Contrôles des Urssaf ou de l’Inspection du travail : comment se passent-ils ?
Chaque année, les Urssaf conduisent plus de 105 000 contrôles de cotisations,(1) et les services de l’Inspection du travail environ 255 000 interventions(2) Des initiatives souvent redoutées par les responsables RH et/ou les employeurs et employeuses, qui ne sont jamais complètement à l’abri d’une erreur dans l’application du très complexe droit du travail et de la Sécurité sociale français. Comment se déroulent ces contrôles ? Comment les préparer ? Quelles sont leurs conséquences ? Les réponses à vos questions !
5 October 2023
Contrôle des Urssaf : modalités et conséquences
Que vous soyez employeur, employeuse ou chef·fe d’entreprise sans salarié, vous pouvez faire l’objet d’un contrôle dès lors que vous êtes redevable de cotisations sociales. Il s’agit d’en vérifier l’assiette, le taux et le calcul (art. L243-7 du Code de la Sécurité sociale).
Le cas échéant, vous êtes averti au moins 30 jours avant (délai d’avis de prévenance en vigueur depuis avril 2023, contre 15 jours auparavant) par l’envoi d’un avis de contrôle, qui précise notamment sa date, la période de cotisation contrôlée et les documents à tenir à disposition de l’agent en charge de l’intervention. Il s’agit généralement :
- des déclarations sociales nominatives, des bordereaux de cotisations, des bulletins de salaire, des dossiers du personnel, des contrats de travail… ;
- des bilans et grands livres comptables ;
- des liasses fiscales et avis d’imposition ;
- des statuts de votre société, et des éventuels jugements de conseils de prud’hommes dont vous faites l’objet ;
- des justificatifs de frais (notes de restaurant, certificat d’immatriculation des véhicules, etc.).
Mais d’autres pièces peuvent vous être demandées, et certains de vos salarié·es peuvent aussi être rencontrés par l’inspecteur.
Depuis le 1 er janvier 2023, les contrôles des entreprises employant de 10 moins de 20 salarié·es sont limités à 3 mois (art. 6 de la Loi n° 2022-1616 du 23 décembre 2022 de financement de la sécurité sociale pour 2023).
À l’issue du contrôle, l’inspecteur transmet à l’entreprise ses conclusions, qui peuvent confirmer (art. R243-59 du Code de la Sécurité sociale) :
- soit la bonne application de l’ensemble des législations, et donc l’absence de redressement ;
- soit la nécessaire régularisation des cotisations, en faveur de l’entreprise ou en faveur des organismes sociaux chargés de leur recouvrement ;
- des éventuelles recommandations pour l’avenir.
En 2022, les Urssaf ont effectué près de
105 000 contrôles de cotisations(1).
Au total, 788,1 millions d’euros de cotisations et de
contributions sociales ont été régularisés ou redressés :
> Les cotisations non déclarées représentent 544 millions d’euros, soit
près de 70 % du montant total des redressements ;
> Les sanctions prises contre les entreprises fautives représentent
quant à elles les 30 % restant, soit environ 234 millions d’euros ;
> Le montant moyen des redressements s’élève à 146 969 euros ;
> 88 % des redressements (soit 9 sur 10) concernaient les employeurs ou
employeuses, et 12 % les travailleurs ou travailleuses indépendant·es.
> Deux tiers des actions de redressement concernaient le secteur du BTP
(66,5 %), pour un montant global de 524,2 millions d’euros.
Inspection du travail : comment se déroulent ses interventions ?
