Office manager

Ben jij degene die altijd overzicht houdt, alles tot in de puntjes regelt en energie krijgt van het ondersteunen van collega's en management?

Voor een internationale organisatie met het Europese hoofdkantoor in Amsterdam zijn wij op zoek naar een Office Manager voor 24 uur per week (3 dagen).

In deze veelzijdige functie ben jij de spil van het kantoor. Je zorgt ervoor dat alles op rolletjes loopt, ondersteunt het managementteam en bent het eerste aanspreekpunt voor collega's, bezoekers en externe partijen. Van het plannen van internationale reizen en beheren van agenda's tot het organiseren van evenementen en het coördineren van kantoorzaken; geen dag is hetzelfde.

Het betreft een functie waarbij je direct in dienst treedt bij de opdrachtgever.

Als Office Manager ben jij hét aanspreekpunt voor het kantoor in Nederland en zorg je ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je ondersteunt het managementteam, onderhoudt contact met leveranciers en zorgt ervoor dat collega's en bezoekers zich welkom voelen.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Beheren van complexe agenda's voor management en internationale stakeholders.
• Coördineren van nationale en internationale reizen, accommodaties en logistiek.
• Voorbereiden van meetings en verzorgen van bijbehorende documentatie.
• Organiseren van interne bijeenkomsten, evenementen en bedrijfsactiviteiten.
• Onderhouden van contacten met leveranciers, gebouwbeheer en externe partijen.
• Verantwoordelijkheid voor kantoorfaciliteiten, werkplekken en kantoorbenodigdheden.
• Ondersteunen van onboardingactiviteiten voor nieuwe medewerkers.
• Coördineren van interne communicatie in samenwerking met internationale collega's.
• Begeleiden van kantoorprojecten, verhuizingen en verbeterinitiatieven.
• Fungeren als vertrouwde sparringpartner voor management en collega's.

• Direct in dienst bij de opdrachtgever.
• Een salaris tussen €3.625 en €5.250 bruto per maand op basis van een fulltime dienstverband.
• Bonusregeling.
• 25 vakantiedagen.
• 8% vakantiegeld.
• Reiskostenvergoeding.
• Goede pensioenregeling.
• De mogelijkheid om deels hybride te werken.
• Een internationale werkomgeving met veel contact met stakeholders binnen Europa en de Verenigde Staten.

Je komt terecht bij een internationale organisatie met een Europese hoofdvestiging in Amsterdam. De organisatie kenmerkt zich door een professionele maar informele werksfeer, korte lijnen en een ondernemende mentaliteit. Er wordt samengewerkt met collega's en stakeholders verspreid over Europa en de Verenigde Staten.

Binnen deze functie krijg je veel zelfstandigheid, verantwoordelijkheid en ruimte om initiatief te nemen.

• Hbo werk- en denkniveau.
• Minimaal 3 jaar ervaring als Office Manager, Executive Assistant of vergelijkbare functie.
• Uitstekende beheersing van zowel de Nederlandse als Engelse taal.
• Sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
• Zelfstandigheid, verantwoordelijkheidsgevoel en een proactieve instelling.
• Discretie en zorgvuldigheid in het omgaan met vertrouwelijke informatie.

Zie jij jezelf terug in deze functie en ben je klaar voor een volgende stap binnen een internationale organisatie? Solliciteer dan voor 6 november! Wij kijken uit naar je reactie! Heb je vragen of wil je meer informatie over de functie, de organisatie of de arbeidsvoorwaarden? Neem dan gerust contact op met Danique via 06-34633075 of Mandy via 06-43209648