Comment sont indemnisés les grands déplacements professionnels ?

Visite de chantier, participation à un salon professionnel, remplacement sur un autre site de l'entreprise... Les raisons d'effectuer des déplacements ponctuels ou réguliers en dehors du lieu de travail principal sont nombreuses. Or, quand les salariés ne peuvent pas rejoindre leur domicile le soir, ces déplacements sont considérés comme de « grands déplacements professionnels » et soumis à des règles spécifiques. Comment sont comptabilisées les heures de travail et de trajet dans ce cas ? Quels frais sont indemnisés ? Réponses dans cet article.

Grand déplacement professionnel : de quoi parle-t-on ?

Pour définir un grand déplacement professionnel, l'URSSAF tient compte des deux critères suivants :

• La distance entre le domicile et le lieu de déplacement est d'au moins 50 km.
• Le trajet dépasse 1h30 en transports en commun.

En cas de grand déplacement, l'entreprise a l'obligation de prendre en charge les frais supplémentaires de nourriture et de logement engagés par le salarié. Les dépenses liées au transport (billet d'avion, de train, etc.) doivent aussi être remboursées si le salarié a fait l'avance mais ne font pas partie de l'indemnité officielle de grand déplacement.

Indemnité de grand déplacement : montants et modalités de prise en charge

En fonction du contrat de travail ou de l'ordre de mission, les frais de grand déplacement ne sont pas toujours remboursés de la même manière. L'entreprise a le choix entre deux modes :

• Au réel : le salarié doit fournir à l'entreprise les justificatifs de paiement (factures d'hôtel, notes de frais, etc.). Il reçoit en échange le remboursement intégral des frais engagés qui sont, en outre, exclus de l'assiette des cotisations sociales.
• Au forfait : le salarié ne fournit aucun justificatif. Les frais de déplacement sont remboursés par l'employeur dans la limite des taux et barèmes fixés par l'URSSAF et sont exonérés de charges sociales.

Le remboursement au forfait est donc plus simple à gérer pour l'entreprise. En 2026, le repas est par exemple indemnisé 21,40 € et la nuitée dans un hébergement avec petit déjeuner inclus 56,80 € en métropole et 76,60 € à Paris et sa petite couronne pendant les trois premiers mois de déplacement. En revanche, lorsque les sommes remboursées par l'employeur dépassent ces limites, l'excédent doit être réintégré dans l'assiette des cotisations sociales.

Les plafonds de ces forfaits sont, en outre, réduits de 15 % au-delà du 3e mois et de 30 % après 24 mois de déplacement continu ou discontinu dans un même lieu.

Enfin, des forfaits différents s'appliquent en cas de déplacement en Outre-mer et à l'étranger, avec des montants variables selon les pays.

Comment est calculé le temps de travail lors d'un grand déplacement professionnel ?

Alors que le temps de trajet entre le domicile et le lieu de travail habituel n'est pas considéré comme du temps de travail effectif et n'est donc pas rémunéré, il en va autrement en cas de grand déplacement professionnel :

• La durée nécessaire pour effectuer un voyage aller-retour vers une destination éloignée, se rendre à une réunion ou à un rendez-vous avec un client en dehors de l'entreprise est comptabilisée car le salarié agit sur instruction de l'employeur, dans le cadre d'une mission.
• Si cette durée excède les horaires de travail habituels avec, par exemple, un trajet en train de 10h, l'entreprise est tenue de verser une contrepartie financière ou d'accorder un repos au salarié selon les modalités définies par la convention collective ou directement par l'employeur.

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Et une fois sur place ? Seules les périodes de travail effectif ouvrent droit à une rémunération ou une compensation financière. Cette notion est clairement définie dans l'article L.3121-1 du Code du travail qui stipule que « la durée du travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l'employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles ».

Le temps libre passé à l'hôtel ou au restaurant en dehors des horaires de travail n'est donc pas considéré comme du temps de travail effectif mais comme du temps de repos. Par conséquent, il n'est pas rémunéré ni indemnisé sauf dans des cas particuliers comme un repas professionnel avec des clients.

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