Les contrôles de l’Inspection du travail visent à s’assurer de la bonne application du droit du travail ( art. R8112-1 à R8112-6 du Code du travail), par exemple :
- De la conformité des déclarations d’embauche et des contrats de travail ;
- Du respect de l’exécution des contrats, notamment en matière de durée du travail ;
- De la sécurité des salarié·es (conformité des locaux, conditions de travail, prévention des risques professionnels) ;
- De la conformité de l’ensemble des documents et des affichages obligatoires en vertu du droit du travail…
> À lire aussi : Subventions Prévention TPE : jusqu’à 25 000 € pour renforcer la sécurité de vos salariés
Des axes prioritaires d’intervention sont régulièrement donnés aux
services d’Inspection du travail par l’État. Ces priorités doivent
concerner chaque année au moins 50 % de leurs interventions. En 2023, il
s’agissait (3) :
> de la prévention des risques d’accidents du travail
et de maladies professionnelles ;
> de la lutte contre les fraudes ;
> de la réduction des inégalités ;
> de la protection des travailleurs et travailleuses vulnérables.
> À lire aussi : Recrutement en TPE-PME : quel contrat de travail choisir ?
À la différence des contrôles des Urssaf, ceux de l’Inspection du travail peuvent avoir lieu sans avertissement préalable, dans les locaux de l’entreprise auxquels les agents de contrôle doivent pouvoir avoir accès, ou sur pièces. Même en cas d’absence du ou de la chef·fe d’entreprise, ou de son responsable des ressources humaines, un ensemble de documents doit donc toujours être prêt à présenter en cas de contrôle. Il s’agit principalement :
- de leurs chantiers et autres lieux de travail à caractère temporaire (art. R8113-1 du Code du travail) ;
- des différents registres obligatoires :registre unique du personnel, registre unique de sécurité, registre des accidents du travail, etc. ;
- des justificatifs des déclarations d’embauche ;
- des contrats de travail de vos salarié·es, des contrats de mission de vos intérimaires, et des conventions de vos stagiaires le cas échéant ;
- des bulletins de paie ;
- les documents en lien avec de précédents contrôles d’inspection du travail, d’hygiène et sécurité ;
- des fiches médicales d’aptitude des collaborateurs et collaboratrices (attestations de la médecine du travail) ;
- des documents relatifs à l’évaluation des risques en entreprise (DUER) ;
- de l’ensemble des documents permettant de comptabiliser précisément le temps de travailréalisé par les salarié·es.
> À lire aussi : TPE-PME : les aides pour élaborer votre DUER
Dans la grande majorité des cas, un contrôle d’Inspection du travail se
conclut par la remise d’une simple lettre d’observation
(pour plus de 60 % des contrôles effectués en 2021 (2)) :
soit elle atteste de la régularité de l’entreprise contrôlée, soit elle
formule des recommandations (à suivre, sous peine de sanction lors d’un
prochain contrôle).
Le contrôle peut aussi se conclure par une
mise en demeure : vous disposez alors d’un délai précis pour vous mettre en conformité
et éviter une sanction, à l’issue duquel vous serez certainement de
nouveau contrôlé.
En cas de manquements plus graves constatés, l’Inspection du travail
peut appliquer des sanctions, qui n’ont concerné que 20 % des contrôles
effectués en 2021 (2) :
> décider d’imposer une amende administrative à
l’entreprise (qui peut aller jusqu’à 10 000 € par manquement) ;
> établir un procès-verbal, alors transmis au procureur
de la République qui pourra engager des poursuites pénales ;
> éventuellement, suspendre un chantier ou une activité
, lorsque les salarié·es y encourent un danger trop important.
Le droit à l’erreur, un droit ouvert aussi aux employeurs et employeuses !
Le droit du travail et de la Sécurité sociale français est d’une grande complexité : omettre certaines de ses dispositions ou mal les appliquer peut exceptionnellement arriver. Une réalité entérinée par la loi du 10 août 2018, qui reconnaît notamment aux chef·fes d’entreprise un droit à l’erreur leur permettant de rectifier sans sanctions pécuniaires une déclaration sociale ou fiscale, seulement si l’erreur a été commise de bonne foi.
Ce droit ne s’applique pas aux cas de manquements graves aux règles du droit du travail, des droits sociaux et de la sécurité, susceptibles de poursuites pénales. Elle ne s’applique pas non plus, en général, pour les retards et les omissions de déclaration dans les délais prescrits.
