Préparez vos entretiens annuels pour en faire un levier d’engagement

Contrairement à l’entretien professionnel qui est une obligation légale imposée aux employeurs, l’entretien annuel est facultatif… mais c’est un moment néanmoins déterminant à saisir ! C’est en effet l’occasion de faire un bilan des résultats de chaque collaborateur, de ses succès, des difficultés éventuellement rencontrées, des axes d’amélioration à envisager. En bref, l’opportunité de renforcer l’engagement de vos équipes.

L’entretien annuel d’évaluation : un levier pour l’engagement et la motivation des salariés

Nommé également entretien d’évaluation ou entretien individuel, l’entretien annuel, lorsqu’il est mis en place, doit concerner l’ensemble des salariés de l’entreprise.

Facultatif, il peut néanmoins être inscrit dans la convention collective. Dans ce cas, il doit respecter les conditions prévues, en particulier en matière de contenu et de périodicité.

L’entretien annuel offre la possibilité à l’employeur, mais également à son collaborateur, de faire un bilan de l’année écoulée, d’évaluer les compétences développées et de fixer de nouveaux objectifs. Au même titre que les feedbacks réguliers, il fait partie des outils permettant d’établir un dialogue constructif entre le salarié et son supérieur hiérarchique. Une étape de remotivation d’autant plus essentielle lorsque la vie de l’entreprise a connu des bouleversements les mois précédents…

L’entretien annuel est également l’occasion de mettre en lumière les possibilités de formation et de progression de chaque salarié.

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Un entretien annuel non obligatoire certes, mais qui reste encadré

En vertu des articles L1222-2 à L1222-5 du Code du travail, vous êtes tenu, en tant qu’employeur, d’informer votre salarié « des méthodes et techniques d’évaluation professionnelles mises en œuvre à son égard ». Celles-ci doivent être uniquement destinées à apprécier ses aptitudes professionnelles.

L’entretien individuel, bien que de caractère informel, doit également respecter la loi en matière de confidentialité. Les données enregistrées dans un fichier informatique à la suite de cet entretien sont dès lors soumises au respect du Règlement général de protection des données ( RGPD).

Enfin, dès lors qu’il a été prévenu de la tenue d’un entretien annuel, le salarié ne peut le refuser. Celui-ci se déroule en tête à tête entre le collaborateur et son supérieur (N+1 ou N+2).

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Les recettes pour conduire un entretien annuel réussi et constructif

Outil de management et de gestion des ressources humaines, l’entretien annuel doit être préparé en amont.

Il s’agit tout d’abord de :

• Planifier le rendez-vous ;
• Informer votre salarié pour qu’il puisse lui-même préparer l’entretien ;
• Établir un bilan précis, individuel et factuel, des points forts, des axes d’amélioration et des objectifs fixés lors du précédent entretien.

Pour ce dernier point, vous pouvez vous appuyer sur une grille d’évaluation. Une copie remise à votre salarié, avant l’entretien, lui permettra de s’autoévaluer.

Durant l’entretien le manager doit veiller à instaurer un climat de confiance. Pour qu’il remplisse son rôle, l’échange doit également permettre à votre salarié de donner son avis sur l’année écoulée, mais également de faire part de ses souhaits d’évolution comme de progression salariale.

Après avoir partagé leurs bilans respectifs, salarié et manager sont en capacité de fixer une feuille de route avec des objectifs réalisables et assez ambitieux pour à la fois répondre aux besoins de l’entreprise et stimuler la motivation du salarié. Un compte rendu d’évaluation (non obligatoire) peut lui être remis, il permettra un suivi efficace.

L’entretien annuel, en mettant en lumière les objectifs et les compétences de votre salarié, peut également vous inciter à le faire évoluer ou à le récompenser. Promotion, changement de poste, prime, formation, augmentation… il s’agit toujours de valoriser l’engagement de vos salariés pour les fidéliser et les motiver.

>> Pour aller plus loin : Les 5 piliers de l’engagement des salariés

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