Remboursement des frais de transport : quelles obligations et exonérations en 2023 ?
20 January 2023
Incitation à la mobilité douce et compensation de la hausse des prix des carburants ont incité l’État à assouplir les règles d’exonération relatives au remboursement des frais de transport, c’est-à-dire aux déplacements “domicile-travail”. Une tolérance qui sera toujours d’actualité en 2023, concernant autant les transports collectifs et décarbonés que les autres modes de mobilité.
Frais de transport public : un plafond d’exonération majoré en 2023
Employeurs et employeuses ont depuis plusieurs années l’obligation de rembourser 50 % des abonnements de transport public de leurs salarié·es (souscrits pour se déplacer de leur résidence habituelle à leur lieu de travail) en contrepartie d’une exonération de cotisations sociales.
Mais depuis 2022, et jusqu’à fin 2023 au moins, la prise en charge en exonération de cotisations peut atteindre 75% sans conditions. Un moyen pour inciter les entreprises à aller au-delà leur obligation légale, et contribuer à compenser davantage la perte de pouvoir d’achat de leurs collaborateurs et collaboratrices.
Pour rappel, ce dispositif s’applique à tous les abonnements de transport en commun (train, bus, car, tramway etc., sur la base d’un tarif de 2e classe et du trajet le plus court) mais aussi aux services publics de location de vélo.
Et seuls les abonnements (hebdomadaires, mensuels, annuels etc.) sont éligibles, à la différence des titres achetés à l’unité.
> À lire aussi : Le plan de mobilité (PDM) : une autre façon de penser le bien-être des salariés
Prime de transport : un remboursement facultatif, auquel les aides de l’État incitent
Depuis 2021, employeurs et employeuses peuvent aussi prendre facultativement en charge (1), sans cotisations sociales, une partie des frais de carburant et des frais d’utilisation des véhicules électriques, hybrides ou hydrogène de leur personnel.
Prime de transport, forfait mobilité durable ou encore frais de transport public : les modalités de prise en charge des frais de transport offertes à vos salarié·es doivent bénéficier à vos intérimaires dans les mêmes conditions.
Là encore, ces frais doivent concerner les trajets pendulaires « domicile-travail » et leur remboursement doit être calculé en fonction de la distance parcourue par chacun.
Depuis 2022, certaines conditions d’application ont été temporairement supprimées : en effet, il n’est désormais plus nécessaire que les salarié·es résident dans une zone non desservie en transports en commun, où qu’ils travaillent à des horaires incompatibles avec l’usage de tranports publics.
De même , les plafonds d’exonération de cotisation ont augmenté en 2022 et se maintiendront en 2023 : jusqu’à 400 € de frais de carburant peuvent être pris en charge par an et par salarié·e (contre 200 € en 2021) et jusqu’à 700 € (contre 500 € en 2021) en cas d’utilisation de véhicule électrique, hydrogène ou hybride.
> Bon à savoir : la prime de transport peut se cumuler avec :
- le remboursement des frais de transport public ;
- le forfait mobilité durable dans la limite du plafond de 700 € par an et par salarié·e ;
- les indemnités forfaitaires kilométriques, sans pouvoir dépasser les frais réellement engagés par chaque salarié·e.
En 2023, le régime des indemnités forfaitaires kilométriques ne change pas. En cas d’usage de véhicule personnel sur le trajet « domicile-travail », le versement d’indemnités kilométrique est donc possible en fonction du barème fiscal en vigueur (dans la limite des frais réellement engagés), et exonéré de charges sociales. Les salarié·es concernés doivent toutefois habiter dans une zone non desservie par les transports publics, ou à des horaires qui les empêchent de pouvoir les utiliser.
Le forfait mobilités durables : une prise en charge cumulable !
Depuis 2020, ce forfait vise à inciter à l’usage de modes de transports « doux », en permettant aux entreprises de financer en partie les dépenses associées de leurs salarié·es (1).
La loi de finances rectificative d’août 2022 en a relevé le plafond d’exonération de charges, valable aussi en 2023 : employeurs et employeuses peuvent dorénavant prendre en charge les frais éligibles jusqu’à 700 € par an et par salarié·e (et jusqu’à 800 € en cas de cumul avec la prise en charge obligatoire des frais de transport public).
Sont concernées notamment les dépenses :
- d’achat ou de location de vélo ;
- de covoiturage ;
- d’autopartage de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogènes ;
- de location de trottinette ou de scooter ;
- de transport en commun (pour les abonnements, uniquement concernant la part au-delà des 50 % de prise en charge obligatoire).
Autre moyen mis à la disposition des entreprises, pour faciliter leur mise en œuvre du forfait mobilités durables : les titres-mobilité, fonctionnant de la même manière que les titres-restaurant, et permettant de dématérialiser le versement comme l’utilisation du forfait !
Bon à savoir : à la différence de la prise en charge des frais de transport public, le forfait mobilités durables et la prime de transport ne sont pas cumulables avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (DFS). Ils doivent donc être réintégrés dans sa base de calcul.
Vous faites face à des difficultés de recrutement ? Faites la différence en valorisant vos avantages mobilité et vos engagements RSE ! Et faites confiance à l’expertise Adecco pour diffuser vos offres d’emploi, sourcer vos candidat·es, les sélectionner et les intégrer !
(1) Le montant, les modalités et les critères d'attribution de la prise en charge de ces frais sont déterminés par accord d'entreprise ou par accord interentreprises, accord de branche ou à défaut par décision unilatérale de l'employeur, après consultation du comité social et économique, s'il existe. Cette prise en charge par l'employeur des frais engagés par les salariés a un caractère facultatif.
