Pianificazione del personale nella logistica: il vero problema non è la carenza di personale qualificato

L’aumento della domanda, le crescenti aspettative dei clienti e un mercato del lavoro sempre più competitivo esercitano da anni una forte pressione sulle aziende della logistica, anche in Svizzera. Di conseguenza, il dibattito verte spesso sui posti vacanti e sulla carenza di personale qualificato.

Ed è proprio qui che spesso nasce l’equivoco. Molte organizzazioni riescono a coprire le posizioni vacanti, ma continuano comunque a fare i conti con costi del personale in aumento, un turnover elevato, colli di bottiglia operativi e perdite di produttività. Il vero problema non è quindi il numero di collaboratori disponibili, bensì la capacità di impiegare la forza lavoro esistente in modo flessibile ed efficiente.

«Dalle nostre conversazioni con le aziende del settore emerge spesso che le singole posizioni vacanti non rappresentano la sfida principale. Ciò che conta è quanto le aziende riescano a far fronte alle fluttuazioni della domanda, alla crescita e alle nuove esigenze operative preparando adeguatamente il proprio personale.»
José Fernández, Logistics Workforce Expert, Adecco Svizzera

In Svizzera, dove i costi del personale sono elevati e la competizione per i talenti qualificati è particolarmente intensa, la workforce planning sta diventando un fattore strategico sempre più rilevante.

La prova più impegnativa non arriva nella quotidianità

Molti modelli di pianificazione del personale funzionano bene nelle normali operazioni. Le loro debolezze emergono quando la domanda cresce improvvisamente. Il periodo natalizio, il Black Friday e le grandi campagne e-commerce possono portare le organizzazioni logistiche al limite delle proprie capacità nel giro di poche settimane. Le aziende che affrontano questi picchi principalmente con assunzioni dell’ultimo minuto o con l’introduzione di ore straordinarie tendono ad aumentare i costi e a gravare ulteriormente sui propri collaboratori.

Le organizzazioni di maggior successo adottano quindi un approccio diverso: sviluppano modelli di forza lavoro che rimangono scalabili anche in condizioni di carico elevato.

I costi nascosti derivano spesso dalla fluttuazione del personale

Le posizioni vacanti sono visibili. I costi del turnover molto meno. Ogni sostituzione comporta attività di selezione aggiuntive, tempi di inserimento e un maggiore carico di lavoro per il team esistente. Questo genera perdite di produttività e può influire direttamente sulla stabilità operativa e sulla qualità del servizio. Per molte aziende, una delle principali opportunità di miglioramento consiste nel rafforzare il coinvolgimento e la pianificazione dei collaboratori già presenti.

La trasparenza del personale diventa un vantaggio competitivo

Oggi i flussi di merci possono essere monitorati quasi in tempo reale. Lo stesso livello di trasparenza spesso manca però nella gestione del personale. Molte aziende conoscono con precisione il numero di spedizioni gestite, ma hanno una visibilità limitata sui siti con la maggiore fluttuazione, sulle aree in cui si accumulano straordinari o sull’impatto delle assenze sulla produttività.

Questo aspetto è particolarmente importante per le organizzazioni che operano con più centri logistici, hub distributivi, fulfillment center o siti produttivi.

Perché la pianificazione tradizionale non basta più

Automazione, processi digitali e strumenti di pianificazione della workforce supportati dall’intelligenza artificiale aprono nuove opportunità, ma allo stesso tempo aumentano la complessità, modificando così continuamente le esigenze logistiche. Allo stesso tempo crescono le aspettative in termini di produttività, qualità del servizio, flessibilità, sostenibilità, sicurezza sul lavoro e compliance.

Cosa fanno diversamente le aziende di logistica più efficaci

Le organizzazioni migliori non considerano la pianificazione del personale una semplice attività HR. La trattano come una componente strategica della gestione aziendale. Collegano la pianificazione del personale agli obiettivi di business, monitorano in modo coerente gli indicatori della workforce in tutte le sedi e creano le condizioni per reagire rapidamente ai cambiamenti della domanda. La domanda chiave è: "Come possiamo garantire di avere le persone giuste, nel posto giusto, al momento giusto?"

Cinque domande per le aziende della logistica

Per i responsabili della logistica è fondamentale valutare quanto sia effettivamente resiliente il proprio modello di forza lavoro. Le seguenti domande aiutano a identificare potenziali punti deboli:

• Siamo in grado di scalare rapidamente la workforce nei periodi di picco?
• I costi del personale sono allineati ai volumi operativi?
• Misuriamo sistematicamente fluttuazioni, assenze, produttività e time-to-fill?
• I KPI della workforce vengono monitorati in modo uniforme in tutte le sedi?
• Siamo in grado di mantenere i livelli di servizio anche in presenza di improvvise variazioni della domanda?

Se a diverse di queste domande non è possibile rispondere con certezza, è opportuno iniziare a ottimizzare la propria strategia di workforce planning.

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