Comment rendre le processus d’intégration accessible pour les personnes handicapées

Les employés à temps plein perçoivent leur milieu de travail comme un deuxième chez soi. Pour s’épanouir dans un tel environnement, il est donc primordial de développer un sentiment d’appartenance à une communauté. Idéalement, travail devrait rimer avec convivialité. Comment les entreprises peuvent-elles adopter une approche positive axée sur le bien-être de leurs employés? 

Notre article fait le tour du sujet de l’accessibilité dans le processus d’intégration des personnes handicapées. 

Comment rendre le processus d’intégration accessible pour les personnes handicapées

Pour accroître l’engagement du personnel, tout commence par la création d’une expérience d’intégration accueillante qui s’appuie sur des principes d’accessibilité. Voici quelques astuces pour rendre votre processus d’intégration réellement inclusif.

Évaluer vos accommodements en matière d’accessibilité physique et numérique

Pour créer une expérience d’intégration positive, les entreprises doivent tenir compte de tous les aspects du milieu de travail, y compris l’accessibilité physique et numérique. 

Accessibilité physique

1. Vérifiez que les personnes qui utilisent un fauteuil roulant ou un dispositif d’assistance peuvent se déplacer facilement sur les lieux de travail. Vos bureaux doivent disposer de larges espaces et être munis de rampes d’accès et de toilettes accessibles.

2. Assurez-vous que l’éclairage et l’acoustique sont modulables et adaptés pour les personnes ayant une déficience visuelle ou auditive.

Accessibilité numérique

1. Vérifiez la conformité de votre site Web aux  normes canadiennes sur l’accessibilité des sites Web .

2. Les documents doivent être en format PDF et respecter les  Règles pour l’accessibilité des contenus Web (WCAG). Ils doivent être bien identifiés, faciles à lire et permettre la transcription en braille ou l’utilisation d’un lecteur d’écran.

3. Envisagez la mise en place d’un système de gestion de l’apprentissage.

4. Assurez-vous de la présence de fonctionnalités de sous-titrage et de transcription lorsque vous diffusez du contenu vidéo ou audio.

5. Testez vos sites Web ou faites affaire avec des spécialistes de l’accessibilité pour déceler toute lacune dans votre portail d’intégration.

Offrir aux gestionnaires et aux employés une formation sur l’étiquette relative aux personnes handicapées 

Cette formation exhaustive comporte deux volets :

Contenu

1. Présentez les handicaps les plus courants aux participants ainsi que leurs répercussions possibles sur le milieu de travail.

2. Apprenez aux participants à reconnaître et à éviter les comportements susceptibles d’offenser ou d’exclure involontairement certains groupes.

3. Invitez les participants à se familiariser avec certains formats (braille, gros caractères, sous-titres) et technologies d’aide.

4. Insistez sur l’importance d’un éclairage et d’un niveau de bruit adaptés aux sensibilités sensorielles.

5. Discutez de l’incidence du choix de couleurs et de polices sur l’accessibilité pour les personnes ayant une déficience visuelle.

6. Rappelez aux participants l’importance d’offrir leur aide, mais de toujours prendre la peine de vérifier si elle est bienvenue.

Approche

1. Demandez aux participants de prendre part aux discussions et préparez des mises en situation pertinentes dans le contexte de l’intégration.

2. Invitez des personnes handicapées à raconter leurs expériences et à répondre aux questions des participants.

3. Avant la formation, mettez certaines ressources à la disposition des participants, comme un glossaire sur l’accessibilité ou une courte vidéo sur la communication inclusive.

4. Proposez des modules de formation et des ressources en ligne complémentaires pour lesquels on propose des options flexibles d’apprentissage.

Inviter les employés handicapés à participer aux audits d’accessibilité

Pour favoriser un milieu de travail inclusif, invitez les employés handicapés à participer à vos audits d’accessibilité :

1. Formez un comité sur l’accessibilité qui compte des employés handicapés parmi ses membres.

2. Visitez régulièrement les emplacements de travail physiques avec les membres du comité pour repérer les lacunes et déterminer les points à améliorer.

