Efficiëntie in actie!
Van de strategische assistant verwachten we dat je een positief kritische houding hebt. Naar de samenwerking met anderen toe, maar ook richting je eigen werk.
Dit omvat onder meer het signaleren van processen die niet optimaal of uniform verlopen en het vervolgens proactief verbeteren daarvan.
Hierdoor:
•
Verhoog je de efficiënte: Minder tijd kwijt aan zoeken, afstemmen en corrigeren.
• Verlaag je de foutmarge: Heldere werkwijzen zorgen voor minder fouten en misverstanden
•
Versterk je de samenwerking: Iedereen maakt gebruik van hetzelfde proces en heeft dezelfde manier van samenwerken. Dit maakt overdracht en samenwerken eenvoudiger.
Maar hoe pak je dit dan aan?
Volg het onderstaande stappenplan voor optimalisatie en uniformering:
1. Inventariseer huidige processen; Breng in kaart welke taken je uitvoert en noteer verschillen in werkwijze tussen collega’s of afdelingen.
2. Identificeer knelpunten en inefficiënties; Waar gaat tijd verloren, welke taken worden dubbel gedaan, waar ontstaan misverstanden en wat frustreert enorm?
3. Stel prioriteiten; Begin met een proces die veel tijd kost, je altijd frustreert of vaak fout gaat en die eenvoudig te standaardiseren is.
4. Ontwerp een uniforme werkwijze; Maak duidelijke stappenplan of checklist. Gebruik hiervoor visuele hulpmiddelen (zoals flowcards of templates) om inzichtelijk te krijgen wie welke stappen doet en hoe het sneller, efficiënter of uniformer ingericht kan worden.
5. Test en verbeter; Laat collega’s de nieuwe werkwijze uitproberen, verzamel feedback en pas aan waar nodig.
6. Documenteer; Leg processen vast in een centrale omgeving (bijv. SharePoint, Teams) en zorg dat iedereen toegang heeft tot de laatste versie.
7. Deel; Organiseer een korte workshops of intervisiemoment waarmee je jouw huidige collega’s meeneemt in het nieuwe proces.
2. Identificeer knelpunten en inefficiënties; Waar gaat tijd verloren, welke taken worden dubbel gedaan, waar ontstaan misverstanden en wat frustreert enorm?
3. Stel prioriteiten; Begin met een proces die veel tijd kost, je altijd frustreert of vaak fout gaat en die eenvoudig te standaardiseren is.
4. Ontwerp een uniforme werkwijze; Maak duidelijke stappenplan of checklist. Gebruik hiervoor visuele hulpmiddelen (zoals flowcards of templates) om inzichtelijk te krijgen wie welke stappen doet en hoe het sneller, efficiënter of uniformer ingericht kan worden.
5. Test en verbeter; Laat collega’s de nieuwe werkwijze uitproberen, verzamel feedback en pas aan waar nodig.
6. Documenteer; Leg processen vast in een centrale omgeving (bijv. SharePoint, Teams) en zorg dat iedereen toegang heeft tot de laatste versie.
7. Deel; Organiseer een korte workshops of intervisiemoment waarmee je jouw huidige collega’s meeneemt in het nieuwe proces.
Wil jij dit eens gaan proberen?
Hier zijn enkele processen die zich goed lenen voor optimalisatie en uniformering:
•
Agendabeheer; Denk aan standaardregels voor het plannen van afspraken (bijv. buffertijd, vergaderlocaties, online/in-person).
Template voor uitnodigingen met vaste onderdelen (agenda, locatie, link).
• Notuleren en verslaglegging; Denk aan een uniforme opmaak voor notulen of een checklist voor voorbereiding (deelnemers, agendapunten, actiepunten).
• Reis- en onkostenregistratie; Denk aan een standaardformulier voor aanvragen en heldere instructies voor het indienen van bonnetjes en declaraties.
• Notuleren en verslaglegging; Denk aan een uniforme opmaak voor notulen of een checklist voor voorbereiding (deelnemers, agendapunten, actiepunten).
• Reis- en onkostenregistratie; Denk aan een standaardformulier voor aanvragen en heldere instructies voor het indienen van bonnetjes en declaraties.
Tot slot:
Door werkprocessen te stroomlijnen, creëer je rust, overzicht en ruimte voor proactiviteit. Het is een investering die zich snel terugbetaalt in tijd, kwaliteit en werkplezier.