Executive Assistant
Administrativo/a
¿Te apasiona el sector de la alimentación y estás buscando una oportunidad estable donde puedas desarrollar todo tu potencial? ¡Esta oferta es para ti! Buscamos un/a Executive Assistant para unirse a un equipo dinámico y comprometido. La persona seleccionada será una pieza clave para dar apoyo al Departamento General de la empresa. Tus funciones a realizar en el día a día serán:
Soporte administrativo/a al Managing Director/a
- Gestión de correspondencia (recepción, clasificación y envío).
- Organización de la agenda y de reuniones internas y externas.
- Coordinación completa de viajes: vuelos, hoteles, divisas y liquidación de gastos.
- Organización y mantenimiento de archivos y bases de datos.
- Filtrado y canalización de llamadas internas y externas.
- Coordinación de vacaciones del Management Team, Licensing y Toys.
- Atención y gestión de solicitudes de producto y coordinación de donaciones autorizadas.
Interlocución interna entre áreas
Actuar como puente de comunicación entre Dirección General y el resto de departamentos, asegurando el flujo rápido y correcto de la información.
Elaboración de documentación corporativa
Apoyo en la preparación de informes, reportes y presentaciones para reuniones.
Tareas específicas encomendadas por Dirección General.
Coordinación de procesos internos
- Gestión de visados para empleados/as que viajen a otras empresas del grupo o países.
- Gestión de cartas de invitación para visitas internacionales.
- Contacto con consulados y embajadas cuando sea necesario.
- Coordinación y control de la póliza de salud corporativa.
- Organización logística de visitas a las instalaciones (catering, transporte, etc.).
- Persona de referencia con la agencia de viajes corporativa.
- Coordinación del envío de obsequios y atenciones corporativas.
- Apoyo a RRHH en la organización del evento de Navidad, lotes de regalo y producto.
- Soporte al Management Team en viajes, reuniones y gestiones administrativas.
En Adecco creemos en la igualdad de oportunidades y apostamos por el Talento Sin Etiquetas
Requisitos
Inglés avanzado (imprescindible), tanto oral como escrito, por comunicación constante con equipos europeos (especialmente Suiza).
Experiencia previa como Assistant de Dirección, Executive Assistant u Office Manager.
Excelentes habilidades de organización, comunicación y gestión multitarea.
Persona resolutiva, proactiva, discreta y con alto sentido de la responsabilidad.
Dominio de herramientas ofimáticas y entornos digitales.
Capacidad para manejar información confidencial.
Flexibilidad y capacidad de adaptación a las prioridades de Dirección General.
¿Qué ofrecemos?
Horario flexible:
Entrada entre 8:00 y 9:30
Salida entre 17:30 y 18:15
De lunes a jueves (40 h semanales)
Pausa flexible de 45 min a 2 h
Posibilidad de teletrabajo (home office) previa coordinación con Dirección General.
Proyecto estable en una organización internacional consolidada.
Rol estratégico como apoyo directo a Dirección y a diferentes áreas de negocio.
Interacción diaria con equipos de España, Portugal y Europa.
Participación en eventos corporativos y proyectos especiales.
Soporte administrativo/a al Managing Director/a
- Gestión de correspondencia (recepción, clasificación y envío).
- Organización de la agenda y de reuniones internas y externas.
- Coordinación completa de viajes: vuelos, hoteles, divisas y liquidación de gastos.
- Organización y mantenimiento de archivos y bases de datos.
- Filtrado y canalización de llamadas internas y externas.
- Coordinación de vacaciones del Management Team, Licensing y Toys.
- Atención y gestión de solicitudes de producto y coordinación de donaciones autorizadas.
Interlocución interna entre áreas
Actuar como puente de comunicación entre Dirección General y el resto de departamentos, asegurando el flujo rápido y correcto de la información.
Elaboración de documentación corporativa
Apoyo en la preparación de informes, reportes y presentaciones para reuniones.
Tareas específicas encomendadas por Dirección General.
Coordinación de procesos internos
- Gestión de visados para empleados/as que viajen a otras empresas del grupo o países.
- Gestión de cartas de invitación para visitas internacionales.
- Contacto con consulados y embajadas cuando sea necesario.
- Coordinación y control de la póliza de salud corporativa.
- Organización logística de visitas a las instalaciones (catering, transporte, etc.).
- Persona de referencia con la agencia de viajes corporativa.
- Coordinación del envío de obsequios y atenciones corporativas.
- Apoyo a RRHH en la organización del evento de Navidad, lotes de regalo y producto.
- Soporte al Management Team en viajes, reuniones y gestiones administrativas.
En Adecco creemos en la igualdad de oportunidades y apostamos por el Talento Sin Etiquetas
Requisitos
Inglés avanzado (imprescindible), tanto oral como escrito, por comunicación constante con equipos europeos (especialmente Suiza).
Experiencia previa como Assistant de Dirección, Executive Assistant u Office Manager.
Excelentes habilidades de organización, comunicación y gestión multitarea.
Persona resolutiva, proactiva, discreta y con alto sentido de la responsabilidad.
Dominio de herramientas ofimáticas y entornos digitales.
Capacidad para manejar información confidencial.
Flexibilidad y capacidad de adaptación a las prioridades de Dirección General.
¿Qué ofrecemos?
Horario flexible:
Entrada entre 8:00 y 9:30
Salida entre 17:30 y 18:15
De lunes a jueves (40 h semanales)
Pausa flexible de 45 min a 2 h
Posibilidad de teletrabajo (home office) previa coordinación con Dirección General.
Proyecto estable en una organización internacional consolidada.
Rol estratégico como apoyo directo a Dirección y a diferentes áreas de negocio.
Interacción diaria con equipos de España, Portugal y Europa.
Participación en eventos corporativos y proyectos especiales.
Ref: 05FC58F23182632DE153C68A6B447180