3. Demandez aux employés handicapés d’évaluer les plateformes numériques et recueillez leurs commentaires quant à la convivialité et à l’accessibilité de ces outils.

4. Établissez un système de rétroaction où les employés signalent les problèmes d’accessibilité qu’ils observent au travail.

5. Invitez les employés handicapés à donner leur opinion sur les initiatives en matière d’accessibilité nouvelles ou existantes ou sur les changements apportés à celles déjà en place.

Proposer des moyens faciles de demander des accommodements

Pour soutenir les nouvelles recrues et les aider à s’adapter, demandez aux personnes qui soumettent leur candidature de remplir un formulaire pré-emploi dans lequel elles doivent préciser les accommodements requis. 

1. Privilégiez un point de contact unique (numéro de téléphone ou adresse courriel) pour les demandes d’accommodement.

2. Rassurez les personnes candidates et les nouvelles recrues quant à la confidentialité des demandes d’accommodement.

3. Instaurez une culture d’entreprise qui repose sur la communication ouverte.

Cerner les besoins liés à des différences ou à des handicaps précis

Idéalement, il faut avoir une compréhension approfondie des différents types de handicaps. Il peut être facile de s’y perdre lorsqu’il faut se concentrer sur des besoins précis. Voici quelques pratiques exemplaires en matière d’accessibilité : 

1. Fournissez la documentation dans des formats accessibles et sur des plateformes compatibles avec les technologies d’aide.

2. Assurez-vous de respecter les normes d’accessibilité physique (rampes d’accès, portes suffisamment larges, etc.) et technologique (bureaux à hauteur ajustable, compatibilité avec les lecteurs d’écran, etc.).

3. Adaptez les entrevues aux besoins en matière d’accessibilité des personnes handicapées.

4. Demandez à des membres de l’équipe des RH ou à un fournisseur tiers de vérifier les mesures d’accommodement mises en place.

5. Adoptez une approche axée sur les solutions et collaborez avec les nouvelles recrues pour trouver la meilleure façon de favoriser leur réussite.

Fixer des attentes adéquates

Communiquez avec les nouvelles recrues avant leur première journée de travail pour leur présenter les activités prévues ainsi que les méthodes de formation et l’environnement de travail physique.

1. Parlez ouvertement des besoins en matière d’accessibilité.

2. Permettez aux nouvelles recrues de parler de leurs préoccupations à cet égard et de communiquer leurs besoins en matière d’accommodements.

3. Faites preuve de transparence et présentez les mesures d’accessibilité et systèmes de soutien existants.

Envisagez de permettre aux nouvelles recrues de personnaliser leur expérience d’intégration.

1. Recueillez les impressions des nouvelles recrues quant aux documents d’intégration.

2. Proposez des horaires d’intégration flexibles.

3. Impliquez les nouvelles recrues dans les décisions qui concernent l’organisation de leur espace de travail.

Offrir différents moyens de communication

Convertissez le contenu écrit en contenu audio pour les personnes ayant une déficience visuelle ou des difficultés de lecture.

1. Ajoutez le sous-titrage aux vidéos d’intégration et assurez-vous que toutes les plateformes permettent la transcription en direct.

2. Assurez-vous que le contenu d’intégration, les formulaires en lignes et les portails de l’entreprise sont tous compatibles avec les lecteurs d’écran.

3. Pensez à adopter une politique de la porte ouverte qui permet aux nouvelles recrues de demander d’autres moyens de communication.

4. Envisagez de désigner un mentor qui sera en mesure de répondre aux questions des nouvelles recrues et de les aiguiller pendant le processus d’intégration.

Offrir des horaires flexibles

Permettez aux employés de discuter des tâches d’intégration, divisez les activités en petites étapes et repoussez les échéanciers lorsqu’une personne a besoin de répit ou doit s’absenter pour un rendez-vous médical.

