Fleet Administrative Assistant & Operations Office

📊 Tens experiência administrativa ou operacional e gostas de trabalhar com dados e processos?
🗂️ Trabalhar com várias equipas internas faz sentido para ti?
💡 És autónomo/a, organizado/a e focado/a em soluções?

Então esta oportunidade pode ser para ti! ✨

Como Fleet Administrative Assistant & Operations Officer, vais apoiar diretamente as operações de frota, garantindo rigor nos processos, qualidade de informação e uma boa articulação entre diferentes áreas internas. 🚘📁

📍 Local de trabalho: Oeiras

🔧 Responsabilidades:

📊 Administração Operacional
Executar o reporting diário da frota (atividade, KPIs e indicadores operacionais).
Atualizar e manter bases de dados, dashboards e relatórios.
Gerir fluxos de trabalho operacionais e tarefas recorrentes.
Acompanhar prazos, volumes e prioridades garantindo o cumprimento de SLAs.

🤝 Suporte a Departamentos Internos
Apoiar Planning, Finance, Remarketing, Legal e outras equipas.
Validar pedidos internos, garantindo que chegam completos e conformes para processamento.
Escalar exceções de forma proativa, apresentando sugestões de solução.
Contribuir para o alinhamento de processos e melhoria da comunicação entre áreas.

📄 Compliance & Documentação
Gerir documentação da frota: registos, contratos, inspeções, seguros e outros.
Assegurar arquivo e organização documental de acordo com requisitos internos e legais.
Monitorizar prazos obrigatórios e garantir conformidade.

📈 Qualidade de Dados & Reporting
Realizar validações iniciais de dados e identificar inconsistências.
Propor e executar ações corretivas.
Apoiar na preparação de reports adicionais quando necessário.

🚀 Melhoria Contínua & Processos
Identificar oportunidades de otimização nos fluxos operacionais.
Propor melhorias estruturadas e apoiar no acompanhamento de KPIs.
Contribuir para iniciativas de melhoria contínua e padronização de processos.

🔎 Perfil que procuramos:

2 a 5 anos de experiência administrativa ou operacional (preferencialmente em fleet, logística, automóvel ou serviços).
Organização, atenção ao detalhe e capacidade de priorização.
Autonomia, proatividade e foco em soluções.
Boa comunicação e capacidade de trabalhar com vários stakeholders.
Conforto no uso de múltiplos sistemas e bases de dados.
💻 Ferramentas:
Excel intermédio/avançado, Word e PowerPoint.
Google Sheets, Docs, Drive e Calendar.

🎁 O que oferecemos:
✔ Seguro de Saúde
✔ Seguro de Vida
✔ Remuneração atrativa e ajustada à tua experiência