisée par l’entreprise ;
• Remplacement ou renfort ponctuel dans une agence ou une boutique de l’entreprise située dans une autre région ;
• Etc.

Vous êtes intérimaire ?
Si vous utilisez les transports en commun, la prise en charge d’au minimum 50 % de votre abonnement par l’employeur est obligatoire, sur présentation de votre justificatif d’abonnement. Certaines agences d’intérim peuvent aussi vous offrir des avantages en matière de mobilité comme des services de covoiturage ou de location de véhicule.

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De plus, si votre entreprise utilisatrice le prévoit, vous pouvez bénéficier d’indemnités de restauration ou de déplacement, exonérées de charges sociales et non imposables, dans la limite des conditions et barèmes de l’URSSAF : les types d’indemnisation varient selon les secteurs d’activité et les conditions du poste occupé (chantiers en BTP, travail posté, etc).

Et si vous acceptez une mission temporaire dont le lieu de travail nécessite de trouver un hébergement sur place, vous pouvez aussi bénéficier de certaines aides pour financer votre mobilité professionnelle !

> En savoir plus : Mission d’intérim ou CDD loin de chez soi : trouver un logement en déplacement

Les déplacements ailleurs que sur le lieu habituel de travail sont considérés par la loi comme des « petits déplacements » lorsqu’ils permettent aux salarié·es concerné·es de rejoindre leur domicile à la fin de leur journée. Inversement, ils sont considérés comme des « grands déplacements » quand l’éloignement empêche le salarié de regagner son domicile le soir.

L’Urssaf estime que les deux conditions suivantes doivent être remplies pour justifier cette impossibilité de retour au domicile :

• La distance entre le domicile et le lieu de déplacement est d’au moins 50 km ;
• Les transports en commun ne permettent pas de parcourir cette distance en moins d’1h30.

Quels sont les frais indemnisés en cas de grand déplacement professionnel ?

En cas de grand déplacement, vos frais de déplacement vers votre destination doivent être pris en charge par votre entreprise (sauf si elle assure elle-même votre transport), ainsi que vos dépenses supplémentaires de nourriture et de logement.

Votre entreprise (votre entreprise utilisatrice, si vous êtes intérimaire) peut choisir de prendre en charge ces frais soit au réel, soit au forfait pour certains types de frais : restauration et hébergement. Votre contrat de travail ou votre lettre de mission doit préciser le dispositif choisi.

• Au réel : sur la base des justificatifs de paiement qui doivent alors être remis à votre entreprise, accompagnés d’une note de frais détaillant le motif de la dépense.

Vous êtes intérimaire ? Vous devez remettre vos justificatifs et notes de frais à votre entreprise utilisatrice. Celle-ci transmet alors vos notes de frais à votre agence d’intérim et leur remboursement est effectué via votre bulletin de salaire.

• Au forfait : par le versement d’indemnités forfaitaires journalières. Le taux de remboursement est fixé à l’avance contractuellement, et est indépendant des frais réellement engagés. Aucun justificatif de frais n’est requis, mais des documents complémentaires peuvent être nécessaires, comme un justificatif de domicile. Ces forfaits sont exonérés de charges sociales et d’impôts dans la limite des plafonds fixés annuellement par l’URSSAF. En 2024, ces plafonds d’exonération forfaitaires s’élèvent à 20,70€ par repas, et à 55,10€ par nuit d’hébergement petit-déjeuner compris (ou à 74,30 € en cas de déplacement à Paris et sa petite couronne, dont les prix des hébergements sont souvent plus chers que dans les autres départements).

Des montants plus élevés peuvent être versés par certaines entreprises mais devront dans ce cas être soumis à cotisations. Et des forfaits différents s’appliquent en cas de déplacement en Outre-mer ou à l’étranger.

Les plafonds de ces forfaits sont réduits de 15 % après 3 mois de déplacement dans un même lieu, continus ou discontinus, et de 30 % après 24 mois de déplacement.

Bon à savoir : aux frais réels ou sur la base d’un forfait, la prise en charge de vos repas n’est pas cumulable avec un titre-restaurant. Vous ne pourrez donc pas recevoir de titre-restaurant pour les jours où vos frais de repas sont indemnisés ou remboursés par votre entreprise.
> En savoir plus : Titres-restaurant en intérim ou CDD : à quelles conditions ?

Temps de trajet de grand déplacement professionnel : comment les compter dans le temps de travail ?

Le temps de trajet entre domicile et lieu de travail habituel n’est pas considéré comme du temps de travail effectif : votre employeur n’est pas légalement tenu de le décompter de votre temps de travail, ni de le rémunérer ou de indemniser en tant que tel (mais vos frais de transport peuvent parfois être pris en charge par votre entreprise, selon les cas).

> A lire aussi : Transport domicile-travail : les aides pour faire des économies

Il en va autrement en cas de déplacement professionnel, par exemple :

• trajets vers une réunion ou un rendez-vous client extérieur, différents de votre lieu de travail habituel ;
• voyages aller-retour vers une destination de grand déplacement.

Dans ces cas là, sauf dispositions spécifiques de votre convention collective, ce temps de déplacement est compté comme du temps de travail tant qu’il coïncide avec vos horaires de travail. Et si sa durée dépasse de vos horaires habituels de travail (ex : votre trajet en train dure 10 h consécutives), votre entreprise doit vous verser une contrepartie, financière ou sous forme de repos (ses modalités sont définies au niveau de l’entreprise ou de votre convention collective).

Une fois sur place, comment compter ses heures de travail en grand déplacement ?
Seules les périodes de « travail effectif » ouvrent droit à une rémunération ou une compensation financière. Cette notion est clairement définie dans l’article L.3121-1 du Code du travail. On y lit que « la durée du travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles ». Même loin de votre domicile, le temps libre passé à l’hôtel ou au restaurant en dehors de vos horaires de travail n’est donc pas considéré comme du temps de travail effectif mais comme du temps de repos. Par conséquent, il n’est pas rémunéré ni indemnisé (sauf cas particulier : repas professionnels avec des clients, astreintes etc.).
Quant aux heures supplémentaires, elles sont comptabilisées et rémunérées de façon identique, que vous soyez en déplacement ou non (sauf spécificités de votre convention collective).
> À lire aussi : Les heures supplémentaires : quels sont vos droits et obligations ?

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