1. Tenez compte des séances de thérapie, des horaires de prise de médicaments et des besoins en matière de garde d’enfant des employés lorsque vous planifiez les quarts de travail et les séances d’intégration.

2. Proposez une formule d’intégration à distance aux employés qui, occasionnellement, préfèrent travailler de la maison ou ne peuvent pas se déplacer.

Sous-titrer les vidéos

Les aide-mémoire visuels sont une bonne façon d’amorcer le processus d’intégration, mais n’oubliez pas d’ajouter des sous-titres : 

1. Même si la plupart des plateformes disposent de fonctionnalités de sous-titrage intégrées, prenez le temps de vérifier la qualité des sous-titres et de les modifier au besoin.

2. Pour assurer l’exactitude du contenu, utilisez une application tierce ou un fichier SRT pour ajouter manuellement des sous-titres.

3. Vérifiez que les sous-titres sont bien lisibles et optez pour une couleur de texte contrastante.

Ajouter du texte pour décrire le contenu visuel

Les personnes ayant une déficience visuelle peuvent avoir de la difficulté à interpréter les petites images ou certains éléments graphiques. Voici comment éviter ce problème : 

1. Utilisez des lecteurs d’écran qui peuvent interpréter toute sorte de contenu.

2. Ajoutez du texte de remplacement pour les images et les éléments graphiques, et testez les lecteurs d’écran, qui doivent être en mesure de lire les descriptions sans faire d’erreurs.

3. Faites plus que le nécessaire en vous assurant que les descriptions tiennent compte des données et des tendances présentées dans les tableaux.

Énoncer clairement les attentes

Envoyez un courriel de bienvenue aux nouvelles recrues en y joignant une présentation du processus d’intégration dans un format accessible (pensez à inclure du texte de remplacement, des sous-titres, etc.).

1. La première journée, faites connaissance avec les nouveaux employés et aidez-les à trouver leurs repères avant de procéder à l’intégration.

2. Évitez de surcharger leur horaire et confiez-leur quelques tâches en leur laissant le temps de souffler.

3. Incitez-les à poser des questions, réglez les problèmes calmement et ouvrez la porte à de nouvelles idées.

4. Mettez l’accent sur les résultats et soulignez les bons coups en rappelant aux employés que la flexibilité est une valeur importante.

Créer un environnement positif

Pour créer un environnement positif, tous les membres de l’équipe doivent participer au processus d’intégration. C’est ce qui permet aux nouvelles recrues de se sentir bien accueillies et d’éviter toute forme de discrimination ou tout comportement déplacé à l’égard des personnes handicapées.

1. Offrez de la formation aux gestionnaires pour les aider à adopter une conduite exemplaire, une approche de communication efficace et une attitude diplomatique pour résoudre les problèmes.

2. Discutez avec les nouvelles recrues pour connaître leur moyen de communication de prédilection (encadrement personnalisé, soutien en ligne, etc.).

3. Offrez aux employés et aux gestionnaires une formation sur les technologies d’aide.

4. Demandez aux nouvelles recrues de vous indiquer les pièges à éviter, les comportements stéréotypés, problématiques ou qui démontrent une insensibilité, ainsi que les approches à privilégier.

Se doter de procédures d’urgence accessibles

Afin d’assurer la sécurité et le bien-être de tous les employés, et surtout des personnes handicapées, il est très important de se doter de procédures d’urgences accessibles et de bien les communiquer. Voici comment procéder :

1. Mettez en place des parcours d’évacuation adaptés aux personnes à mobilité réduite en ciblant des zones de sécurité et en prévoyant un emplacement pour les chaises d’évacuation.

2. Assurez-vous que des indicateurs visuels ou tactiles marquent l’emplacement des sorties de secours.

3. Vérifiez que les instructions pour les protocoles d’urgence sont disponibles dans des formats accessibles, y compris la langue des signes.

4. Réalisez régulièrement des exercices de mesures d’urgence pour déceler les lacunes en matière d’accessibilité et y remédier.

5. Gardez à portée de main une liste confidentielle et à jour du personnel qui pourrait avoir besoin d’aide lorsque survient une situation d’urgence.

