Secretaresse Gedeputeerde Staten

Ben jij een ervaren (bestuurs-)secretaresse die stevig in de schoenen staat, snel kan schakelen en bestuurlijke verhoudingen feilloos aanvoelt? Werk je graag in een omgeving waar politiek, maatschappij en actualiteit samenkomen en waar je midden in de samenleving staat?

Voor deze vaste baan bij de Provincie Utrecht zoeken wij een secretaresse voor het College van Gedeputeerde Staten voor de ondersteuning van een ambitieuze gedeputeerde met een complexe en maatschappelijk gevoelige portefeuille. Het betreft een functie voor 32–40 uur per week, beginnend met een jaarcontract en uitzicht op een vast dienstverband.

Als secretaresse College van Gedeputeerde Staten maak je, samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder, onderdeel uit van het professionele team van de gedeputeerde. Je werkt nauw met hen samen en zorgt ervoor dat de gedeputeerde optimaal kan functioneren. De functie vraagt om zelfstandigheid, bestuurlijke sensitiviteit en het vermogen om ook onder druk het overzicht te bewaren.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Het voeren van zeer complex agendabeheer: prioriteiten stellen, afwegingen maken, verzoeken accepteren of afwijzen en snel schakelen bij wijzigingen;
• Fungeren als eerste aanspreekpunt en visitekaartje van de gedeputeerde (telefonisch, per e-mail en persoonlijk contact);
• Het voorbereiden en samenstellen van dossiers voor vergaderingen en overleggen;
• Zorgdragen voor zorgvuldige en heldere communicatie met interne en externe contacten;
• Het signaleren van knelpunten, vooruitdenken en proactief inspelen op wat nodig is.

 Let op: dit is geen managementassistent rol. Je houdt je niet bezig met facilitaire taken, evenementenorganisatie of teamactiviteiten, maar richt je volledig op hoogwaardige bestuurlijke ondersteuning.

• Een direct dienstverband bij Provincie Utrecht, te beginnen met een jaarcontract voor 32–40 uur per week, met uitzicht op een vast dienstverband;
• Een bruto maandsalaris tussen € 3.090 en € 4.338 (schaal 8, op basis van 36 uur, afhankelijk van ervaring);
• Een Individueel Keuzebudget van 22,37% bovenop je salaris, vrij te besteden;
• 18 vakantiedagen en een ruime ATV-regeling met maximaal 25,5 extra vrije dagen bij fulltime dienstverband;
• Een persoonlijk ontwikkelbudget van € 6.000 per vijf jaar;
• Een goede pensioenregeling.

Je gaat aan de slag bij de Provincie Utrecht, een overheidsorganisatie die midden in de samenleving staat en zich inzet voor een gezonde, duurzame en leefbare provincie. Het GS-secretariaat is ondergebracht bij Team Office Support (TOS) binnen het domein Bedrijfsvoering. Binnen het team wordt hard gewerkt, met oog voor samenwerking, professionaliteit en onderlinge verbinding. 

Wij zoeken een ervaren en zelfstandige professional die bekend is met werken in een bestuurlijk en politiek sensitieve omgeving (0verheid) .

Verder beschik je over:

• Minimaal 5 jaar ervaring als (bestuurs)secretaresse, bij voorkeur met ondersteuning van bestuurders of directie;
• Affiniteit met politiek en gevoel voor bestuurlijke verhoudingen;
• Sterke vaardigheden in prioriteren, communiceren en zelfstandig beslissingen nemen;
• Een stevige persoonlijkheid, stressbestendigheid en het vermogen om ook met mensen met “status” gemakkelijk te schakelen;
• Een flexibele instelling (incidenteel werken buiten reguliere tijden);
• Goede digitale vaardigheden en ervaring met iBabs, Microsoft Office, Teams en SharePoint;
• Beschikbaarheid op maandag en dinsdag (vaste werkdagen), overige dagen in overleg.

Enthousiast? Reageer dan uiterlijk 23 januari. Zodra we de juiste kandidaat hebben gevonden, sluiten we de vacature eerder. Wacht dus niet te lang met solliciteren!

Heb je nog vragen over de vacature of ben je benieuwd naar meer informatie? Judith vertelt je er graag meer over (06 52367321).