Quand et comment recruter un·e premièr·e secrétaire ou assistant·e en TPE ?

Artisanat, commerce ou profession libérale : la création d’un poste dédié au secrétariat ou à l’assistance administrative est une étape importante dans la croissance d’une TPE, quelle que soit son activité. Il s’agit donc d’un recrutement décisif, qui doit permettre aux chef·fes d’entreprise de se décharger en toute confiance de certaines tâches administratives ou de gestion, pour se consacrer à leur coeur de métier. Comment faire de ce projet un vrai succès et garantir son retour sur investissement ? On fait le point sur la question.

Recruter un·e premièr·e secrétaire ou assistant·e administratif·ve : à quel moment ?

Nombreux sont les dirigeant·es de TPE à jouer les hommes ou femmes orchestre en assumant plusieurs, voire toutes les fonctions indispensables à l’exercice de leur activité principale. Parmi elles, bien souvent les tâches administratives telles que :

• La prise en charge des appels téléphoniques, emails et courriers ;
• Le classement et l’organisation des documents ;
• La gestion des agendas et plannings ;
• Etc.

Autant de missions capitales pour le bon fonctionnement et la productivité de l’entreprise, mais qui ont vite tendance à devenir chronophages pour son ou sa dirigeant·e.

Prendre conscience de la nécessité de déléguer ces fonctions supports, avant d’en perdre le contrôle, constitue dès lors un cap à bien négocier dans la dynamique de changement d’échelle d’une entreprise. Pour y arriver, plusieurs questions sont à se poser avant de concrétiser la création d’un poste de secrétaire ou d’assistant·e :

• Êtes-vous actuellement submergé·e par vos différentes responsabilités ?
• Quelles sont précisément les tâches que vous pourriez déléguer ?
• A quoi souhaitez-vous consacrer le temps libéré par l’embauche d’un·e salarié·e ?
• Avez-vous suffisamment de visibilité financière pour supporter cette charge salariale sur le moyen-long terme ?
• Quel niveau de rémunération pouvez-vous proposer ?
• Quel retour sur investissement attendez-vous de ce recrutement ?

Actualités du droit du travail, conseils pratiques, décryptages sur l’innovation RH… Abonnez-vous à la newsletter le RV des RH pour ne rater aucune tendance du marché de l’emploi !

Secrétariat et assistance administrative : comment lancer un recrutement qui conjugue efficacité et sécurité ?

Embaucher, afin de pourvoir pour la 1ère fois un poste tout juste créé, n’est évidemment pas sans risque pour l’entreprise. Et ce d’autant plus en cas d’embauche d’un·e secrétaire ou d’un·e assistant·e administrative, une fonction sur laquelle un·e dirigeant·e doit pouvoir s’appuyer en toute confiance. L’objectif est d’éviter un mauvais recrutement (profil non adapté, compétences insuffisantes, relationnel difficile, rupture du contrat pendant la période d’essai etc.) et de limiter les coûts associés, qui peuvent alors être très élevés.

Pour maîtriser votre projet d’embauche, voici quelques clés à mobiliser, de façon éventuellement cumulée :

• La définition précise de vos besoins, sur le court et le moyen terme : avez-vous besoin d’être épaulé·e de façon permanente, toute l’année ? Ou à certaines périodes seulement, par exemple lors de pics d’activité conjoncturels ou saisonniers ? Le cas échéant, le recrutement en CDD ou le recours à l’intérim peuvent être judicieux, en vous permettant de maîtriser vos charges.
• L’identification du niveau de compétences que vous attendez de votre secrétaire ou assistant·e administratif·ve : intégrer une recrue réclame toujours un certain investissement en temps, pour l’aider à prendre son poste en main de façon performante. Mais tout dépend de son niveau de compétences et de vos priorités : cherchez-vous un profil expérimenté, opérationnel et autonome rapidement, ou préférez-vous prendre le temps de former vous-même, à vos méthodes, un·e assistant·e moins qualifié·e (le cas échéant en optant éventuellement pour un recrutement en alternance, avantageux à de nombreux égards ?) ?
• La préparation minutieuse de votre processus de recrutement, pour attirer suffisamment de candidat·es et ne pas faire d’erreur de casting : rédaction de votre annonce, diffusion, réception et tri des CV, conduite des entretiens d’embauche… Ce processus parfois long est pourtant décisif pour la qualité de votre recrutement. Si vous ne disposez pas assez de temps ou d’expérience e la matière, l’externalisation est une solution souvent plus économique, et un gage de retour sur investissement.

> À lire aussi : Processus de recrutement : 7 étapes à suivre pour mieux recruter !

Au 1 ^er semestre 2023, le secrétariat et l’assistance administrative sont en 9 ^ème position des métiers les plus demandés par les entreprises sur le marché du travail ⁽¹⁾ ! C’est dire la concurrence qui y règne et les efforts à déployer pour faire la différence auprès des candidat·es.
> À lire aussi : Recruter en TPE et PME (ép.1) : comment valoriser vos atouts pour attirer les talents ?

Que vous recrutiez en CDI ou en CDD, en intérim ou en alternance, nous vous accompagnons dans votre projet de recrutement, à toutes les étapes que vous souhaitez : définition de votre besoin, établissement du profil de poste, rédaction et diffusion de vos annonces, réception et évaluation des candidatures, jusqu’à l’intégration et la formation de la recrue embauchée ! Ne perdez pas de temps et appuyez sur notre expertise RH !

⁽¹⁾ Adecco Analytics, Répartition des offres d’emploi par sous-domaines de métiers, de janvier 2033 à juillet 2023.