Secretaresse Gedeputeerde

Ben jij een ervaren PA of (directie-/bestuurs)secretaresse die het fijn vindt om echt naast iemand te staan in zijn of haar werk? Iemand die meedenkt, vooruitkijkt en feilloos aanvoelt wat nodig is om samen succesvol te zijn? En voel jij je het meest op je plek in een kleine, hechte samenwerking waar vertrouwen en goede afstemming centraal staan? Voor de Provincie Utrecht zoeken wij een secretaresse voor een Gedeputeerde. Je ondersteunt één gedeputeerde met een maatschappelijk relevante portefeuille en vormt samen met de woordvoerder en beleidsadviseur een vast team rondom deze bestuurder. Het gaat om een functie voor 32-40 uur per week, startend met een jaarcontract en uitzicht op vast. 

In deze rol ben je veel meer dan iemand die de agenda beheert. Je bent de linking pin tussen de gedeputeerde en de buitenwereld en zorgt ervoor dat alles soepel, overzichtelijk en goed afgestemd verloopt. Met jouw kleine en hechte team stemmen jullie continu met elkaar af, sparren over prioriteiten en houden elkaar scherp. De gedeputeerde zoekt iemand met wie zij kan meedenken, op kan bouwen en blindelings kan vertrouwen. Je houdt je onder andere bezig met:

• Complex en inhoudelijk agendabeheer: je stelt prioriteiten, weegt belangen af, zegt waar nodig ook “nee” en anticipeert op wat eraan komt;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt en visitekaartje van de gedeputeerde: telefonisch, per mail en in persoonlijk contact;
• Het voorbereiden en structureren van overleggen, dossiers en afspraken;
• Afstemming met interne en externe stakeholders op verschillende niveaus;
• Signaleren wat er speelt, vooruitdenken en proactief bijsturen waar nodig.

 Let op: dit is geen managementassistent rol. Je houdt je niet bezig met facilitaire taken, evenementenorganisatie of teamactiviteiten, maar richt je volledig op hoogwaardige bestuurlijke ondersteuning.

• Een direct dienstverband bij Provincie Utrecht, te beginnen met een jaarcontract voor 32–40 uur per week, met uitzicht op een vast dienstverband;
• Een bruto maandsalaris tussen € 3.090 en € 4.338 (schaal 8, op basis van 36 uur, afhankelijk van ervaring);
• Een Individueel Keuzebudget van 22,37% bovenop je salaris, vrij te besteden;
• 18 vakantiedagen en een ruime ATV-regeling met maximaal 25,5 extra vrije dagen bij fulltime dienstverband;
• Een persoonlijk ontwikkelbudget van € 6.000 per vijf jaar;
• Een goede pensioenregeling.

Je gaat aan de slag bij de Provincie Utrecht, een organisatie die midden in de samenleving staat en zich inzet voor een gezonde, duurzame en leefbare provincie. Het GS-secretariaat is ondergebracht bij Team Office Support (TOS) binnen het domein Bedrijfsvoering. Binnen het team wordt hard gewerkt, met oog voor samenwerking, professionaliteit en onderlinge verbinding. 

• Minimaal 5 jaar ervaring als PA/secretaresse binnen een bestuurlijke/directie omgeving, bij voorkeur met ondersteuning van bestuurders of directie;
• Affiniteit met politiek en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
• Jij voelt makkelijk verhoudingen aan, weet hoe je schakelt met mensen op verschillende niveaus en overzicht behoudt in een complexe omgeving;
• Een stevige persoonlijkheid, stressbestendigheid en het vermogen om ook met mensen met “status” gemakkelijk te schakelen;
• Een flexibele instelling (incidenteel werken buiten reguliere tijden);
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met iBabs, Microsoft Office, Teams en SharePoint;
• Beschikbaarheid op maandag en dinsdag 

Enthousiast? Reageer dan uiterlijk 23 januari. Zodra we de juiste kandidaat hebben gevonden, sluiten we de vacature eerder. Wacht dus niet te lang met solliciteren! Heb je nog vragen over de vacature of ben je benieuwd naar meer informatie? Judith vertelt je er graag meer over (06 52367321).