6. Évaluez et mettez à jour régulièrement les plans d’urgence en vous appuyant sur les recommandations des personnes handicapées.

Créer un système de jumelage

Pour rehausser l’expérience des nouvelles recrues handicapées, jumelez-les avec des employés qui pourront leur prêter assistance pendant le processus d’intégration. Voici comment mettre en place un système de jumelage efficace :

1. Ciblez des employés empathiques et patients qui connaissent bien vos processus et votre culture d’entreprise.

2. Offrez-leur une formation sur la sensibilisation aux handicaps et les stratégies de communication efficaces.

3. Définissez les rôles et responsabilités à l’égard des nouvelles recrues dans le cadre d’un jumelage. Voici quelques exemples :

   1. Aider les nouvelles recrues à se familiariser avec leur espace de travail physique.

   2. Leur expliquer les politiques et procédures de l’entreprise.

   3. Leur présenter les autres membres de l’équipe et les personnes-ressources.

   4. Répondre à leurs questions et leur fournir du soutien.

4. Assurez-vous qu’on adhère au système de jumelage sur une base volontaire et qu’il convient à toutes les parties concernées.

5. Déterminez une durée pour le système de jumelage qui, habituellement, couvre au moins la période d’intégration.

6. Prévoyez un mécanisme de rétroaction pour chacune des parties.

7. Faites preuve de souplesse et adaptez les systèmes de jumelage aux besoins de chacun, en tenant compte des commentaires recueillis.

Commenter le rendement des nouvelles recrues

Une communication efficace repose sur des efforts concertés, alors n’hésitez pas à souligner les points à améliorer. Les employés ont soif d’apprendre et sont ouverts aux critiques constructives.

1. Ne placez pas la barre trop basse ou trop haute, ce qui peut être offensant, et proposez une série de mesures concrètes pour aider les employés à atteindre leurs objectifs et ceux de l’entreprise.

2. Employez différentes méthodes pour transmettre vos commentaires (rencontre individuelle, courriel, résumé écrit, etc.) en vous assurant de respecter la vie privée des employés.

Recueillir les commentaires des employés

Planifiez des rencontres confidentielles avec les nouvelles recrues et les employés handicapés. 

1. Privilégiez des questions ouvertes et axées sur l’expérience de votre interlocuteur.

2. Insistez sur la nature confidentielle des réponses et sur le fait qu’elles n’affecteront pas l’évaluation de l’employé ou son processus d’intégration.

Si une personne hésite à répondre aux questions, proposez-lui un sondage de rétroaction général et anonyme. 

Mettre en place une politique d’embauche inclusive 

Créez un modèle d’affichage de poste qui respecte tous les principes d’accessibilité et privilégiez les plateformes accessibles pour recruter des candidats issus d’un bassin de talents diversifiés. 

1. Précisez les conditions de travail, les technologies d’aide à la disposition des employés, les exigences du poste à pourvoir et tout autre élément pertinent.

2. Proposez différentes méthodes d’entrevue, par exemple des appels vidéo sous-titrés ou des rencontres en personne dans des lieux adaptés.

3. Fournissez la documentation dans des formats accessibles (compatibles avec les lecteurs d’écran).

Enfin, rappelez-vous que le processus d’intégration est plus qu’une période de transition. Il donne le ton au milieu de travail et favorise une collaboration harmonieuse.

Chez Adecco Canada, nous croyons fermement en un milieu de travail accueillant où chacun peut trouver sa place. En s’efforçant de rendre le processus d’intégration accessible pour les personnes handicapées, les entreprises créent des environnements inclusifs où tout le monde peut s’épanouir. Nous sommes là pour vous aider à bâtir un milieu de travail diversifié et adapté aux besoins de tous vos employés. Communiquez avec nous pour découvrir des ressources et des stratégies qui vous aideront à mettre en place un processus d’intégration plus inclusif. Unissons nos forces pour faire de l’accessibilité une voie de réussite pour votre entreprise.