Personalplanung in der Logistik: Das eigentliche Problem ist nicht der Fachkräftemangel

Steigende Nachfrage, wachsende Kundenerwartungen und ein angespannter Arbeitsmarkt setzen Logistikunternehmen seit Jahren unter Druck - auch in der Schweiz. Entsprechend dreht sich die Diskussion häufig um offene Stellen und den Fachkräftemangel.

Doch genau hier liegt oft ein Denkfehler. Denn viele Unternehmen können offene Stellen zwar besetzen, kämpfen jedoch weiterhin mit steigenden Personalkosten, hoher Fluktuation, operativen Engpässen und Produktivitätsverlusten. Das eigentliche Problem ist daher häufig nicht die Anzahl verfügbarer Mitarbeitender, sondern die Fähigkeit, die vorhandene Workforce flexibel und effizient einzusetzen.

„In Gesprächen mit Schweizer Logistikunternehmen stellen wir immer wieder fest, dass nicht einzelne Vakanzen die grössten Herausforderungen verursachen. Entscheidend ist, wie gut Unternehmen ihre Belegschaft auf Nachfrageschwankungen, Wachstum und veränderte Anforderungen vorbereiten.“ 
José Fernández, Logistics Workforce Expert, Adecco Schweiz

Gerade in der Schweiz, wo Personalkosten hoch sind und qualifizierte Fachkräfte stark umworben werden, entwickelt sich Workforce Planning zunehmend zu einem strategischen Erfolgsfaktor.

Die grösste Belastungsprobe kommt nicht im Alltag

Viele Personalmodelle funktionieren im regulären Betrieb ausreichend gut. Ihre Schwächen werden meist erst sichtbar, wenn die Nachfrage plötzlich steigt. Das Weihnachtsgeschäft, Black Friday sowie grosse E-Commerce-Aktionen können Logistikorganisationen innerhalb weniger Wochen an ihre Kapazitätsgrenzen bringen. Unternehmen, die in diesen Phasen primär auf kurzfristige Einstellungen oder Anordnung von Überstunden angewiesen sind, erhöhen häufig ihre Kosten und belasten ihre Belegschaft zusätzlich.

Die erfolgreichsten Organisationen verfolgen deshalb einen anderen Ansatz: Sie bauen Workforce-Modelle auf, die auch unter hoher Belastung skalierbar bleiben.

Die versteckten Kosten entstehen oft durch Fluktuation

Offene Stellen sind immer sichtbar. Die Kosten von Fluktuation jedoch bleiben unterschätzt. Jeder Personalwechsel bedeutet zusätzlichen Rekrutierungsaufwand, Einarbeitungszeit und Mehrbelastung für den Rest des Teams. Dies führt zu Produktivitätsverlusten und hat vor allem bei Lager- und Logistikfunktionen direkte Auswirkungen auf die operative Stabilität und die Servicequalität. Für viele Unternehmen liegt ein wichtiger Hebel deshalb in einer besseren Bindung und Planung bestehender Mitarbeitender.

Transparenz über die Belegschaft wird zum Wettbewerbsvorteil

Während Warenströme heute nahezu in Echtzeit überwacht werden können, fehlt dieselbe Transparenz beim Personaleinsatz. Viele Unternehmen wissen zwar, wie viele Sendungen bewegt werden, haben jedoch weniger Klarheit darüber, welche Standorte die höchste Fluktuation aufweisen, wo Überstunden entstehen oder wie sich Absenzen auf die Produktivität auswirken.

Besonders für Unternehmen mit mehreren Logistik- und Verteilzentren, Fulfillment-Centern oder Produktionsstandorten wird eine einheitliche Sicht auf Workforce-Kennzahlen zu einer wichtigen Voraussetzung für fundierte Entscheidungen.

Warum klassische Personalplanung nicht mehr ausreicht

Automatisierung, digitale Prozesse und KI-gestützte Personal- und Kapazitätsplanung eröffnen neue Möglichkeiten, erhöhen aber gleichzeitig die Komplexität und verändern so die Anforderungen an die Logistik kontinuierlich. Hinzu kommen steigende Erwartungen an Produktivität, Servicequalität und Flexibilität sowie wachsende Anforderungen in Sachen Nachhaltigkeit, Arbeitssicherheit und Compliance.

Was erfolgreiche Logistikunternehmen anders machen

Die leistungsstärksten Organisationen betrachten Workforce Planning nicht als reine HR-Aufgabe, sie behandeln es als strategischen Bestandteil ihrer Unternehmenssteuerung. Sie verbinden Personalplanung mit Geschäftszielen, messen Workforce-Kennzahlen konsequent über Standorte hinweg und schaffen die Voraussetzungen, um auf Nachfrageveränderungen schnell reagieren zu können. Die zentrale Frage lautet dabei: "Wie stellen wir sicher, dass wir die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort einsetzen können?"

Fünf Fragen für Logistikunternehmen

Für Logistikverantwortliche ist entscheidend, wie belastbar das eigene Workforce-Modell tatsächlich ist. Die folgenden Fragen helfen dabei, potenzielle Schwachstellen zu identifizieren:

• Können wir unsere Workforce bei Nachfragespitzen flexibel skalieren?
• Sind unsere Personalkosten mit dem operativen Volumen abgestimmt?
• Messen wir Fluktuation, Absenzen, Produktivität und Time-to-Fill systematisch?
• Werden Workforce-KPIs über alle Standorte hinweg einheitlich ausgewertet?
• Können wir Servicelevels auch bei kurzfristigen Nachfrageschwankungen sichern?

Wenn mehrere dieser Fragen offenbleiben, lohnt es sich mit der Optimierung der Workforce-Strategie zu beginnen.

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