Incitation à la mobilité douce et compensation de la hausse des prix des carburants ont incité l’État à assouplir les règles d’exonération relatives au remboursement des frais de transport, c’est-à-dire aux déplacements “domicile-travail”. Une tolérance qui sera toujours d’actualité en 2023, concernant autant les transports collectifs et décarbonés que les autres modes de mobilité.
Frais de transport public : un plafond d’exonération majoré en 2023
Employeurs et employeuses ont depuis plusieurs années l’obligation de rembourser 50 % des abonnements de transport public de leurs salarié·es (souscrits pour se déplacer de leur résidence habituelle à leur lieu de travail) en contrepartie d’une exonération de cotisations sociales.
Mais depuis 2022, et jusqu’à fin 2023 au moins, la prise en charge en exonération de cotisations peut atteindre 75% sans conditions. Un moyen pour inciter les entreprises à aller au-delà leur obligation légale, et contribuer à compenser davantage la perte de pouvoir d’achat de leurs collaborateurs et collaboratrices.
Pour rappel, ce dispositif s’applique à tous les abonnements de transport en commun (train, bus, car, tramway etc., sur la base d’un tarif de 2e classe et du trajet le plus court) mais aussi aux services publics de location de vélo.
Et seuls les abonnements (hebdomadaires, mensuels, annuels etc.) sont éligibles, à la différence des titres achetés à l’unité.
> À lire aussi : Le plan de mobilité (PDM) : une autre façon de penser le bien-être des salariés
Prime de transport : un remboursement facultatif, auquel les aides de l’État incitent
Depuis 2021, employeurs et employeuses peuvent aussi prendre facultativement en charge (1), sans cotisations sociales, une partie des frais de carburant et des frais d’utilisation des véhicules électriques, hybrides ou hydrogène de leur personnel.
Prime de transport, forfait mobilité durable ou encore frais de transport public : les modalités de prise en charge des frais de transport offertes à vos salarié·es doivent bénéficier à vos intérimaires dans les mêmes conditions.
Là encore, ces frais doivent concerner les trajets pendulaires « domicile-travail » et leur remboursement doit être calculé en fonction de la distance parcourue par chacun.
Depuis 2022, certaines conditions d’application ont été temporairement supprimées : en effet, il n’est désormais plus nécessaire que les salarié·es résident dans une zone non desservie en transports en commun, où qu’ils travaillent à des horaires incompatibles avec l’usage de tranports publics.
De même , les plafonds d’exonération de cotisation ont augmenté en 2022 et se maintiendront en 2023 : jusqu’à 400 € de frais de carburant peuvent être pris en charge par an et par salarié·e (contre 200 € en 2021) et jusqu’à 700 € (contre 500 € en 2021) en cas d’utilisation de véhicule électrique, hydrogène ou hybride.
> Bon à savoir : la prime de transport peut se cumuler avec :
- le remboursement des frais de transport public ;
- le forfait mobilité durable dans la limite du plafond de 700 € par an et par salarié·e ;
- les indemnités forfaitaires kilométriques, sans pouvoir dépasser les frais réellement engagés par chaque salarié·e.
En 2023, le régime des indemnités forfaitaires kilométriques ne change pas. En cas d’usage de véhicule personnel sur le trajet « domicile-travail », le versement d’indemnités kilométrique est donc possible en fonction du barème fiscal en vigueur (dans la limite des frais réellement engagés), et exonéré de charges sociales. Les salarié·es concernés doivent toutefois habiter dans une zone non desservie par les transports publics, ou à des horaires qui les empêchent de pouvoir les utiliser.
Le forfait mobilités durables : une prise en charge cumulable !
Depuis 2020, ce forfait vise à inciter à l’usage de modes de transports « doux », en permettant aux entreprises de financer en partie les dépenses associées de leurs salarié·es (1).
La loi de finances rectificative d’août 2022 en a relevé le plafond d’exonération de charges, valable aussi en 2023 : employeurs et employeuses peuvent dorénavant prendre en charge les frais éligibles jusqu’à 700 € par an et par salarié·e (et jusqu’à 800 € en cas de cumul avec la prise en charge obligatoire des frais de transport public).
Sont concernées notamment les dépenses :
- d’achat ou de location de vélo ;
- de covoiturage ;
- d’autopartage de véhicules électriques, hybrides rechargeables ou hydrogènes ;
- de location de trottinette ou de scooter ;
- de transport en commun (pour les abonnements, uniquement concernant la part au-delà des 50 % de prise en charge obligatoire).
Autre moyen mis à la disposition des entreprises, pour faciliter leur mise en œuvre du forfait mobilités durables : les titres-mobilité, fonctionnant de la même manière que les titres-restaurant, et permettant de dématérialiser le versement comme l’utilisation du forfait !
Bon à savoir : à la différence de la prise en charge des frais de transport public, le forfait mobilités durables et la prime de transport ne sont pas cumulables avec la déduction forfaitaire spécifique pour frais professionnels (DFS). Ils doivent donc être réintégrés dans sa base de calcul.
Vous faites face à des difficultés de recrutement ? Faites la différence en valorisant vos avantages mobilité et vos engagements RSE ! Et faites confiance à l’expertise Adecco pour diffuser vos offres d’emploi, sourcer vos candidat·es, les sélectionner et les intégrer !
(1) Le montant, les modalités et les critères d'attribution de la prise en charge de ces frais sont déterminés par accord d'entreprise ou par accord interentreprises, accord de branche ou à défaut par décision unilatérale de l'employeur, après consultation du comité social et économique, s'il existe. Cette prise en charge par l'employeur des frais engagés par les salariés a un caractère facultatif.