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(1) Urssaf, Rapport d’activité 2022
(2) Inspection du travail : Bilan 2021 et premières tendances 2022, perspectives 2023.
(3) Un nouveau plan d’action pour le système d’inspection du travail (SIT).
Contrôle des Urssaf : modalités et conséquences
Que vous soyez employeur, employeuse ou chef·fe d’entreprise sans salarié, vous pouvez faire l’objet d’un contrôle dès lors que vous êtes redevable de cotisations sociales. Il s’agit d’en vérifier l’assiette, le taux et le calcul (art. L243-7 du Code de la Sécurité sociale).
Le cas échéant, vous êtes averti au moins 30 jours avant (délai d’avis de prévenance en vigueur depuis avril 2023, contre 15 jours auparavant) par l’envoi d’un avis de contrôle, qui précise notamment sa date, la période de cotisation contrôlée et les documents à tenir à disposition de l’agent en charge de l’intervention. Il s’agit généralement :
- des déclarations sociales nominatives, des bordereaux de cotisations, des bulletins de salaire, des dossiers du personnel, des contrats de travail… ;
- des bilans et grands livres comptables ;
- des liasses fiscales et avis d’imposition ;
- des statuts de votre société, et des éventuels jugements de conseils de prud’hommes dont vous faites l’objet ;
- des justificatifs de frais (notes de restaurant, certificat d’immatriculation des véhicules, etc.).
Mais d’autres pièces peuvent vous être demandées, et certains de vos salarié·es peuvent aussi être rencontrés par l’inspecteur.
Depuis le 1 er janvier 2023, les contrôles des entreprises employant de 10 moins de 20 salarié·es sont limités à 3 mois (art. 6 de la Loi n° 2022-1616 du 23 décembre 2022 de financement de la sécurité sociale pour 2023).
À l’issue du contrôle, l’inspecteur transmet à l’entreprise ses conclusions, qui peuvent confirmer (art. R243-59 du Code de la Sécurité sociale) :
- soit la bonne application de l’ensemble des législations, et donc l’absence de redressement ;
- soit la nécessaire régularisation des cotisations, en faveur de l’entreprise ou en faveur des organismes sociaux chargés de leur recouvrement ;
- des éventuelles recommandations pour l’avenir.
En 2022, les Urssaf ont effectué près de
105 000 contrôles de cotisations(1).
Au total, 788,1 millions d’euros de cotisations et de
contributions sociales ont été régularisés ou redressés :
> Les cotisations non déclarées représentent 544 millions d’euros, soit
près de 70 % du montant total des redressements ;
> Les sanctions prises contre les entreprises fautives représentent
quant à elles les 30 % restant, soit environ 234 millions d’euros ;
> Le montant moyen des redressements s’élève à 146 969 euros ;
> 88 % des redressements (soit 9 sur 10) concernaient les employeurs ou
employeuses, et 12 % les travailleurs ou travailleuses indépendant·es.
> Deux tiers des actions de redressement concernaient le secteur du BTP
(66,5 %), pour un montant global de 524,2 millions d’euros.
Inspection du travail : comment se déroulent ses interventions ?
Les contrôles de l’Inspection du travail visent à s’assurer de la bonne application du droit du travail ( art. R8112-1 à R8112-6 du Code du travail), par exemple :
- De la conformité des déclarations d’embauche et des contrats de travail ;
- Du respect de l’exécution des contrats, notamment en matière de durée du travail ;
- De la sécurité des salarié·es (conformité des locaux, conditions de travail, prévention des risques professionnels) ;
- De la conformité de l’ensemble des documents et des affichages obligatoires en vertu du droit du travail…
> À lire aussi : Subventions Prévention TPE : jusqu’à 25 000 € pour renforcer la sécurité de vos salariés
Des axes prioritaires d’intervention sont régulièrement donnés aux
services d’Inspection du travail par l’État. Ces priorités doivent
concerner chaque année au moins 50 % de leurs interventions. En 2023, il
s’agissait (3) :
> de la prévention des risques d’accidents du travail
et de maladies professionnelles ;
> de la lutte contre les fraudes ;
> de la réduction des inégalités ;
> de la protection des travailleurs et travailleuses vulnérables.
