Trade Operations Specialist with French or Dutch

Opis klienta:

PL: Nasz klient to globalny lider w branży energetycznej, który wyznacza kierunki rozwoju w obszarze ropy naftowej, gazu oraz innowacyjnych rozwiązań niskoemisyjnych.

ENG: Our client is a global leader in the energy sector, setting the direction for development in the areas of oil, gas, and innovative low-emission solutions.

Profil kandydata:

Delivery Assurance Advisor to osoba pracująca w obszarze logistyki w bardzo dynamicznym środowisku. Praca nie jest rutynowa – każdy dzień przynosi nowe wyzwania. Zespół Delivery Assurance jest pierwszym punktem kontaktu dla kierowców i przewoźników odpowiedzialnych za dostawy paliw na stacje Shell w regionie Beneluksu. Współpracuje również z zespołem planowania (Scheduling Team) oraz obsługi klienta (Customer Operations) w celu wprowadzania zmian w harmonogramie w trakcie jego realizacji.

Praca odbywa się w systemie zmianowym, a znajomość języka francuskiego lub niderlandzkiego jest wymagana.

Wymagania:

• Znajomość języka francuskiego lub niderlandzkiego na poziomie B2/C1.
• Umiejętność logicznego myślenia i „łączenia faktów”.
• Zdolność do działania w niestandardowych sytuacjach i podejmowania decyzji pod presją czasu.
• Doskonałe umiejętności komunikacyjne i postawa inkluzywna.
• Odporność na stres i presję.
• Umiejętność zarządzania interesariuszami.
• Proaktywność, odpowiedzialność i nastawienie na rozwiązywanie problemów.
• Gotowość do wprowadzania usprawnień w procesach w celu poprawy doświadczeń klienta.
• Umiejętność korzystania z odpowiednich procesów i narzędzi do planowania, monitorowania i poprawy wyników w zakresie harmonogramów (KPI).
• Silne nastawienie komercyjne.
• Doświadczenie w obszarze obsługi klienta w dystrybucji, operacjach dostaw drogowych, planowaniu dystrybucji, zarządzaniu interesariuszami, SAP lub systemach planowania będzie dodatkowym atutem.
• Minimalna stawka godzinkowa: 38,50 PLN brutto/h

ENG:

The Delivery Assurance Advisor works in the logistics area within a highly dynamic environment. This is not a routine role – every day brings new challenges. The Delivery Assurance team is the first point of contact for drivers and carriers responsible for fuel deliveries to Shell stations in the Benelux region. The team also collaborates with the Scheduling Team and Customer Operations to implement changes to delivery schedules during execution.

The role is shift-based, and proficiency in French or Dutch is required.

Requirements:

• Proficiency in French or Dutch at B2/C1 level.
• Strong logical thinking and ability to “connect the dots.”
• Capability to act in non-standard situations and make decisions under time pressure.
• Excellent communication skills and an inclusive mindset.
• Resilience to stress and pressure.
• Stakeholder management skills.
• Proactive, responsible, and solution-oriented approach.
• Willingness to introduce process improvements to enhance customer experience.
• Ability to use appropriate processes and tools for planning, monitoring, and improving schedule performance (KPIs).
• Strong commercial mindset.
• Experience in customer service within distribution, road delivery operations, distribution planning, stakeholder management, SAP, or planning systems will be an asset.
• Minimum hourly salary: 38,50PLN Gross/h

Zakres odpowiedzialności:

• Zapewnienie terminowej i bezpiecznej realizacji wszystkich zaplanowanych dostaw.
• Zarządzanie odchyleniami od harmonogramu – zarówno proaktywnie, jak i po jego rozpoczęciu: zmiany tras w celu uniknięcia braków, zmiany terminali, ilości załadunku, anulowanie dostaw.
• Obsługa pilnych zamówień i tworzenie ich zgodnie z zasadami realizacji dostaw; informowanie zespołu planowania o zmianach w harmonogramie, szczególnie w przypadku klientów VMI.
• Obsługa zapytań klientów dotyczących zmian w zamówieniach, ocena zasadności i możliwości ich realizacji, współpraca z zespołem planowania.
• Weryfikacja i realizacja specjalnych instrukcji związanych z zamówieniami.
• Naliczanie dodatkowych opłat (np. za Left on Board, pilne zamówienia) oraz dbanie o prawidłową dokumentację i jej dostępność.

Korzyści z pracy na stanowisku:

• Praca w różnorodnym zespole, w którym ludzie wspierają się nawzajem.
• Zdobycie wiedzy z zakresu łańcucha dostaw, wymagań bezpieczeństwa i transportu materiałów niebezpiecznych.
• Udział w inicjatywach optymalizacyjnych oraz testach nowych systemów i aplikacji logistycznych.
• Elastyczny czas pracy dzięki systemowi zmianowemu (24/7 wsparcie).

Wyzwania:

• Praca w systemie rotacyjnym: zmiana poranna 6:00–14:30, popołudniowa 14:00–22:30, niektóre weekendy – w zależności od dostępności pracownika i potrzeb biznesowych.
• Rozwiązywanie nieprzewidzianych problemów wynikających z ograniczeń dostaw lub systemów.
• Ocena ryzyk związanych z HSSE (Health, Safety, Security, Environment), wymagań rozładunku oraz bezpieczeństwa na miejscu dostawy.

ENG:

Key responsibilities:

• Ensure timely and safe execution of all scheduled deliveries.
• Manage schedule deviations both proactively and after execution begins: rerouting to avoid shortages, changing terminals, adjusting loading quantities, or canceling deliveries.
• Handle urgent orders and create them in line with delivery execution rules; inform the Scheduling Team about schedule changes, especially for VMI customers.
• Respond to customer inquiries regarding order changes, assess feasibility, and coordinate with the Scheduling Team.
• Verify and implement special instructions related to orders.
• Apply additional charges (e.g., Left on Board, urgent orders) and ensure proper documentation and its availability.

Benefits of the role:

• Work in a diverse team where people support each other.
• Gain knowledge of supply chain processes, safety requirements, and transportation of hazardous materials.
• Participate in optimization initiatives and testing of new logistics systems and applications.
• Enjoy flexible working hours thanks to a shift-based system (24/7 support).

Challenges:

• Work in a rotating shift system: morning shift 6:00–14:30, afternoon shift 14:00–22:30, some weekends depending on employee availability and business needs.
• Solve unforeseen issues caused by delivery or system constraints.
• Assess risks related to HSSE (Health, Safety, Security, Environment), unloading requirements, and on-site safety.

Informujemy, iż w spółkach z Grupy Adecco działających w Polsce wdrożyliśmy procedurę dokonywania zgłoszeń wymaganą Ustawą o Ochronie Sygnalistów. Szczegółowe informacje są dostępne w biurach Adecco.

Małopolska