> À lire aussi : Recrutement en TPE-PME : quel contrat de travail choisir ?
À la différence des contrôles des Urssaf, ceux de l’Inspection du travail peuvent avoir lieu sans avertissement préalable, dans les locaux de l’entreprise auxquels les agents de contrôle doivent pouvoir avoir accès, ou sur pièces. Même en cas d’absence du ou de la chef·fe d’entreprise, ou de son responsable des ressources humaines, un ensemble de documents doit donc toujours être prêt à présenter en cas de contrôle. Il s’agit principalement :
- de leurs chantiers et autres lieux de travail à caractère temporaire (art. R8113-1 du Code du travail) ;
- des différents registres obligatoires :registre unique du personnel, registre unique de sécurité, registre des accidents du travail, etc. ;
- des justificatifs des déclarations d’embauche ;
- des contrats de travail de vos salarié·es, des contrats de mission de vos intérimaires, et des conventions de vos stagiaires le cas échéant ;
- des bulletins de paie ;
- les documents en lien avec de précédents contrôles d’inspection du travail, d’hygiène et sécurité ;
- des fiches médicales d’aptitude des collaborateurs et collaboratrices (attestations de la médecine du travail) ;
- des documents relatifs à l’évaluation des risques en entreprise (DUER) ;
- de l’ensemble des documents permettant de comptabiliser précisément le temps de travailréalisé par les salarié·es.
> À lire aussi : TPE-PME : les aides pour élaborer votre DUER
Dans la grande majorité des cas, un contrôle d’Inspection du travail se
conclut par la remise d’une simple lettre d’observation
(pour plus de 60 % des contrôles effectués en 2021 (2)) :
soit elle atteste de la régularité de l’entreprise contrôlée, soit elle
formule des recommandations (à suivre, sous peine de sanction lors d’un
prochain contrôle).
Le contrôle peut aussi se conclure par une
mise en demeure : vous disposez alors d’un délai précis pour vous mettre en conformité
et éviter une sanction, à l’issue duquel vous serez certainement de
nouveau contrôlé.
En cas de manquements plus graves constatés, l’Inspection du travail
peut appliquer des sanctions, qui n’ont concerné que 20 % des contrôles
effectués en 2021 (2) :
> décider d’imposer une amende administrative à
l’entreprise (qui peut aller jusqu’à 10 000 € par manquement) ;
> établir un procès-verbal, alors transmis au procureur
de la République qui pourra engager des poursuites pénales ;
> éventuellement, suspendre un chantier ou une activité
, lorsque les salarié·es y encourent un danger trop important.
Le droit à l’erreur, un droit ouvert aussi aux employeurs et employeuses !
Le droit du travail et de la Sécurité sociale français est d’une grande complexité : omettre certaines de ses dispositions ou mal les appliquer peut exceptionnellement arriver. Une réalité entérinée par la loi du 10 août 2018, qui reconnaît notamment aux chef·fes d’entreprise un droit à l’erreur leur permettant de rectifier sans sanctions pécuniaires une déclaration sociale ou fiscale, seulement si l’erreur a été commise de bonne foi.
Ce droit ne s’applique pas aux cas de manquements graves aux règles du droit du travail, des droits sociaux et de la sécurité, susceptibles de poursuites pénales. Elle ne s’applique pas non plus, en général, pour les retards et les omissions de déclaration dans les délais prescrits.
Restez au fait des évolutions du droit du travail, et de l’actualité RH en général : abonnez-vous à la newsletter bimensuelle d’Adecco !
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(1) Urssaf, Rapport d’activité 2022
(2) Inspection du travail : Bilan 2021 et premières tendances 2022, perspectives 2023.
(3) Un nouveau plan d’action pour le système d’inspection du travail (SIT).